3 spôsoby, ako si zorganizovať hľadanie práce pomocou tabuliek programu Excel

Hľadanie práce na dnešnom trhu je často zložitý proces. Bez vhodných organizačných stratégií sa hľadanie zamestnania môže rýchlo stať komplikovaným neporiadkom. Kombinovanie tisícok pracovných výsledkov na viacerých webových stránkach a posielanie stoviek životopisov e-mailom sa môže rýchlo stať mätúcimi.

Udržiavanie organizovaného hľadania zamestnania je nevyhnutné pre uchádzačov o zamestnanie, ktorí chcú získať novú kariérnu príležitosť. Usporiadanie potenciálnych úloh na základe kategórie, zoškrabanie webu na vytvorenie filtrovateľného zoznamu výsledkov a automatizácia e-mailov môže tento proces zjednodušiť. Našťastie, Excel prichádza s niekoľkými funkciami, ktoré vám pomôžu spravovať váš lov a udržiavať vaše aplikácie v poriadku.

1. Usporiadanie úloh podľa kategórií v Exceli

Ak vaša honba za prácou vyžaduje, aby ste prehľadávali viac ako jeden typ odvetvia, je nevyhnutné, aby ste ich zoradili podľa kategórie. Poslanie nesprávneho životopisu na otvorenie môže znamenať, že sa nedostanete na pohovor.

Pre každú pozíciu, na ktorú sa uchádzate, ju pridajte do priebežného zoznamu v tabuľke Excel. Uveďte názov pozície, spoločnosť, kategóriu práce a kontaktný bod v rámci spoločnosti, ak ho máte.

S kategorizovanými pozíciami môžete urobiť niekoľko vecí, aby ste sa uistili, že s ďalšími aplikáciami neurobíte žiadne chyby. Pokiaľ ide o uchádzanie sa o viac ako jeden typ práce, musíte mať životopis a motivačný list pre každú z nich.

Môžete si ich buď vopred vytvoriť a nechať kópie čakajúce na odoslanie, alebo môžete použite funkciu SUBSTITUTE v Exceli na ich automatické generovanie.

Ak máte pripravených viacero kópií svojho životopisu a motivačného listu, môžete si zjednodušiť prístup k tej správnej v správnom čase. Niekoľko vnorených funkcií IF alebo jednoduchá funkcia SWITCH môže zabezpečiť, že neposielate nesprávne kópie.

=SPÍNAŤ(F2, "Sieť", ResumeList! A1, "vývoj", ResumeList! A2, "Podpora", ResumeList! A3, "Všeobecné IT", ResumeList! A4, ResumeList! A1)

Pomocou funkcie, ako je tá vyššie, môžete vytiahnuť odkazy na životopisy uložené na inom hárku. Excel však uľahčuje vytvorenie jednej šablóny a potom použite funkciu SUBSTITUTE v Exceli na vykonanie ťažkých úloh.

Vkladanie viacerých funkcií SUBSTITUTE do jedného vzorca vám umožňuje rýchlo a jednoducho vytvárať komunikáciu prostredníctvom formulárov. Reťazenie viacerých podmienok SUBSTITUTES a IF alebo SWITCH môže transformovať šablónu alebo sériu šablón na úvodné alebo následné e-maily.

Excel dokáže vziať sériu šablón, ako sú tie nižšie, a previesť ich na kompletný e-mail pripravený na odoslanie.

Pomocou rýchlej funkcie môžete každú z týchto šablón skombinovať do jedného súdržného sprievodného listu.

Každá bunka používa na vytvorenie textu sadu jednoduchých substitúcií, ako je tá z G2:

=SUBSTITUTE(Hárok4!A1, "{ kontaktné meno }", C2)

Tu je meno kontaktu pre pozíciu uložené v C2. Podmienkové podmienky môžete použiť aj na zmiešanie rôznych šablón v závislosti od kategórie každej pozície alebo konkrétnych slov v názve roly.

Formátovanie v konečnom produkte je možné dosiahnuť pomocou funkcie CHAR(10) na vytváranie zalomení riadkov. Všetky odseky môžete zabaliť do funkcie CONCAT a vytvoriť tak hotový e-mail:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Hárok4!A5, CHAR(10), Hárok4!A6)

2. Použitie Excelu na analýzu zoškrabaných webových údajov

Väčšina pracovných stránok vám umožní filtrovať pozície pomocou niekoľkých základných možností, napríklad na základe titulu, polohy a zručností. Použitie dodatočných filtrov na tieto výsledky vám môže pomôcť vyťažiť maximum z každej aplikácie.

Funkcie Excelu uľahčujú použitie pokročilého filtrovania na zoznam potenciálnych výsledkov úloh. Môžete automaticky odstrániť akúkoľvek prácu s platom pod konkrétnou hranicou alebo zahrnúť iba úlohy vyžadujúce špecifické zručnosti. Excel vám umožní použiť na množinu údajov toľko filtrov, koľko chcete, aby ste získali čo najrelevantnejšie výsledky.

Prvá vec, ktorú budete potrebovať, je zoznam úloh z rôznych stránok, ktoré sa pokúšate vyhľadať. Najrýchlejší spôsob, ako získať tento zoznam, je použiť a rozšírenie prehliadača Google Chrome na sťahovanie webu alebo aplikácie. Na internete je k dispozícii množstvo skvelých možností, ktoré sa rýchlo nastavujú a sú užívateľsky prívetivé.

Ak hľadáte bezplatnú možnosť, Tabuľky Google ponúkajú vstavanú funkciu IMPORTXML, ktorú možno použiť na zoškrabanie webových údajov.

Po stiahnutí množiny údajov ju budete musieť importovať do Excelu. Excel obsahuje vstavaný importér XML, ktorý môže zjednodušiť sťahovanie veľkých zoškrabaných množín údajov. Použite funkciu importu sprístupnenú po tom, čo odomkol túto skrytú kartu vývojára na stužkovej.

Počas importu sa zobrazí výzva na nastavenie novej množiny údajov. Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, snažte sa počas importu čo najviac normalizovať údaje. Uistite sa, že rovnaké údaje z každej lokality končia v rovnakom stĺpci, najlepšie v rovnakom formáte.

Po úplnom importe údajov môžete použiť funkciu filtra programu Excel na rýchle zoradenie zoznamu potenciálnych zákazníkov. To vám poskytne jemnú kontrolu nad výsledkami vyhľadávania, čo vám umožní prihlásiť sa len na najrelevantnejšie pozície.

3. Automaticky odosielať komunikáciu z Excelu

Na dnešnom trhu práce nie je možné získať prácu bez toho, aby ste nemohli rozoslať stovky e-mailov. Schopnosť automatizovať proces je nevyhnutná. Skvelým prvým krokom je generovanie formulárovej komunikácie. Najlepšou možnosťou je však odosielať e-maily priamo z Excelu.

Existujú dva rôzne spôsoby, ako to dosiahnuť v programe Excel. Komplexnejší spôsob je pomocou VBA na vytvorenie makra, ktoré dokáže odosielať e-maily z Excelu. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je použiť vstavanú funkciu HYPERLINK v Exceli.

HYPERLINK umožňuje používateľom vytvárať odkazy, ktoré otvoria ich predvolenú poštovú aplikáciu a predvyplnia správu. Funkcia môže vyplniť odoslaný e-mail, predmet, telo e-mailu a v prípade potreby aj CC pre e-mail.

Vytvorenie automatického e-mailového odkazu je ľahké dosiahnuť pomocou funkcie, ako je táto:

=HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?subject=" & E2 & "&body=" & F2, "Poslať email")

Funkcia bude vytvoriť prepojenie v Exceli že po kliknutí sa otvorí váš e-mailový klient s už vyplneným celým e-mailom, ktorý potrebujete odoslať. Všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na tlačidlo odoslať.

Pomocou funkcie HYPERLINK a automaticky generovanej korešpondencie zhora môžete jednoducho odosielať hromadné e-maily.

Excel je ideálny spôsob, ako organizovať hľadanie práce

Nástroje Excelu môžu organizovať vaše hľadanie práce a zvýšiť šance, že sa vaše aplikácie dostanú do správnych rúk. Od rýchleho prispôsobenia komunikácie formulárov pre každú pozíciu až po automatické odosielanie e-mailov, Excel vám môže jednoducho pomôcť pri hľadaní práce.

Môže udržiavať vaše žiadosti organizované a filtrovať potenciálne pracovné miesta, aby ste sa uistili, že sa uchádzate len na tie najvhodnejšie pozície s najcielenejšou verziou vášho životopisu.