Ako používať metódu Ivy Lee v Microsoft To Do

Je bežné, že sa pozriete na svoj zoznam úloh a premýšľate, kde začať. Keď je toho toľko, výber počiatočného bodu každé ráno môže byť náročný – nehovoriac o strese.

Pomocou metódy Ivy Lee na plánovanie svojich úloh budete presne vedieť, kde začať každý deň. A spárovaním s jednoduchými rozloženiami kontrolných zoznamov v Microsoft To Do získate solídny proces správy úloh. Chcete sa dozvedieť ako? Najprv sa ponoríme do stručného vysvetlenia metódy Ivy Lee.

Čo je metóda Ivy Lee?

Metóda Ivy Lee je vynikajúci spôsob, ako sa zbaviť stresu z každodenného plánovania. Tu je rýchly prehľad toho, ako to funguje:

• Každý večer si zapíšte šesť úloh, na ktoré sa budete sústrediť nasledujúci deň.
• Uveďte ich v poradí, pričom na prvé miesto dajte položky s vyššou prioritou.
• Nasledujúci deň si prepracujte zoznam a začiarknite položky.
• Ak dokončíte svoj zoznam, vyhnite sa pridávaniu ďalších úloh – možno využite čas na dohnanie menších vecí alebo oddychu.
instagram viewer
• Čokoľvek zostane na vašom zozname, preneste si to na ďalší deň, keď budete písať nový zoznam.

Ide o to, že budete presne vedieť, kde začať nasledujúci deň a aká úloha bude nasledovať. Ak ty porovnajte Apple Reminders, Google Keep a Microsoft To Do, všimnete si, že všetky ponúkajú formát kontrolného zoznamu. Ale zdá sa, že to bolo určené pre metódu Ivy Lee, vďaka jej Môj deň a Úlohy zobrazenia zoznamu.

Mohli by ste sa čudovať, čo sa stane so všetkými vašimi ostatnými úlohami, šiestimi, ktoré nie sú na dennom zozname. My Day a Tasks spolupracujú, aby zabránili tomu, aby veci prepadli cez trhliny. Môj deň je váš denný zoznam a Úlohy sú pre všetko ostatné. Môžete to nazvať váš backlog.

Vytvorenie Backlogu v Microsoft To Do

Nevybavená položka je miesto, kde ukladáte všetky svoje úlohy. Môže to znieť chaoticky, ale nie je potrebné byť príliš podrobný. Myslite na pracovné úlohy, domáce práce a projekty, ktoré sa nestávajú súčasťou vašej každodennej rutiny. Napríklad korektúra správy alebo písanie marketingového návrhu, nekontrolovanie e-mailov alebo umývanie riadu.

Keď sa o úlohe dozviete, pridáte ju do svojho backlogu, kde sa na ňu nezabudne, nebude vás rozptyľovať a je kedykoľvek ľahko dostupná.

Perfektné miesto pre vaše nevybavené veci v Microsoft To Do je na karte Úlohy. Nájdete ho na bočnom paneli vľavo. Vytvorenie zoznamu úloh je také jednoduché, ako zadanie položiek, ktoré chcete zahrnúť do zoznamu pridať úlohu pole a stlačením klávesu Enter.

Ak chcete k úlohám pridať ďalšie podrobnosti, kliknite na tú, ktorú chcete rozbaliť, a otvorí sa pravý bočný panel. Tu môžete:

• Pridajte úlohu do zoznamu Môj deň.
• Vytvárajte pripomienky.
• Dajte svojej úlohe termín.
• Dajte to na opakovanie – urobte z toho opakujúcu sa úlohu denne, týždenne, mesačne, ročne alebo na mieru.
• Zaraďte si úlohy do kategórií.
• Priložiť súbor.
• Napíšte poznámku.

Nemusíte byť príliš podrobní, ale budete chcieť zahrnúť dostatok informácií o úlohe, aby ste si neskôr zapamätali podrobnosti. Toto je obzvlášť dôležité pre položky, ktoré môžu chvíľu sedieť vo vašom nevybavenom tovare.

Keď si zapíšete všetky svoje úlohy, použijete svoj nevybavený zoznam na plánovanie svojho denného zoznamu úloh.

Písanie svojho denného zoznamu úloh v aplikácii Microsoft To Do

Rovnako ako nevybavené položky, aj Microsoft To Do ponúka ideálne miesto pre váš denný zoznam Môj deň tab. Nájdete ho v ľavom bočnom paneli v hornej časti. Je dôležité mať na pamäti, že váš zoznam sa po zmene dátumu automaticky vymaže, takže nebudete chcieť presúvať položky, keď si vyberiete, čo chcete urobiť nasledujúci deň.

Namiesto toho pri kontrole položiek vo svojom nevybavenom zozname kliknite na hviezdičku na šiestich položkách, na ktorých chcete pracovať.

Ráno kliknite na úlohy, ktoré chcete presunúť, a vyberte Pridať do môjho dňa urobiť tak. Zostanú tiež vo vašom nevybavenom zozname alebo na karte Úlohy so štítkom Môj deň. Keď Microsoft To Do vymaže všetky nedokončené položky, môžete ich rýchlo znova nájsť vďaka hviezdičkám, ktoré ste na ne predtým umiestnili.

Určite by bolo jednoduchšie, keby sa váš zoznam nevymazával každú noc, no vďaka tomu máte čas na prehodnotenie svojich úloh ráno a tiež nový začiatok každého dňa. V rámci vášho Môj deň môžete kliknúť a presunúť položky sem, aby ste im určili prioritu. Kliknutím sa tiež môžete znova pozrieť na niektoré položky vo vašom backlogu Návrhy v pravom hornom rohu.

Keď začiarknete úlohu, nájdete ju v Dokončené časti na karte Úlohy. Okrem toho môžete zapnúť Dokončené inteligentný zoznam v nastaveniach – ozubené koliesko v pravom hornom rohu obrazovky – na zobrazenie dokončených úloh na bočnom paneli.

Môžete nájsť iný počet úloh, ktoré vám budú vyhovovať. Žiadny pot, ak nemôžete nájsť šesť každý deň, najmä ak viete, že ich nedokončíte toľko.

Inteligentné zoznamy na použitie spolu s metódou Ivy Lee v Microsoft To Do

Existujú mnoho produktívnych spôsobov používania Microsoft To Do. Okrem jednoduchého usporiadania zoznamov úloh ponúka Microsoft To Do inteligentné zoznamy, ktoré vám pomôžu udržať si poriadok a robiť veci. Tieto sú obzvlášť užitočné, ak si chcete ponechať ďalšie zoznamy pre pripomienky, nápady alebo náhodné veci, aby ste im zabránili zahltiť váš zoznam úloh alebo nevybavené veci.

Tu je to, čo robia:

• Dôležité—kliknutím na hviezdičku vedľa ľubovoľnej položky ju hodnotíte ako dôležitú. Microsoft To Do potom tieto úlohy zaokrúhli na kartu Dôležité v aplikácii, takže ich všetky nájdete na jednom mieste. To je užitočné najmä vtedy, ak je váš nevybavený záznam dlhý a chcete rýchlo nájsť svoje položky označené hviezdičkou.
• Plánované—Microsoft To Do tiež zhromažďuje všetky položky, ktorým priradíte dátum na karte Plánované. Tu nájdete svoje úlohy v skupinách ako napr Dnes, zajtra, Budúci týždeň, a Neskôr.
• Priradené mne – ak spolupracujete s ostatnými v Microsoft To Do alebo Microsoft Planner, môžete tu tiež skontrolovať úlohy, ktoré vám delegovali.
• Všetky– tento inteligentný zoznam zobrazuje všetky úlohy, ktoré vytvoríte v aplikácii Microsoft To Do.
• Dokončené— miesto pre všetky vaše hotové úlohy. Po začiarknutí položky ju nájdete tu alebo v Dokončené časti jeho zoznamu.

Ak nechcete, aby sa jedna alebo žiadna z nich zobrazovala na vašom bočnom paneli, môžete ich vypnúť v nastaveniach pod ikonou ozubeného kolieska vpravo hore. Okrem toho môžete automaticky skryť prázdne inteligentné zoznamy a skryť názvy bočných panelov z pripojených aplikácií –Plánovač a Označený e-mail.

Schopnosť skryť to, čo nepoužívate, prináša väčšiu pozornosť funkciám, ktoré používate. Týmto spôsobom venujete pozornosť iba tomu, čo je najdôležitejšie, a je menej pravdepodobné, že úlohy prehliadnete alebo zabudnete.

Zabráňte tomu, aby sa úlohy dostali medzi trhliny s Microsoft To Do

Microsoft To Do má takmer pocit, že jeho vývojári mysleli na metódu Ivy Lee. Jeho karty Úlohy a Môj deň sa spárujú, aby vám poskytli bezproblémový denný zoznam, ktorý vám pomôže urobiť plánovanie hračkou. Ak si potrebujete vziať svoj zoznam úloh na cesty, jednoducho si stiahnite mobilnú aplikáciu. Ešte lepšie je, že Microsoft To Do je k dispozícii bezplatne s účtom Microsoft.