Prečo potrebujete plán produktivity a ako ho vytvoriť

Kultúra zhonu nás všetkých núti myslieť si, že ak chceme dosiahnuť naše finančné (alebo sebazlepšovacie) ciele, musíme do práce vložiť každú svoju poslednú sekundu. Nielenže to poškodzuje naše duševné a fyzické zdravie, ale je to aj kontraproduktívne.

Keď jedinou vecou, ​​na ktorú myslíte, je „urobiť viac“, často vám chýba efektívnosť a presnosť. Aj keď tomu venujete viac hodín, nerobíte toľko práce. To preto, že neplánujete.

Všetci si uvedomujeme dôležitosť plánovania pre úspech akéhokoľvek projektu, ale pokiaľ ide o produktivitu, vrhneme sa do toho bez veľkého rozmýšľania. To je presne dôvod, prečo často zlyhávame pri plnení našich cieľov v oblasti produktivity.

Čo je plán produktivity a prečo je dôležité ho mať?

Zatiaľ čo pojem „plán produktivity“ je samozrejmý, je dôležité dať mu jasnú a stručnú definíciu, aby ste presne vedeli, čo tento pojem znamená:

Plán produktivity načrtáva vaše ciele (krátkodobé aj dlhodobé) a strategicky ich naplánuje počas dní, týždňov alebo mesiacov, aby ste zvýšili svoju produktivitu a zároveň odstránili kľúčové prekážky produktivitu.

Premýšľali ste niekedy nad tým, prečo sledovanie videí na YouTube o hackoch produktivity neskoro večer alebo čítanie článkov o zvyšovaní produktivity neprinieslo ovocie? Nie je to preto, že všetky tieto články a videá poskytujú nesprávne tipy a stratégie.

Všetci máme iné zmýšľanie, ciele a problémy; každý z nás má iný pracovný štýl a pochádza z iného prostredia. Tieto internetové články a videá sú zovšeobecnené a neriešia náš jedinečný súbor problémov a prekážok produktivity.

So správnym plánom produktivity, ktorý máte k dispozícii, nebudete musieť slepo preskakovať z jednej úlohy na druhú. Budete mať správny plán dňa (týždňa alebo mesiaca), vďaka čomu sa budete viac sústrediť na svoje ciele a bude menej pravdepodobné, že sa necháte rozptyľovať. Plánovanie produktivity vám dáva pocit kontroly, takže je menej pravdepodobné, že sa budete cítiť preťažení alebo stresovaní.

Ako vytvoriť plán produktivity

Plánovanie produktivity nie je žiadna veda. Všetko, čo potrebujete, je dostať sa do správneho postoja, pamätať si svoje ciele a vydať sa na cestu s otvorenou mysľou. Všetky dogmy o produktivite „vstávať o 4:00“ alebo „dať si studenú sprchu“ musíte vyhodiť z okna a uvidíte, čo vám vyhovuje.

Keďže plán produktivity je jedinečný pre vaše ciele, temperament a myslenie, neexistujú žiadne prísne pokyny, ako ho vytvoriť. Nasledujúce kroky však poskytujú flexibilný plán procesu, ktorý môžete použiť:

1. Nastavte si SMART ciele

Bezcieľna chôdza vás nikam nedostane. Záznam o svojich cieľoch a úlohách uľahčuje prechod od jednej úlohy k druhej. Preto je dôležité stanoviť si ciele SMART, pretože vám pomôžu sledovať pokrok, zlepšiť motiváciu a zvýšiť produktivitu.

Keď už budete mať svoje ciele na papieri, premyslite si, čo všetko musíte urobiť, aby ste ich dosiahli. To môže zahŕňať úlohy týkajúce sa vašej práce alebo obchodných cieľov, návykov na sebazdokonaľovanie, osobných projektov alebo každodenných povinností. Začnite s čímkoľvek, čo vám príde na myseľ, bez ohľadu na to, aké triviálne sa to zdá, a zoskupte to pod relevantné ciele.

2. Sledujte čas

Sledujte, ako počas dňa trávite čas, aby ste získali predstavu o svojom priemernom dni. Koľko produktívnych hodín denne zvládate? Aké činnosti zaberajú najviac času? Robte to niekoľko dní a budete prekvapení, koľko času zaberie rozptyľovaniu alebo triviálnym aktivitám, ako je kontrola e-mailov alebo informačných kanálov sociálnych médií.

TimeCamp môžete použiť na automatické sledovanie času vášho počítača. Všetko, čo potrebujete, je zaregistrovať sa na ich webovej stránke a stiahnuť si počítačovú aplikáciu a tá začne sledovať váš čas.

3. Analyzujte svoj časový rozvrh a poznačte si výzvy, ktorým momentálne čelíte

Po niekoľkých dňoch sledovania času budete mať dostatok údajov na získanie cenných štatistík. Ak ste používali TimeCamp, prejdite do jeho časového denníka a budete mať podrobný prehľad svojich dní.

Pri analýze denníka času si položte nasledujúce otázky:

• Koľko hodín denne pracujete?
• Koľko času sa venuje sociálnym sieťam?
• Aké činnosti vám zaberajú najviac času?
• Koľko času vám trvalo, kým ste dokončili konkrétnu úlohu?

Odpovede na tieto otázky vám pomôžu všimnúť si prekážky, ktoré vám bránia stať sa produktívnejšími. Keď poznáte problémy, môžete začať uvažovať o ich riešeniach.

Okrem bežných rozptyľovačov, akými sú sociálne médiá, by ste si mali zaznamenať aj iné, zdanlivo nepodstatné veci, ktoré vám môžu brániť vo vyššej produktivite. Opýtajte sa sami seba:

• Zdá sa vám ťažké pracovať neskoro popoludní?
• Cítite sa väčšinou letargický?
• Nespíte správne?

Pri zaznamenávaní výziev by ste mali zostať verní sami sebe. Snažte sa neospravedlňovať sa za svoje neproduktívne správanie.

4. Vytvorte a postupujte podľa plánu

Pomocou štatistík z vašej analýzy vytvorte plán a zvážte svoje ciele. Aj keď je Kalendár Google skvelý na plánovanie, ak nefunguje, zvážte jeho použitie bezplatné alternatívy Kalendára Google na naplánovanie dňa.

V závislosti od vašich cieľov a hodín maximálnej produktivity priraďte vhodné denné alebo týždenné hodiny práci, fitness, oddychu, rodine alebo osobným projektom. Neexistuje žiadne správne alebo nesprávne; všetko závisí od vašich cieľov a osobných preferencií.

Napríklad, ak chcete začať s novým podnikaním, mali by ste venovať niekoľko hodín týždenne práci na svojom podnikaní. Ale ak je vaším cieľom získať skvelé letné telo, skráťte čas strávený na telefóne a naplánujte si viac týždenných cvičení v posilňovni.

Bez ohľadu na to, aké sú vaše ciele, je dôležité dodržiavať realistický plán. Nechcete plánovať každú poslednú sekundu dňa. Váš rozvrh by mal byť dostatočne flexibilný, aby vyhovoval náhlym plánom. A nezabudnite zahrnúť dobre zaslúžené prestávky. Cieľom nie je zostať zaneprázdnený, ale zvýšiť produktivitu.

5. Nájdite svoju ideálnu stratégiu produktivity a držte sa jej

Produktivita nie je pre väčšinu z nás prirodzená. Použitie osvedčených metód však môže tento proces uľahčiť. Tu je niekoľko stratégií produktivity, ktoré môžete použiť vo svojom rozvrhu:

Metóda Ivy Lee

Metóda Ivy Lee je jednoduchá, ale účinná stratégia, ktorú začleníte do svojho rozvrhu. Urobte si zoznam 6 úloh, ktoré musíte každý deň splniť. Zoraďte ich podľa dôležitosti a začnite najdôležitejšou úlohou. Cieľom je dokončiť jednu úlohu naraz.

Keď skončíte s prvou úlohou, prejdite na ďalšiu a potom na ďalšiu, kým nedokončíte zoznam. Ak nedokážete dokončiť všetkých šesť úloh, jednoducho ich presuňte na ďalší deň.

Ak sa chcete dozvedieť viac, tu je podrobný návod ako používať metódu Ivy Lee pre produktivitu bez stresu.

Paretov princíp

Paretov princíp, známy aj ako pravidlo 80/20, je slávna stratégia produktivity, ktorá kladie dôraz na najdôležitejšie úlohy. Podľa Paretovho princípu 20 % (najdôležitejších) úloh prináša 80 % výsledkov.

Použite pravidlo 80/20 na uprednostnenie svojich úloh a zároveň sa zamerajte na požadované výsledky. Identifikujte kľúčové úlohy, ktoré prinesú maximum z týchto výsledkov, a zamerajte sa na dokončenie týchto úloh ako prvé.

Technika Pomodoro

Zvýšte svoju produktivitu s metódou Pomodoro tak, že sa 25 minút zameriate na jednu úlohu a potom si urobíte krátku prestávku. Metóda Pomodoro je ideálna na dokončenie veľkých, náročných úloh. Bude oveľa jednoduchšie zaviazať sa a dokončiť, keď úlohu rozdelíte na niekoľko menších úloh (ktoré môžete dokončiť za 25 minút).

6. Znova analyzujte svoju výkonnosť a experimentujte

Plánovanie produktivity nie je jednorazová záležitosť. Váš prvý plán produktivity nemusí byť taký podrobný alebo efektívny, ako dúfate. Preto je dôležité kontrolovať svoj týždenný a mesačný pokrok.

Zistite, ako dobre funguje váš plán produktivity. Identifikujte všetky prekážky, ktoré ste mohli prehliadnuť, a upravte svoj plán tak, aby ste ich vyriešili. Ak konkrétna stratégia neprináša výsledky, skúste inú a poznačte si výsledky.

Zvýšte svoju produktivitu pomocou plánu produktivity

Ak tipy na produktivitu na internete nefungujú, je čas vytvoriť si prispôsobený plán produktivity. Váš plán by mal riešiť všetky prekážky, ktoré vám bránia v dosiahnutí maximálneho potenciálu. Pri vytváraní plánu nezabudnite naplánovať úlohy s vysokou prioritou, aby ste využili hodiny s maximálnym výkonom.

Aj keď vám plán produktivity určite pomôže, je dôležité, aby ste ho dodržiavali. To znamená vytvoriť pracovné prostredie bez rušivých vplyvov vrátane vášho telefónu. Ak je však dôležité mať svoj smartfón blízko, mali by ste dodržiavať dobré návyky smartfónu.