Ako prispôsobiť e-mail s odpoveďou v programe Outlook

Outlook je skvelý e-mailový klient, či už posielate e-maily alebo na ne odpovedáte. Ale pokiaľ ide o odpovede, existuje niekoľko spôsobov, ako môžete proces prispôsobiť. V tejto príručke sa pozrieme na to, ako vytvoriť šablónu rýchlej odpovede, zmeniť vzhľad pôvodnej správy a zmeniť adresu na odpoveď.

Aj keď v tejto príručke používame Outlook pre Microsoft 365, tieto pokyny budú fungovať aj pre Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 a 2021. Začnime.

Ako vytvoriť šablónu rýchlej odpovede v programe Outlook

Stáva sa vám, že neustále odpovedáte na niekoľko e-mailov slovo po slove? Namiesto opakovania rovnakej odpovede môžete jednoducho vytvoriť šablónu rýchlej odpovede a odpovedať na ňu jediným kliknutím. Môžete to urobiť vytvorením rýchleho kroku na automatizáciu tejto únavnej úlohy.

Viac informácií o Rýchlych krokoch nájdete v našej príručke na vytváranie a používanie rýchlych krokov v programe Outlook.

Tu sú kroky na vytvorenie šablóny rýchlej odpovede v programe Outlook:

1. Spustite program Outlook a uistite sa, že máte Domov vybratá karta.
2. Vyberte e-mailový účet, pre ktorý chcete vytvoriť šablónu rýchlej odpovede. Ak máte v programe Outlook viac ako jednu e-mailovú adresu, budete musieť napísať šablónu rýchlej odpovede pre každú z nich.
3. V Rýchle kroky skupina, kliknite na Vytvor nový.
4. Pomenujte Rýchly krok v názov textové pole — pomenovali sme naše Rýchla odpoveď.
5. V Akcie kliknite na Vyberte akciu rozbaľovací zoznam a vyberte Odpovedzte.
6. Kliknite na Zobraziť možnosti odkaz priamo pod rozbaľovacím zoznamom a zobrazí sa ďalšie polia.
7. Aby bol tento návod rýchly a jednoduchý, môžete nechať každé druhé pole, ako napr Komu a Predmetako je – buď ho Outlook automaticky vyplní na základe povahy pôvodného e-mailu, alebo sa použijú predvolené hodnoty. Do poľa však zadajte správu, ktorú chcete odoslať Text Textové pole.
8. Kliknite Skončiť.

Ak chcete niekomu poslať presne túto správu, otvorte jeho e-mail a stlačte Rýchla odpoveď alebo ako si to pomenoval v Rýchle akcie skupina. Ak chcete získať viac spôsobov, ako zvýšiť produktivitu pomocou tohto e-mailového klienta, prečítajte si našu príručku na stránke osvedčené postupy na zlepšenie pracovného toku v programe Outlook.

Ako zmeniť vzhľad pôvodných správ v programe Outlook

Pri odpovedaní na správu alebo preposielaní správy môžete buď vylúčiť pôvodnú správu, alebo zmeniť jej vzhľad, aby bolo jasnejšie, kde vaša správa končí a kde sa začína tá pôvodná. Môžete tiež pripojiť pôvodný e-mail, ak nechcete, aby bol preplnený.

Ak to chcete urobiť, postupujte podľa pokynov nižšie:

1. V programe Outlook kliknite na Súbor v ľavom hornom rohu.
2. V ponuke na ľavej strane kliknite na možnosti.
3. Vyberte Mail v ľavom paneli.
4. Prejdite nadol na Odpovede a preposlanie časť, kým neuvidíte Pri odpovedaní na správu a Pri preposielaní správy rozbaľovacie ponuky.
5. V predvolenom nastavení budú rozbaľovacie ponuky nastavené na Zahrnúť pôvodný text správy. Napriek tomu ich môžete rozbaliť a vybrať Nezahŕňajte pôvodnú správu, Pripojte pôvodnú správu, Zahrnúť a odsadiť pôvodnú správu, alebo Predpona každému riadku pôvodnej správy.

Tu je to, čo robia tieto ďalšie možnosti:

• Nezahŕňajte pôvodnú správu: Pošlite svoju odpoveď alebo preposlanú správu bez textu z pôvodného e-mailu.
• Pripojte pôvodnú správu: Vložiť text z pôvodného e-mailu ako prílohu.
• Zahrnúť a odsadiť pôvodnú správu: Zahŕňa text z pôvodného e-mailu, ale bude odsadený vpravo – je to ako stlačenie klávesu Tab v každom riadku pôvodnej správy.
• Predpona každému riadku pôvodnej správy: Je to ako odsadenie pôvodnej správy. Ale namiesto prázdneho miesta bude znak, ktorý bude označovať, kde každý riadok pôvodného e-mailu začína.

Ako zmeniť adresu na odpoveď vašej e-mailovej adresy v programe Outlook

Zmena adresy pre odpoveď na e-mail v programe Outlook znamená, že každá odpoveď odoslaná na vybraný účet bude presmerovaná na iný účet.

Postup:

1. V programe Outlook kliknite na Súbor v ľavom hornom rohu.
2. Kliknite na Nastavenia účtu rozbaľte ponuku a potom vyberte Nastavenia účtu.
3. V kontextovom okne kliknite na e-mailovú adresu, ktorú chcete upraviť, a potom kliknite na Zmeniť (je to v ponuke pod kartami). Môžete tiež len dvakrát kliknúť na e-mailovú adresu.
4. V textovom poli vedľa Odpoveď na adresu, zadajte e-mailovú adresu, na ktorú chcete presmerovať e-maily.
5. Kliknite Ďalšie aplikujte zmeny.

Nechajte prispôsobenie odpovedí v Outlooku pracovať za vás

Podľa jednoduchých pokynov uvedených vyššie môžete ľahko prispôsobiť odpovede v programe Outlook. Tento malý sprievodca sotva poškriabe povrch úrovne prispôsobenia, ktoré spoločnosť Microsoft zabudovala do svojho e-mailového klienta. Stačí však, aby ste začali s tým, ako urobiť svoje odpovede čistejšie a efektívnejšie.