Väčšina spoločností vrátane vládnych organizácií, firiem a neziskových organizácií používa na zostavovanie rozpočtu program Microsoft Excel. Excel im ponúka flexibilitu, znalosť a jednoduchosť kompilovania, triedenia, správy a analýzy údajov na tvorbu rozpočtu a prognózy.
Je však Excel tým správnym nástrojom pre podnikové rozpočtovanie? Zvážme výhody a nevýhody používania Excelu ako rozpočtového softvéru, aby sme odpovedali na túto dôležitú otázku.
Výhody podnikového rozpočtovania v Exceli
Microsoft spustil Excel už v roku 1985. Podľa prieskumu spoločnosti Centage Corporation, väčšina CFO (takmer 88 %) stále používa tabuľky na zostavovanie svojho podnikového rozpočtu. To hovorí veľa o užitočnosti programu. Prečo je však Excel taký populárny ako nástroj podnikového rozpočtovania? Poďme zistiť.
1. Každý vie, ako používať Excel
Väčšina absolventov vysokých škôl používala počas štúdia nejakým spôsobom Excel. To dokazuje všestrannosť programu a to, že takmer každý pozná základy programu. Keďže väčšina vašich zamestnancov už pozná základy Excelu, stačí im len trochu postrčiť správnym smerom a budú čoskoro spravovať vaše podnikové financie.
Rozpočtovaním v Exceli ušetríte čas a zdroje, ktoré by ste inak vynaložili na školenia, čo je obzvlášť užitočné, ak prevádzkujete malú firmu alebo startup s obmedzenými zdrojmi.
2. Excel je lacný a ľahko dostupný
Takmer každý má kópiu programu Microsoft Excel. Ak vaša firma vyžaduje viac ľudí, aby sa podieľali na procese tvorby rozpočtu, môžete zdieľať prístup s kýmkoľvek s kópiou Excelu bez zakúpenia ďalších licencií. Ak je to možné, malé podniky by sa mali vyhnúť softvéru na tvorbu podnikového rozpočtu, pretože môže zvýšiť náklady.
3. Tabuľky programu Excel si môžete prispôsobiť
V podnikoch, najmä v startupoch, je prispôsobiteľnosť mimoriadne užitočnou a vyhľadávanou funkciou, pretože rôzne vývojové fázy podnikania si vyžadujú rôzne prístupy. Jednou z najväčších výhod excelových tabuliek oproti iným rozpočtovým softvérom je to, že sila leží v rukách používateľov.
Excel je pomerne zložitý program, ktorý svojim používateľom ponúka flexibilitu vo forme mnohých funkcií a vzorcov. Raz ty porozumieť vzorcom v Exceli, môžete v podstate robiť čokoľvek od podnikového rozpočtovania až po finančnú analýzu a tvorbu grafov. Môžete si dokonca vytvoriť vlastné vzorce, makrá a šablóny rozpočtu v Exceli, aby ste splnili jedinečné požiadavky vášho podnikania.
Nevýhody podnikového rozpočtovania v Exceli
Ako čokoľvek iné, aj Excel má svoje obmedzenia, pokiaľ ide o podnikové rozpočtovanie.
1. Je to časovo náročné a náchylné na chyby
Podnikové rozpočtovanie v Exceli vyžaduje manuálne zadávanie údajov. Keďže to tak závisí od ľudského úsilia, chyby sú prakticky nevyhnutné. Pravdepodobnosť takýchto chýb sa zvyšuje so zvyšujúcou sa veľkosťou a zložitosťou rozpočtov, čo vedie k chybným rozpočtovým prognózam a prognózam príjmov.
V multimiliónových spoločnostiach môže aj obyčajný preklep alebo chyba pri transpozícii stáť milióny dolárov. Vezmite si príklad z TransAlta: jednoduchá chyba vystrihnutia a prilepenia stála spoločnosť 24 miliónov dolárov. Spoločnosti často kontrolujú a opravujú problémy vo svojich excelových tabuľkách, aby predišli takýmto rizikám, čo ich stojí drahocenný čas, úsilie a náklady.
2. Problémy so škálovateľnosťou pre väčšie množiny údajov
Excel, ktorý je lacný a dostupný, ponúka malým podnikom nízku prekážku vstupu s dokonalou užitočnosťou a funkčnosťou. Ako však podnik rastie, údaje potrebné na zostavovanie rozpočtu a prognózovanie sa drasticky zvyšujú. Excel si často nedokáže poradiť s veľkým objemom údajov pomocou mnohých vzorcov a makier a je pravdepodobné, že sa spomalí alebo dokonca zlyhá.
3. Nedostatok problémov s prístupom na základe rolí a zabezpečením
Súbory Excel je možné jednoducho zdieľať s kýmkoľvek, kto má kópiu programu, čím ohrozujú dôverné firemné informácie. Kým môžeš súbory Excel chrániť heslom, heslo je potrebné pri zostavovaní rozpočtu zdieľať s relevantnými ľuďmi.
Excel neponúka prístup na základe rolí, takže ktokoľvek s heslom má prístup k celej tabuľke. To môže byť pre väčšinu podnikov hlavným problémom dodržiavania predpisov.
Je Excel tým správnym softvérom pre váš podnikový rozpočet?
Excel má svoje výhody ako nástroj na tvorbu podnikového rozpočtu, ale ak máte problémy, je najlepšie investovať do softvéru na tvorbu podnikového rozpočtu. Väčšie podniky pravdepodobne budú trpieť tým, že Excel je ich jediným riešením rozpočtovania.
Problémy s konsolidáciou údajov, koordináciou, bezpečnosťou a spoluprácou sú len niektoré z problémov, ktorým môžu väčšie organizácie čeliť pri zostavovaní rozpočtu v Exceli. Ak ste však stále malý podnik alebo začínajúci podnik s obmedzenými pohyblivými časťami, Excel môže byť všestranný, lacný a efektívny nástroj na tvorbu rozpočtu.
Ak na zostavovanie podnikového rozpočtu používate Excel, ale stále ste zostali pri základoch, zvážte naučenie sa niekoľkých kurzov pre pokročilých na zlepšenie vášho procesu zostavovania podnikového rozpočtu.
