Ak často posielate ten istý e-mail a už vás nebaví písať tú istú správu opakovane, budete radi, že existuje nástroj Outlook, ktorý vám s tým pomôže: e-mailové šablóny. Tieto správy môžete znova použiť jediným kliknutím, aby ste ušetrili čas a námahu.
Je tiež možné ich rýchlo a jednoducho vytvoriť vo webovej alebo počítačovej aplikácii Outlook. Poďme si teda prejsť, ako vytvoriť šablónu e-mailu a použiť ju na každodennú korešpondenciu.
Ako vytvoriť e-mailovú šablónu programu Outlook
Ak nechcete používať základné šablóny spoločnosti Microsoft, musíte si vytvoriť vlastnú šablónu, ktorá vyhovuje vašim potrebám. Môžete to urobiť takto.
Vytvorenie e-mailovej šablóny v aplikácii Outlook Web App
E-mailové šablóny môžu byť jednou z pokročilé tipy pre Microsoft Outlook, ale robiť jeden v Webová aplikácia Outlook je v skutočnosti relatívne ľahké.
o vytvorte e-mailovú šablónu vo webovej aplikácii, musíte sa najprv prihlásiť na stránku, ak ste tak ešte neurobili. Potom vyberte
Nová pošta tlačidlo v ľavom hornom rohu obrazovky.Kliknite na tri vodorovné bodky vedľa Odoslať a Zahodiť v spodnej časti nového poľa editora e-mailov. Vyberte si Moje šablóny z rozbaľovacej ponuky.
Na pravej strane obrazovky sa zobrazí zoznam vopred pripravených šablón. Tu kliknite na + Šablóna. Zadajte názov šablóny a potom napíšte správu. Po dokončení vyberte Uložiť.
Vytvorenie e-mailovej šablóny v aplikácii Outlook Desktop
Vytvorenie e-mailovej šablóny v počítačovej aplikácii Outlook je menej jednoduché ako vo webovej aplikácii. Tu je to, čo musíte urobiť, aby ste si ho vytvorili:
- Spustite aplikáciu Outlook na počítači.
- Vyberte nový email tlačidlo v ľavom hornom rohu.
- V novom okne napíšte e-mail ako zvyčajne, ale bez príjemcov (v poliach Komu, Kópia a Skrytá kópia nie sú žiadne e-mailové adresy). Môžete tiež pridať predmet, ale je to voliteľné.
- Keď je váš e-mail pripravený, vyberte možnosť Súbor kartu v hornej časti pásu s nástrojmi.
- Kliknite na Uložiť ako.
- Zadajte názov svojej šablóny do poľa Názov súboru lúka.
- In Uložiť ako typ, vyberte Šablóna programu Outlook z rozbaľovacej ponuky.
- Hit Uložiť.
- Zatvorte a zahoďte pôvodný e-mail.
Ako používať e-mailovú šablónu programu Outlook
Po vytvorení potrebných šablón je jednoduché ich pridať do e-mailov. Tu je postup:
Vkladanie e-mailových šablón do aplikácie Outlook Web App
Šablóny e-mailov nájdete vo webovej aplikácii jednoducho. Prejdite na stránku a vytvorte nový e-mail alebo naň odpovedzte. Ak sa e-mailová služba spoločnosti Microsoft nenačítava vo vašom webovom prehliadači, pozrite si niektoré jednoduché opravy, ak sa Outlook nenačítava v prehliadači Google Chrome.
Po prihlásení kliknite na tri vodorovné bodky v spodnej časti a vyberte Moje šablóny. V zozname šablón kliknite na tú, ktorú chcete použiť, a automaticky sa zobrazí ako odpoveď. Správu môžete stále ľubovoľne upravovať a ak píšete nový e-mail, pridajte aj predmet a príjemcov.
Keď skončíte, stlačte Odoslať aby sa váš e-mail dostal k príjemcovi.
Používanie e-mailových šablón v počítačovej aplikácii Outlook
Na rozdiel od webovej aplikácie Outlook neexistuje žiadny zrejmý spôsob, ako získať prístup k vlastným e-mailovým šablónam v počítačovej aplikácii. Ak chcete používať šablóny e-mailov, postupujte takto:
- Otvorte počítačovú aplikáciu.
- V ľavom hornom rohu vyberte Nové položky > Ďalšie položky > Vyberte formulár.
- V Pozrieť sa do rozbaľovacej ponuky, vyberte Používateľské šablóny v systéme súborov.
- Vyberte šablónu podľa vlastného výberu.
- Klikni na OTVORENÉ tlačidlo.
- Upravte správu podľa potreby.
- Pridajte svojich príjemcov.
- Po dokončení kliknite na Odoslať tlačidlo.
Pri používaní e-mailových šablón v počítačovej aplikácii Outlook musíte mať na pamäti určité obmedzenie. Môžete ich použiť iba pri vytváraní nového e-mailu, nie pri odpovedi na jeden.
Využite silu šablón programu Outlook
Vďaka e-mailovým šablónam v programe Outlook sa môžete rozlúčiť s únavným procesom písania a prepisovania e-mailov a pozdraviť zvýšenú produktivitu a viac vykonanej práce. Hoci vytvorenie šablóny e-mailu pre všetky opakujúce sa správy, ktoré odosielate, môže chvíľu trvať, z dlhodobého hľadiska ušetríte veľa času.
