Čitatelia ako vy pomáhajú podporovať MUO. Keď uskutočníte nákup pomocou odkazov na našej stránke, môžeme získať pridruženú províziu.
Predstavte si, že musíte poslať dôležitý e-mail nadriadenému, klientovi alebo dokonca priateľovi. Napíšete perfektný list a stlačíte odoslať v presvedčení, že dostanete odpoveď pred termínom. Čo by ste urobili, keby sa e-mail nepodarilo doručiť niekoľko minút pred termínom?
Vyššie uvedená situácia popisuje chaos vrátených e-mailov. V tomto článku sa pozrieme na to, čo je vracanie e-mailov, typy vrátených e-mailov, príčiny a ako sa s nimi vysporiadať.
Čo je vrátený e-mail?
Keď ty poslať email ktorý nedoručí, nazýva sa to e-mail bounce. Zvyčajne existuje e-mailová spätná správa, ktorá vás na to upozorní. Vo väčšine prípadov vás informujú aj o príčine vrátenia e-mailu.
Existujú dva typy vrátenia e-mailov – mäkké a tvrdé. Preskúmajme, čo znamenajú.
Mäkký odraz
Soft bounces sú nedoručené e-maily z dočasných príčin. Príčiny mäkkého nedoručenia sú zaplnené poštové schránky, neaktívne poštové schránky, výpadky serverov a príliš veľké e-mailové správy.
Tieto typy odrazov sú menej závažné v porovnaní s tvrdými odrazmi. Často od vás nevyžadujú žiadnu akciu na vyriešenie. Po vyriešení problému, ktorý ho spôsobil, sa automaticky vyriešia.
Hard Bounce
Keď sa e-mail nepodarí doručiť natrvalo, je klasifikovaný ako „tvrdé nedoručenie“. Medzi príčiny tvrdých nedoručení patrí nesprávne napísaná e-mailová adresa, neexistujúce e-mailové ID a zrútený server. Myslite na to ako na situáciu typu „naprosté nie“ alebo „priame odmietnutie“; váš e-mail neprešiel a nikdy neprejde.
Možné dôvody, pre ktoré môžu e-maily odskočiť
Prvým krokom k riešeniu vráteného e-mailu je vedieť, čo ho spôsobilo. Tu je niekoľko možných dôvodov, prečo môže e-mail nedoraziť:
1. Nesprávne napísané alebo neexistujúce e-mailové adresy
Niektoré vrátené e-maily sú označené ako „neexistujúca e-mailová adresa“; to naznačuje, že e-mailová adresa neexistuje. Často to môže súvisieť s pravopisnou chybou v ID e-mailu alebo môže byť e-mail odstránený, ak patrí zamestnancovi, ktorý odstúpil z organizácie.
Je tiež možné, že e-mailová adresa je falošnáalebo náhodne vygenerovaný e-mail vytvorený ľuďmi na odstránenie neporiadku z pôvodného e-mailu. V týchto prípadoch nebudete môcť poslať e-mail na adresu.
2. Problémy so serverom
Niektoré vrátené e-maily môžu byť označené ako „nedoručiteľné“; to možno vysledovať na e-mailový server prijímajúcej e-mailovej adresy. Server je zvyčajne preťažený alebo nedostupný z dôvodu údržby. Ak toto upozornenie dostávate opakovane, e-mailový server mohol byť vypnutý.
3. Plná poštová schránka
E-maily pracujú s úložiskom; rovnakým spôsobom, ako si nemôžete stiahnuť nové aplikácie z obchodu s aplikáciami, keď máte málo miesta, je rovnaký spôsob, ako váš príjemca nebude dostávať vaše e-maily s naplnenou poštovou schránkou.
Toto nie je veľký problém, ak príjemca aktívne používa svoju poštu, pretože nakoniec vyčistí svoju poštovú schránku, aby uvoľnil miesto pre novú.
4. Veľkosť e-mailu
Ďalším dôvodom, prečo sa váš e-mail môže vrátiť, je príliš veľká veľkosť. Toto je bežné, keď má e-mail prílohy. Gmail napríklad neposiela e-maily s prílohami väčšími ako 25 MB. Väčšina populárnych poskytovateľov e-mailu má podobné limity.
5. Zablokovaný účet
Ak vám príjemca zablokoval kontaktovanie, všetky vaše e-maily na túto e-mailovú adresu sa vrátia späť a dostanete o tom upozornenie. Môžu tiež mať vysokovýkonné spamové filtre ktoré blokujú e-maily, ktoré sa môžu zdať podozrivé.
6. Dovolenka/Automatická odpoveď
Keď ľudia idú na dovolenku, radi sa dostanú preč od všetkých a od všetkého, čím umožňujú prístup len malému percentu ľudí. Zvyčajne majú samostatnú linku alebo e-mail, pomocou ktorého ich možno kontaktovať, zatiaľ čo bežné kontaktné kanály sú v režime dovolenky.
Ak zostanú v tomto režime, vaše správy na danú e-mailovú adresu budú opakovane vracať.
Ako vyriešiť vrátený e-mail
Môže byť frustrujúce zistiť, že váš e-mail neprišiel, najmä ak je obsah časovo citlivý alebo dôležitý. Našťastie nemusíte zalamovať ruky a sledovať, kedy sa to stane. Tu sú štyri spôsoby, ako vyriešiť vrátené e-maily a prípadne im zabrániť:
1. Dvakrát/skontrolujte e-mailové ID
Jedným z najčastejších dôvodov nedoručenia e-mailov je nesprávne napísané alebo neexistujúce ID e-mailu. Pred stlačením tlačidla Odoslať je dobrým zvykom skontrolovať e-mailové ID príjemcu. Keď ste si istí, že máte správnu adresu, automaticky to odstráni ako príčinu nedoručenia e-mailu.
Nezaškodí ani potvrdenie, že máte správnu adresu od vlastníka, keď ho dostanete.
2. Aktualizovať informácie
Zvyknite si aktualizovať svoje kontaktné údaje. Situácia jednotlivcov sa často mení a vaše kontakty môžu stratiť prístup k svojim e-mailovým adresám alebo ich zmeniť. Pravidelne oslovujte svoje kontakty, aby ste sa uistili, že informácie, ktoré máte pri sebe, sú aktuálne. Tým sa zníži počet vrátených e-mailov, s ktorými sa stretnete.
3. Dodržujte pravidlá zasielania pošty
Už sme spomenuli, že niektoré e-maily sa nedoručia, pretože ich veľkosť je neuveriteľne veľká. Gmail obmedzuje veľkosť vašich príloh na 25 MB a ostatní poskytovatelia e-mailu majú podobné limity. Oboznámte sa s rôznymi pravidlami, ktorými sa riadi váš e-mailový server.
Upozorňujeme tiež, že máte k dispozícii niekoľko spôsobov e-mailom veľké prílohy bez problémov.
4. Formátujte svoje e-maily
Toto preskočí myseľ prakticky každého z nás, ale je dôležité, aby vaša pošta nebola písaná ako spam. Všetky e-mailové servery majú spamové filtre, ktoré bránia tomu, aby ich používatelia boli bombardovaní obsahom, ktorý sa ich netýka.
Môžete použiť online zdroje, ako sú tester.com a isnotspam.com, aby ste skontrolovali svoj e-mail, či neobsahuje spam.
5. Odoslať e-mail neskôr
V prípade výpadku servera príjemcu by ste mali počkať nejaký čas na opätovné odoslanie e-mailu, a ak je server zálohovaný, váš e-mail bude doručený. Ak to bude trvať dlhšie, možno budete musieť kontaktovať kontaktnú podporu poskytovateľa e-mailu príjemcu a informovať ho o vašej situácii.
Váš email Bounce nie je koniec sveta
Aj keď vracanie e-mailov nie je vždy dôvodom na poplach, stále môže byť dosť nepríjemné, keď posielate dôležitý e-mail a ten sa nedoručí. Môže to dokonca spôsobiť, že sa budete obávať, či príjemca vašu správu vôbec dostal alebo nie – ale neznepokojujte sa.
Situáciu môžete vyriešiť bez toho, aby ste spôsobili príliš veľa úzkosti, pomocou opráv uvedených v tomto článku. Existujú aj ďalšie veci, ktoré môžete urobiť na sledovanie e-mailov.
