Notion sa stal obľúbeným fanúšikom pre profesionálne aj osobné použitie, a to z dobrých dôvodov. Dodáva sa s množstvom funkcií, ktoré sú užitočné pre rôzne veci, od vytvárania jednoduchých zoznamov úloh až po sledovanie stoviek údajov.
Medzi tieto šikovné funkcie patrí jednoduchá tabuľka a tabuľková databáza, ktoré v podstate zobrazujú údaje v tabuľkovej forme. Aj keď vyzerajú podobne, v skutočnosti sú na rozdiel od nich. Pozrime sa na rozdiely medzi týmito nástrojmi a na to, kedy ich môžete použiť.
Čo je jednoduchá tabuľka pojmov?
Jednoduchá tabuľka v Notion je základným spôsobom usporiadania údajov tabuľkovým spôsobom. Tu v podstate pracujete s riadkami a stĺpcami rovnako ako s jednoduchou tabuľkou. Môžete zmeniť usporiadanie riadkov a stĺpcov, pridať nové, upraviť šírku stĺpca a zmeniť prvý riadok/stĺpec na hlavičku s tučným textom a inou farbou pozadia.
Ak sa vám zdá, že tabuľka vyzerá na váš vkus príliš jednoducho, môžete tiež formátovať text v bunkách pomocou dostupné možnosti (farba a pozadie textu, tučné písmo, kurzíva, podčiarknutie, prečiarknutie, kód a rovnica). Do buniek môžete dokonca pridať emotikony a symboly. Medzi ďalšie užitočné veci, ktoré môžete pridať do bunky, patrí odkaz na stránku, dátum, osobu a pripomienku.
Žiaľ, to je dosť na jednoduché tabuľky. Údaje nemôžete zmysluplným spôsobom triediť ani vkladať vzorce do buniek na výpočet obsahu konkrétnych riadkov alebo stĺpcov. V bunkách tiež nemôžete použiť žiadny iný typ údajov, ako sú začiarkavacie políčka a percentá.
Napriek tomu, že jednoduchá tabuľka ponúka málo funkcií, je stále celkom praktická, najmä ak všetko, čo naozaj chcete, je zobrazovať statické údaje organizovanejším spôsobom.
Čo je databáza tabuľky pojmov?
Databáza tabuliek v Notion vyzerá trochu ako jednoduchá tabuľka. Máte riadky a stĺpce, do ktorých môžete umiestniť svoje údaje, a môžete pridať toľko riadkov a stĺpcov, koľko chcete. Na rozdiel od jednoduchých tabuliek však databázy tabuliek obsahujú oveľa viac funkcií.
Po prvé, tabuľková databáza je flexibilná, pokiaľ ide o jej obsah. Nie ste obmedzený na bežný text, dátumy, pripomienky, odkazy na stránky a ľudí. Do bunky môžete pridávať ďalšie vlastnosti, ako sú čísla, začiarkavacie políčka, e-maily, adresy URL, telefóny a dokonca aj súbory.
Existujú aj pokročilejšie vlastnosti, ako sú vzorce, ktoré vypočítavajú obsah konkrétnych buniek, vzťahy ktoré spájajú databázu s inou databázou a roll-up, čo je pokročilejší typ výpočtu v rámci databázy.
Tabuľková databáza môže tiež zmeniť svoju formu. Ak máte pocit, že vaše údaje by mohli byť usporiadané lepšie ako v tabuľke, môžete ich jednoducho zmeniť na nástenku, časovú os, galériu, zoznam alebo kalendár. Zobrazenie dosky je podobné ako tabuľa Kanban, pretože organizuje vaše údaje podľa stavu.
Zobrazenie časovej osi na druhej strane vyzerá ako Ganttov diagram, ktorý predstavuje plány úloh. V zobrazení kalendára sa zobrazujú aj plány úloh, no namiesto časovej osi zobrazuje celý mesiac. Zoznam a galéria sú presne to, čo napovedajú ich názvy: zobrazenie zoznamu zobrazuje údaje v zozname, zatiaľ čo zobrazenie galérie zobrazuje údaje ako galéria fotografií.
Existujú aj iné pokročilé funkcie databázy Notion môžete skontrolovať, ako sú filtre, triedenie a prepojená databáza.
Kedy použiť jednoduchú tabuľku pojmov
Jednoduchá tabuľka sa najlepšie používa pri práci so statickými údajmi, ktoré nevyžadujú žiadne špeciálne zaobchádzanie (napr. výpočty a vzťahy). Povedzme, že potrebujete úhľadnú a organizovanú prezentáciu svojich údajov bez zložitých tlačidiel a nástrojov databázy. Jednoduché stoly môžu stačiť.
Sú tiež veľmi priateľskí pre začiatočníkov. Ak ste v Notion noví, pravdepodobne sa budete cítiť vystrašení zvončekmi a píšťalkami databáz. Namiesto toho, aby ste sa zahlcovali neznámym Terminológie pojmov v databázach stačí prejsť na jednoduché tabuľky a dopracovať sa k databázam.
Príklady použitia pre jednoduché tabuľky Notion
Aby ste mali lepšiu predstavu o tom, kde môžete použiť jednoduché tabuľky, uvádzame niekoľko príkladov:
- Pridelenie miestnosti
- Rozvrh hodín
- Zoznam potravín s množstvom
- Brainstormingová relácia
- Definícia podmienok
- Porovnanie
- Triedny výkaz
- História revízií
Kedy použiť databázu tabuľky pojmov
Tabuľková databáza sa môže hodiť v situáciách, keď potrebujete viac než len základnú prezentáciu údajov. Keďže údaje budete používať namiesto ich len zobrazovania, potrebujete k dispozícii viac funkcií. Tu prichádzajú do úvahy tabuľkové databázy.
Sú užitočné najmä na zachytávanie informácií s opakujúcimi sa kategorickými komponentmi. Jedným príkladom je adresár zamestnancov, kde pravdepodobne zadáte rovnaké údaje pre umiestnenie, rolu a oddelenie viackrát. Namiesto toho, aby ste museli položku zadávať znova a znova, môžete jednoducho použiť vlastnosť Select databázy tabuľky.
Tieto dodatočné vlastnosti vám tiež môžu pomôcť lepšie porozumieť údajom alebo ich zobraziť jasnejšie. Zamestnancov môžete napríklad triediť podľa miesta alebo ich filtrovať podľa roly. Ak ste na to použili jednoduchú tabuľku, museli by ste manuálne skontrolovať umiestnenie a rolu a podľa toho preusporiadať údaje.
Vzorové prípady použitia databázy tabuliek pojmov
Tabuľkové databázy sa tiež odporúčajú na správu projektov a úloh, vytváranie žurnálov a dokonca vytváranie jednoduchých CRM v Notion. Medzi ďalšie významné prípady použitia tabuľkových databáz patria:
- Úložisko
- Cestovná mapa
- Sledovanie rozpočtu
- Správca kontaktov
- Poznámka zo stretnutia
- Sledovač cieľov
- Obsahový kalendár
- Cestovný plánovač
Lepšia organizácia údajov s jednoduchou tabuľkou a databázou spoločnosti Notion
Napriek zjavným rozdielom majú jednoduché tabuľky a databázy tabuliek v podstate jeden cieľ: organizovať údaje spôsobom, ktorý je pre používateľa alebo čitateľa najlepšie zrozumiteľný. Stretnete sa so situáciami, keď jednoduchá tabuľka môže fungovať dobre, ale nastanú prípady, najmä v kancelárskom prostredí, kedy potrebujete databázy tabuliek.
Našťastie pre vás Notion uľahčuje prácu s oboma a najlepšie na tom je, že jedno môžete jednoducho konvertovať na druhé (premeniť jednoduchú tabuľku na databázu tabuliek a naopak). Týmto spôsobom sa nebudete musieť obávať, že začnete s nesprávnym nástrojom, pretože ho môžete ľahko zmeniť na druhý pomocou niekoľkých kliknutí.
