Ak máte obavy, že vaše e-mailové úvody sa zdajú slabé, nebojte sa – nie ste sami. Dokonca aj skúsení spisovatelia trávia hodiny vytváraním dokonalého intro. Každý vie, že by mali upútať pozornosť čitateľa, no len málokomu sa to podarí.
Ak chcete zvládnuť otváracie riadky e-mailov, najprv si naštudujte, ako vyzerajú tie zlé. Tu sú niektoré škodlivé, ale bežne prehliadané chyby, ktorým sa treba vyhnúť pri písaní profesionálnych e-mailov.
1. Písanie emodži a nadmerné interpunkčné znamienka
Emoji sa stali takými bežnými, že ich pri každodenných rozhovoroch používajú aj dospelí, ktorí nie sú technicky zdatní. Vyjadrovanie emócií textom je predsa ošemetné. Namiesto presného opisu nuansy neverbálnej komunikácie bude pre vás jednoduchšie klikať na digitálne obrázky. Pre osobnejší pocit môžete dokonca vytvárať prispôsobené emotikony pomocou aplikácií.
Napriek pohodliu emotikonov by ste ich nemali používať v pracovných e-mailoch. Vyzerajú neprofesionálne. Niektorí čitatelia si vás môžu dokonca spájať s otravnými obchodníkmi, ktorí začínajú e-maily s masívnymi emotikonmi.
Rovnaké pravidlo platí pre nadmerné interpunkčné znamienka. Zatiaľ čo viaceré výkričníky a bodky znamenajú zvýšené emócie, niekedy sa prejavia ako spam. Používajte ich iba s blízkymi priateľmi a rovesníkmi. V opačnom prípade riskujete, že budete vyzerať ako pochybní obchodníci, ktorí nadmerne používajú „!!!“ vytvoriť falošnú naliehavosť.
2. Používanie jazyka Sales-y
Agresívne e-mailové taktiky už fungujú len zriedka. Príjemcovia automaticky zatvárajú e-maily s úvodnými informáciami o predaji bez ohľadu na zámer správy. Akonáhle to urobia, už ich znova neotvoria. Niektorí ľudia dokonca odosielateľa úplne zablokujú, ak ho osobne nepoznajú.
Aby ste sa vyhli rovnakej liečbe:
- Zahoďte dotieravé otváracie riadky e-mailov.
- Použite prvých pár viet na zvýraznenie svojej osobnej značky namiesto prezentovania CTA.
- Získajte si dôveru čitateľa skôr ako čokoľvek iné. Či už chcete zvýšenie platu od svojho zamestnávateľa alebo stretnutie s vrúcnym vedením, najprv sa musíte etablovať ako dôveryhodná osoba.
3. Úvod trvá príliš dlho
Je iróniou, že ľudia majú tendenciu prehnane vysvetľovať, keď im chýbajú slová. Neistotu kompenzujú zmätenosťou a odvádzaním čitateľov na súvisiace, ale nepodstatné prvky. Je to prirodzená reakcia. Ak ste nepozorní, možno sa pristihnete, že píšete niekoľko odsekov, kým sa dostanete k jadru správy.
Hoci zdanlivo užitočné, over-a odrádza čitateľov. Digitálni domorodci majú zvyčajne krátke rozpätia pozornosti – nedajú vašej správe šancu, ak sa začína dlhým a únavným úvodom. Nechajte svoje otvorenie priamočiare. Spomeňte svoje poverenia, podeľte sa o to, prečo ich oslovujete, a potom vzbuďte ich zvedavosť bodom bolesti.
Pamätajte: Úvodné videá musia udávať tón vašej správy, nie ju zhrnúť. Skúste napísať informatívny úvod, ktorý upúta pozornosť, ktorý poskytne kontext a vyzve čitateľov, aby sa zapojili. Obmedzte sa tiež na dve alebo tri vety.
4. Predstavujeme príliš veľa žargónu
Žargón sa vzťahuje na odborné slová používané v rámci konkrétnych komunít. Rýchlo sprostredkujú zložité pojmy, ktoré by si inak vyžadovali zdĺhavé a nadbytočné vysvetlenia. Tieto výrazy nemajú synonymá. Budete sa na nich najviac spoliehať pri diskusiách o záležitostiach špecifických pre dané odvetvie s kolegami profesionálmi.
Aj keď je to nevyhnutné, žargóny sa tiež cítia vylučujúce. Nemali by ste bezstarostne predpokladať, že príjemcovia pochopia zložité technické nápady. V opačnom prípade by ste ich mohli zastrašiť. E-maily vždy začínajte všeobecnými frázami a stručným jazykom. Žargón používajte až vtedy, keď sa predstavíte a určíte zámer správy.
Tip pre profesionálov: Pri písaní s ľuďmi mimo odvetvia sa vyhnite technickým výrazom a žargónu. Ak sa musíte zaoberať príliš zložitými záležitosťami, nahrajte relevantné zdroje ako veľké prílohy namiesto toho.
5. Herectvo Over Familiar
Komunikácia na pracovisku si nie vždy vyžaduje priateľské, veselé vystupovanie. Osobné príbehy, výplňové frázy a chmýří zamotajú váš úvodný riadok, ak budú vytrhnuté z kontextu. Pred nastavením tónu svojho predstavenia zvážte úroveň svojej blízkosti k príjemcovi. Rešpektujte ich profesionálne hranice.
Nadbytočné, formálne výrazy znejú neosobne, ale nervózny a nevhodný postoj by mohol byť urážlivý. Buďte sympatickí bez toho, aby ste sa správali príliš povedome. A ak si nie ste istí svojím prístupom, hrajte na istotu a prikloňte sa k formálnemu tónu. Vyhnite sa frázam, ktoré by mohli byť nesprávne interpretované. Menej formálny postoj zaujmite až vtedy, keď sa k vám druhá strana zahreje.
6. Vtipy a narážky
Mnohí obchodníci prisahajú na vtipné e-mailové úvody. Tvrdia, že vtipné poznámky budujú vzťah a upútajú pozornosť čitateľa. Vtipné úvody môžu spôsobiť, že vaše e-maily budú pútavejšie, ale riziká prevažujú nad výhodami. Vtipy sa ťažko posielajú e-mailom.
Dokonca aj odľahčená hračka sa môže zmeniť na urážlivú urážku, ak použijete nesprávny tón, frázu a kontext. Zvážte používanie vtipov iba v neformálnych rozhovoroch s kolegami, ktorých poznáte na osobnej úrovni. V opačnom prípade nechajte svoje pracovné e-maily profesionálne.
7. Po neobvyklých formátoch
Väčšina poskytovateľov e-mailu používa rovnaké štýly, veľkosti a farby písma, aké sa nachádzajú v textových procesoroch. Môžete si dokonca stiahnuť nové z bezplatné webové stránky s písmom. Hoci písma vyjadrujú kreativitu, starostlivo vyberajte tie, ktoré používate v profesionálnych správach. Nie každý ocení nezvyčajné formáty.
Ak chcete hrať na istotu, používajte pri písaní pracovných e-mailov predvolený štýl. Poburujúce návrhy sú nielen neprofesionálne, ale zhoršujú aj čitateľnosť. Napríklad biele pozadie vybledne svetlé farby, zatiaľ čo veľké písmo odkláňa čitateľov od menšieho textu.
Existujú profesionálnejšie spôsoby vyjadrenia kreativity. Namiesto hrania sa s písmami predveďte svoj talent vytvorenie webovej stránky od začiatku, nahrávanie relevantných aktív, príp vytvorenie portfólia písania.
8. Robiť agresívne varovania
Obchodníci ako tí na obrázku vyššie začínajú svoje e-maily s vymysleným termínom. Hoci priťahuje pozornosť, je to tiež nepríjemné. Dokonca aj komerčné banky a veritelia sa predstavia skôr, ako sa pustia do podnikania. Ak sa vaša správa otvorí s agresívnym varovaním, čitatelia ju odmietnu ako spam.
Preskúmajte ďalšie spôsoby, ako môžete vytvoriť naliehavosť. Namiesto toho, aby ste sa riadili termínmi, ktoré len zriedka ovplyvňujú nákupy, zdôraznite hodnotu svojej časovo obmedzenej ponuky. Vyhliadky nereagujú dobre na agresívne prístupy.
Ak by ste sa však mohli vyhnúť pridávaniu termínov do úvodného riadku, urobte tak. Poskytnite hodnotu pred vytvorením naliehavosti. Uzavretie obchodu bez vysvetlenia vášho návrhu spôsobí, že budete vyzerať dotieravo a zúfalo. Uložte si CTA na poslednú chvíľu.
Začnite posielať e-maily so silným, profesionálnym otvorením
„Perfektná“ úvodná línia neexistuje. Namiesto toho, aby ste sa spoliehali na šablóny, vytvorte jedinečné úvody, ktoré zodpovedajú vášmu zámeru správy a budú rezonovať s príjemcom. Pamätajte: generické, nadmerne používané úvodné videá nikdy neprinesú výsledky.
Aj keď váš úvodný riadok udáva tón vášmu e-mailu, nevenujte mu všetok čas. Pracovné e-maily sa skladajú z niekoľkých častí. Mali by ste skontrolovať, či váš koncept neobsahuje iné chyby z nepozornosti, napríklad prázdne riadky predmetu, gramatické chyby a chýbajúce prílohy súborov.