Pokiaľ ide o odhad času a riadenie projektov na voľnej nohe, najdôležitejšie je presne sledovať pracovný čas. Je dôležité, aby ste dobre poznali svoj projekt, aby ste svojim klientom s istotou poskytli reálny odhad toho, ako dlho bude konkrétna úloha trvať.

Nechcete sa predsa ocitnúť v tom, že svojim klientom preplácate alebo podceňujete. Poďme sa pozrieť na niektoré ukazovatele, ktoré by ste pri tom mali mať na pamäti.

1. Definujte rozsah svojho projektu

Prvým krokom je uistiť sa, že máte pevný prehľad o tom, čo bude projekt zahŕňať. Zistite presne, aké úlohy, termíny a rozpočty budete riešiť. Konkrétne pochopenie rozsahu a príslušných úloh vám pomôže vyhnúť sa akýmkoľvek zbytočným výdavkom.

Dajte si pozor na tečenie rozsahu. Ak si nedáte pozor, váš projekt sa pravdepodobne predĺži, ako ste pôvodne predpokladali. Najlepší spôsob, ako sa tomu vyhnúť, je mať a Štruktúra rozpisu práce (WBS), aby ste mohli podrobne zmapovať všetky úlohy a efektívne zefektívniť pracovný tok s vaším klientom. Na tento účel môžete použiť aj šablónu rozsahu projektu.

instagram viewer

Stiahnuť ▼:Smartsheet (K dispozícii ako súbor programu Excel)

2. Použite správnu techniku ​​odhadu času

Za každú cenu by ste sa mali snažiť vyhnúť podhodnoteniu a nadhodnoteniu. Mnoho nezávislých pracovníkov má tendenciu uvádzať svoju hodinovú sadzbu pri určovaní hodnoty vykonanej práce, čo však môže viesť k nafúknutým faktúram alebo dokonca podbitie za váš čas – najmä ak ste nezohľadnili nepredvídané udalosti, obmedzenia zdrojov a iné faktory. Tu je niekoľko metód na presný odhad hodín projektu:

  • Odborný posudok: Je to potrebné v prípadoch, keď je ťažké alebo nemožné merať údaje, alebo keď nie sú presne dostupné podrobné špecifikácie. Kľúčom k použitiu tejto techniky je získať čo najviac informácií a analýz pred prijatím rozhodnutia. Túto metódu by ste mali použiť na identifikáciu čiastkových úloh a ich trvania vo fáze odhadu úsilia a predpovede času.
  • Analogický odhad: Analogický odhad je bežnou praxou, ktorá zahŕňa použitie projektu (projektov) s podobnými vlastnosťami ako základ pre váš odhad. Môžete použiť predchádzajúce skúsenosti, priemery v odvetví alebo iné zdroje, ktoré vám pomôžu s týmto procesom. Analogický odhad v podstate využíva historické údaje z podobných projektov na vykonanie odhadu.
  • Trojbodový odhad: Táto metóda zahŕňa určenie všetkých možných scenárov (optimistických, pesimistických a najpravdepodobnejších), ako aj ich pravdepodobnosti, že nastanú, a potom príde s konečným odhadom. Bežne sa vypočítava pomocou techniky trojuholníkového rozdelenia alebo PERT beta odhadu.

Pri použití metódy trojuholníkového rozdelenia môžete použiť priemer z nasledujúcich odhadov – optimistický odhad (O), pesimistický odhad (P) a najpravdepodobnejší odhad (M). Takže trojuholníková distribučná rovnica bude vyzerať takto:

E= (0+P+M)/3

PERT je skratka pre „Program Evaluation and Review Technique“. Je to model rozhodovania, ktorý pomáha skupinám uprednostňovať svoju prácu tým, že určuje, koľko času potrebujú na dokončenie rôznych úloh.

Metóda distribúcie beta PERT je skôr váženým priemerom. Pripisuje väčšiu váhu najpravdepodobnejšiemu výsledku a menšiu váhu ostatným výsledkom. Projektoví manažéri bežne používajú túto metódu na odhadovanie dátumov dokončenia projektu, pretože býva presnejšia.

Rovnicu PERT Beta možno odhadnúť nasledujúcim spôsobom:

Distribúcia PERT Beta = (P + O + 4ML) / 6

Podľa nášho príkladu vyššie povedzme, že v prípade nezávislého pracovníka pracujúceho na úlohe A (čo sa stane byť kampaň na sociálnych sieťach) najoptimistickejší odhad je dva týždne a najhorší scenár je deväť týždňov. Najpravdepodobnejší odhad sú štyri týždne.

Pri použití PERT beta rovnice by sa približný časový odhad ukázal na 4,5 týždňa. Pomocou tejto metódy môžeme v tomto prípade zohľadniť aj štandardnú odchýlku, aby sme našim klientom poskytli širší čas dokončenia. Pre úlohu A to môžeme vyjadriť takto:

Smerodajná odchýlka = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

V našom príklade to vychádza na 1,75. Preto môžeme poskytnúť pravdepodobné okno dokončenia 6,25 týždňa namiesto 4,5 týždňa.

  • Odhad zdola nahor: Najjednoduchšou (a najpresnejšou) metódou na výpočet hodín projektu na voľnej nohe je metóda odhadu zdola nahor. Tento prístup navrhuje, aby ste začali na samom základe štruktúry rozpisu vašej práce, spočítali si všetky výdavky a potom podľa potreby pridali.

S týmto prístupom môžete vytvárať presné odhady tak, že začnete od spodnej časti a postupne sa prepracujete cez jednotlivé náklady v rámci vášho projektu. Pomôže vám to pokryť všetky náklady naraz.

3. Vypočítajte si pomer fondu

Keďže všetci nezávislí pracovníci nepracujú rovnakým spôsobom, môže byť ťažké zmerať, koľko času strávia prácou na projekte. V takýchto prípadoch vám môže pomôcť vypočítať presné odhady pomocou kalkulátora pomeru fondu. Pomôže vám vidieť podiel času nad/podhodnotený, takže môžete optimalizovať fakturovateľné hodiny.

Napríklad, ak odhadujete, že dokončenie projektu vám bude trvať štyri dni, no zaberie vám to iba dva dni, potom je váš pomer fudgeov 2:1. Cieľom fudge ratio je určiť, ako rýchlo sa dokážete pohybovať úlohami vo svojom projekte a koľko času máte vo svojom pláne.

4. Účet pre čas nečinnosti a prestávky

Možno si myslíte, že môžete jednoducho spočítať hodiny, ktoré ste vložili, ale v skutočnosti to tak nefunguje. Dovolenkové dni a časy nečinnosti by sa mali započítať do celkového počtu hodín, ktoré plánujete pracovať.

Ak nebudete robiť prestávky, skončíte s vyhorením rýchlejšie, než sa očakávalo. Ak používate nástroje na spoluprácu, ako je Slack alebo Todoist, je dôležité nastaviť a dovolenka alebo stav mimo pracoviska pri čerpaní voľna.

Ak si vezmete deň voľna, mali by ste to zohľadniť pri výpočte počtu hodín, ktoré plánujete týždenne pracovať. Ak máte dlhší čas nečinnosti alebo prestávku v práci, stojí za to si všimnúť aj to – jednoducho pridajte hodinu alebo dve k celkovému počtu odpracovaných hodín každý týždeň.

Stiahnuť ▼: Vertex42 (K dispozícii ako súbor programu Excel)

5. Faktor pri plánovaní, nepredvídaných udalostiach a revíziách

Jednou z najčastejších chýb, ktorých sa freelanceri dopúšťajú, je neúčtovanie času na plánovanie. Podobne sú odhady nepredvídaných udalostí potrebné na zohľadnenie nepredvídaných okolností, ktoré môžu nastať v priebehu projektu – napríklad obmedzené zdroje.

  • Plánovanie: Budete potrebovať čas na plánovanie svojej práce a uistite sa, že od klientov dostávate všetky potrebné informácie. Toto je obzvlášť dôležité pri práci s klientmi, ktorí sú vo vašom odvetví noví alebo s vami nikdy predtým nepracovali.
  • Administrácia: Budete potrebovať čas na administratívne úlohy, ako je posielanie faktúr alebo nastavenie účtov na sociálnych sieťach. Po dokončení projektov môžete potrebovať aj čas na sledovanie klientov.
  • Nepredvídané udalosti/revízie: Ak projekt trvá dlhšie, ako sa očakávalo, alebo ak sa s projektom niečo pokazí, možno budete potrebovať viac času na administratívne úlohy alebo na doplnenie či revíziu.

Sledovanie času je skvelý spôsob, ako lepšie pochopiť, koľko času venujete jednotlivým projektom. Môžete použiť nástroje ako šablóny časovej osi projektu alebo šablóny časových výkazov a aplikácie na sledovanie času aby ste sa uistili, že získavate správne údaje o tom, ako dlho vám trvá dokončenie úloh.

Zistíte tiež, že nastavenie systému na sledovanie času, ako napr Technika Pomodoro, vám pomôže zvýšiť produktivitu, sledovať váš pokrok a uistiť sa, že dodržiavate termíny.

7. Skontrolujte svoje konečné odhady

Dokončili ste odhad a teraz je čas urobiť konečné číslo. Jednou z vecí, ktoré tu musíte urobiť, je skontrolovať odhad. Skontrolujte, či neboli z odhadu vynechané nejaké úlohy. Ak áno, pripočítajte tieto hodiny navyše do konečného odhadu. Pomocou rôznych šablóny projektového manažmentu môže pomôcť.

Ak máte odhad od svojho klienta, skontrolujte ho, aby ste sa uistili, že čísla zodpovedajú rozumu. Ak je medzi vašimi dvoma odhadmi nezrovnalosť, opýtajte sa ich na ďalšie podrobnosti o tom, čo chcú a ako to chcú urobiť.

Presne vyhodnoťte a spravujte svoje fakturovateľné hodiny

Téma projektových hodín je pre freelancerov sporná, pretože každý bude mať svoju vlastnú sadzbu (na základe skúseností, odbornosti predmetu, požiadaviek klienta atď.) a metodiku riešenia problémov.

Ak si plánujete vypočítať svoje účtované hodiny na voľnej nohe, znalosť týchto tipov a trikov bude neoceniteľná. Dúfajme, že vám ušetria čas a peniaze na vašom ďalšom projekte – a celý proces bude oveľa menej stresujúci.