Spolupráca s vašimi spolupracovníkmi by mala byť hračkou, pretože existuje veľa spôsobov, ako ich osloviť. Niekedy však používanie viacerých komunikačných nástrojov môže byť ohromujúce a používanie nesprávneho nástroja môže brániť konverzácii.
Kedy je teda najefektívnejšie napísať e-mail, poslať správu alebo použiť softvér na riadenie projektov? Čítajte ďalej a zistite, ktorý komunikačný nástroj je ideálny pre vašu diskusiu.
Kedy poslať e-mail
Ak máte veľa informácií na zhrnutie a podrobnosti, ktoré chcete zahrnúť do svojej správy, odoslanie e-mailu je ideálnou možnosťou. Je to tiež najlepšia cesta pre žiadosti.
Keďže e-mailová konverzácia je zvyčajne pomalšia ako konverzácia držaná cez aplikáciu na odosielanie správ, príjemca má viac času na zváženie informácií. Môžu si k nemu sadnúť, ak to potrebujú, a poskytnúť premyslenú odpoveď, keď budú pripravení.
Aj keď je bežné si myslieť, že vaši spolupracovníci neocenia dlhé e-maily, existujú mnohými spôsobmi môžete formátovať dlhé e-maily aby vynikli dôležité informácie. V žiadnom prípade nechcete písať román, ale e-mail vám umožňuje prezentovať všetky informácie naraz, v médiu, ktoré sa zdá byť menej naliehavé.
Myslite len na svoje preferencie. Chceli by ste radšej dostať jeden dlhý, no presný e-mail, o ktorom máte pocit, že máte čas na zváženie, alebo by ste chceli dostať dlhú správu Slack a zároveň sa snažiť sústrediť na iné projekty?
Okrem toho, že sa nemusíte ponáhľať, e-maily sa dajú rýchlejšie nájsť a odkazovať sa na ne neskôr, dajú sa jednoducho preposlať niekomu inému a je ľahké zahrnúť aj iných ľudí mimo vášho pracoviska. To tiež dáva vašej správe väčšiu formálnosť oproti Slacku alebo podobnej aplikácii. Niektoré situácie, kedy je e-mail pravdepodobne ideálny, sú:
- Zhrnutie udalosti, správy, projektu alebo spätnej väzby.
- Podanie žiadosti.
- Posielanie čohokoľvek formálneho.
- Vrátane niekoho mimo vášho pracoviska.
- Čokoľvek zdĺhavé alebo dôležité – najmä ak sa na to príjemca bude musieť odvolať neskôr.
Kedy poslať správu
Nástroje na odosielanie správ, ako je Slack, vám pravdepodobne poskytnú rýchlejšiu odpoveď ako e-mail. Je to skvelé miesto, kde môžete klásť jednoduché otázky, rýchlo sa spojiť so svojimi spolupracovníkmi a zdieľať nápady.
Aj keď sú niekedy to, čo potrebujete rýchle odpovede, je dôležité mať na pamäti, že na to budete musieť svoje otázky jednoducho položiť. Vďaka rýchlym reakciám typickým pre aplikáciu je pre príjemcov ľahké prehliadnuť detaily alebo celé správy, najmä v hlučnom kanáli alebo pracovnom priestore.
Mohlo by to viesť k tomu, že konverzácie alebo dôležité aktualizácie nebudú dlhšie ako potrebné – najmä ak je kanál taký zaneprázdnený, že ho vaši spolupracovníci stlmili.
Používanie zmienok v Slacku môže trochu pomôcť nasmerovať konverzácie v skupinách alebo kanáloch, ale najlepšie je, aby boli správy krátke a vecné. Ak nemôžete a Slack je obľúbeným miestom vášho tímu, skúste na zhrnutie použiť odrážky. Pri odosielaní správy by ste tiež mali zvážiť, či máte čas na konverzáciu. Váš kolega môže rýchlo reagovať, hľadať vysvetlenie alebo klásť vlastné otázky.
Ak sa niekedy konverzácia v Slacku natiahne, pretože veci nie sú jasné, môže byť rýchlejšie zavolať kolegovi na telefón alebo použiť Slackov nástroj na četovanie iba hlasom objasniť. Slack určite nie je jediným dostupným nástrojom na odosielanie správ, ale ak chcete veci zjednodušiť, je najlepšie vybrať si jednu aplikáciu, ktorú bude používať každý vo vašej organizácii.
Okrem toho, ak chcete, aby veci zostali profesionálne, mali by ste sa vyhnúť používaniu osobných aplikácií, ako je Facebook Messenger alebo SMS. Niektoré situácie, kedy je aplikácia na odosielanie správ ideálna, sú:
- Rýchle kladenie otázok.
- Zdieľanie nápadov a spolupráca.
- Odosielanie rýchlych aktualizácií.
- Vytváranie oznámení – na správnom kanáli.
Kedy použiť softvér na riadenie projektov
Niekedy je ideálne použiť komunikačné nástroje v rámci softvéru na riadenie projektov, ako je ClickUp. Najvyššou výhodou je, že vy a vaši spolupracovníci strávia menej času komunikáciou, ako aj hľadaním útržkov informácií vo vašej schránke doručenej pošty, správach a kdekoľvek inde, kde diskutujete práca.
Pomocou ClickUp môžete mať na jednom mieste čokoľvek súvisiace s úlohou alebo projektom.
Sekcia komentárov na karte úloh v ClickUp vám umožňuje posielať otázky alebo vysvetlenia vašim spolupracovníkom. Tu môžete označiť ostatných, priradiť komentáre a priložiť podporné dokumenty.
Úlohu alebo projekt môžete zdieľať aj vyplnením správnych informácií a priradením niekoho iného k samotnému projektu alebo ako pozorovateľa. Len nezabudnite použiť sekciu s popisom na pridanie ďalších podrobností – podobne ako e-mail.
Navyše môžete vytvorte si nástenku projektových žiadostí v ClickUp ako spôsob, ako si vy a váš tím rýchlo navzájom prideľovať úlohy a požiadať o pomoc. Niektoré situácie, v ktorých je ideálna komunikácia so softvérom na riadenie projektov:
- Ak chcete položiť otázku týkajúcu sa konkrétneho projektu.
- Ak chcete zdieľať komentár, nápad alebo návrh týkajúci sa konkrétneho projektu.
- Máte úlohu delegovať na niekoho iného.
- Máte podporné dokumenty, ktoré vám pomôžu s projektom.
Ďalšie tipy na efektívnu komunikáciu
Bez ohľadu na to, ktoré médium si vyberiete, tu je zoznam ďalších tipov, ktoré vám pomôžu efektívne komunikovať:
- Pošlite to všetko naraz– ak máte novinky, spätnú väzbu, aktualizáciu alebo čokoľvek, čo by ste chceli povedať, pošlite to všetko naraz, nie po častiach. Udržiavanie všetkého pohromade pomáha obmedziť upozornenia – a rozptyľovanie alebo očakávanie, ktoré prichádza po tom, čo niekto pošle správu „ahoj“.
- Využite predmet a kanály—udržiavanie relevantných predmetov a kanálov vám nielen pomôže získať odpovede, ktoré hľadáte, ale vy a vaši spolupracovníci budete môcť informácie nájsť aj neskôr.
- Držte sa jednej metódy– ak dostanete e-mail, odpovedzte e-mailom. Ak ide o správu, odpovedzte v rovnakej aplikácii. Ak zostanete konzistentní, vaše konverzácie budú prístupné a organizované.
Zjednodušte komunikáciu a zvýšte svoju produktivitu
Hoci máte na dosah toľko komunikačných nástrojov, je rozhovor so spolupracovníkmi pohodlný, niekedy môže byť použitie nesprávneho nástroja prekážkou. Ak máte veľa čo povedať, e-mail je vaša najlepšia voľba. Ak chcete byť rýchly a vecný, choďte s poslom, ako je Slack.
Nakoniec, ak sa vaša myšlienka alebo nápad týka úlohy, urobte sebe a svojim spolupracovníkom láskavosť tým, že ju zdieľate vo svojom softvéri na riadenie projektov v rámci príslušnej úlohy. Pri odovzdávaní konverzácie by ste mali zvážiť aj to, ako ju neskôr vy a vaši kolegovia v prípade potreby nájdete.