Evernote je ideálny nástroj na vytváranie a správu poznámok zo schôdzok. Existujú tri základné prvky úspešného stretnutia. Príprava na stretnutie, robenie si organizovaných poznámok a sledovanie schôdze sú predpokladom dobrého stretnutia. Vďaka funkciám Evernote je ovládanie všetkých troch hračkou.
Vytvorte poznámku o schôdzi v Evernote
Evernote vám to umožňuje pripojte Kalendár Google k svojmu účtu. V zobrazení Domov v aplikácii sú vaše nadchádzajúce stretnutia viditeľné na prvý pohľad.
Poznámka: Pripojenie vášho kalendára vyžaduje osobné, profesionálne alebo tímové predplatné.
Ak chcete vytvoriť novú poznámku zo stretnutia, začnite udalosťou stretnutia vo svojom kalendári. Potom na domovskej stránke Evernote kliknite na ikonu vedľa udalosti schôdze v miniaplikácii kalendára. Nakoniec kliknite Vytvorte poznámku pre udalosť.
Evernote vytvorí prepojenú poznámku, ku ktorej máte prístup jedným kliknutím. Poznámka obsahuje odkaz na udalosť v kalendári Google so všetkými podrobnosťami o stretnutí. Nová poznámka je vopred naformátovaná s ideálnou štruktúrou na poznámky zo stretnutí. K dispozícii sú sekcie na zaznamenávanie úloh pre neskoršie sledovanie a sekcia na zapisovanie poznámok.
Evernote má funkciu na prepojenie všetkých relevantných podporných materiálov s poznámkou o stretnutí. Váš referenčný materiál nie je nikdy vzdialený viac ako jedným kliknutím. Koniec koncov, čas je príliš cenný na to, aby ste ho mrhali hľadaním súborov a dokumentov, keď ste na schôdzi.
Kliknutím alebo klepnutím na udalosť schôdze v miniaplikácii kalendára prepojíte súbor alebo dokument. Vyberte Odkaz na poznámky. Vyberte poznámky, ktoré sú relevantné pre vaše stretnutie.
Teraz budete mať to, čo potrebujete, bez toho, aby ste strácali drahocenný čas počas stretnutia.
Nastavte pripomenutia pre upozornenia na stretnutia
Zmeškali ste niekedy stretnutie, pretože ste potrebovali pripomienku? Riešením je implementácia pripomienok v Nastavenia kalendára.
Nastavenia kalendára vám umožňujú určiť typ upozornení, ktoré budete dostávať. Môžete napríklad dostať pripomienku pred začiatkom schôdze, v čase jej začiatku alebo po jej skončení. Evernote vám navyše môže pripomenúť, aby ste si robili poznámky alebo si svoje poznámky prezreli.
Ak chcete nastaviť pripomienku, kliknite na udalosť v kalendári. Ďalej vyberte Viac tlačidlo možností (tri bodky) v pravom hornom rohu miniaplikácie kalendára. Potom vyberte Nastavenia kalendára...(tri bodky).
Môžete upraviť nastavenia pre dve možnosti: Pripomenúť mi, aby som si robil poznámky alebo Pripomenúť mi, aby som otvoril poznámky. Prvý je pre udalosti, ktoré nemajú prepojenú poznámku. Druhá možnosť je určená pre udalosti, ktoré už majú prepojenú poznámku.
Robte si poznámky z organizovaných stretnutí v Evernote
Vopred naformátovaná poznámka o stretnutí je ideálna na zachytenie dôležitých informácií počas stretnutia. K dispozícii sú sekcie na zaznamenávanie úloh a vytváranie neštruktúrovaných poznámok.
Funkcia úloh v Evernote objasňuje tri kľúčové prvky úspechu stretnutia. Závisí to od zodpovedania troch otázok: "Kto dokedy čo robí?"
- Aké sú akčné úlohy?
- Kto bude vykonávať úlohy?
- Kedy je konečný termín na dokončenie úloh?
Evernote zjednodušuje správu úloh tým, že vám umožňuje zachytávať úlohy v reálnom čase. Ak budete postupovať podľa tipov v našom sprievodca výberom online správy úlohr, Evernote sa kvalifikuje ako aplikácia najvyššej produktivity. Môžete tiež pridať termín dokončenia a priradiť úlohu sebe alebo členovi tímu. Na konci stretnutia máte usporiadaný zoznam úloh s otázkami kto, čo a kedy.
Sekcia Poznámky je miestom na zaznamenanie dôležitých informácií, konkrétnych pokynov alebo nápadov zo stretnutia. Ich zapísaním zaistíte, že neprídete o kľúčové výsledky stretnutia.
Evernote uľahčuje sledovanie stretnutí
Úspešné stretnutia zahŕňajú následné akcie s termínmi. Vďaka Evernote je plánovanie po stretnutí bezbolestné.
Použite Úlohy na vykonanie akcie po stretnutí
Organizované poznámky zo schôdzí uľahčia a zjednodušia vaše ďalšie kroky. Vaše pridelené úlohy sú v poznámke a čakajú na vašu akciu. Ak riadite tím, máte jedinú referenciu pre úlohy pridelené ostatným.
Nikto sa nechce objaviť na stretnutí, aby si uvedomil, že tieto dôležité veci zostali nesplnené kvôli nedostatku komunikácie. Dobre zorganizované poznámky zo stretnutí vytvárajú jasnosť, dohodu a zodpovednosť pre jednotlivcov, tím alebo organizáciu. Funkcie Evernote z neho robia ideál aplikáciu na uprednostňovanie a správu úloh.
Zlepšite komunikáciu so svojím tímom zdieľaním poznámok zo stretnutí
Poznámku môžete zdieľať s tými, ktorí sa stretnutia zúčastnili.
V pravom hornom rohu poznámky o schôdzi kliknite na zdieľam. Otvorí sa dialógové okno zdieľania s tromi možnosťami zdieľania poznámky. Možnosti vám umožňujú povoliť niekomu ich prezeranie v Evernote, prezeranie prostredníctvom verejného odkazu vo webovom prehliadači alebo ako kópiu v e-maile.
- Pozvať niekoho. Túto funkciu použite na zdieľanie s iným používateľom Evernote. Do poľa Pozvať niekoho zadajte jednu alebo viacero e-mailových adries, nastavte úroveň povolenia a kliknite Poslať pozvánku.
- Odkaz na zdieľanie. Túto funkciu použite na zdieľanie poznámky s používateľom, ktorý nepoužíva Evernote. Každá poznámka má jedinečnú adresu URL, ktorú môžete skopírovať a prilepiť a zdieľať s kýmkoľvek, aj keď táto osoba nie je používateľom Evernote. Prepnúť Odkaz na zdieľanie aby ste to umožnili. Potom skopírujte odkaz a zdieľajte ho s kýmkoľvek.
- Poslať kópiu e-mailom. Kópiu poznámky môžete odoslať e-mailom s obsahom poznámky v tele e-mailu. Kliknite Poslať kópiu e-mailoma potom pridajte jednu alebo viac e-mailových adries. Kliknite na Odoslať.
Zdieľaním poznámok zo schôdze zostanú všetci na rovnakej stránke. Na ďalšom stretnutí bude za každý výstup jasný záznam. Každá osoba pozná svoje povinnosti s dátumom splatnosti. Vďaka prehľadnosti je vykonávanie efektívnejšie.
Evernote je skvelé riešenie na správu poznámok zo stretnutí
Evernote je multiplatformová aplikácia. Funguje na Mac, Windows, Linux a webovom prehliadači. Funkcie a výhody Evernote môžu pomôcť tímu eliminovať trenie, zachytiť všetky detaily a zefektívniť stretnutia.
