Príručka pre začiatočníkov k automatizácii ClickUp

ClickUp je robustný nástroj na riadenie úloh a projektov, ktorý môžete ešte viac zvýšiť pomocou automatizácie pracovného toku. Vďaka tejto funkcii nemusíte znášať nudné a opakujúce sa úlohy – ClickUp to urobí za vás.

Všetko, čo musíte urobiť, je nastaviť automatické pokyny na vykonanie toho, čo musíte urobiť. Tým sa odstránia chyby, zrýchli sa pracovný postup a ušetrí sa čas na sústredenie sa na veci, na ktorých skutočne záleží. A viete čo je na tom najlepšie? Nevyžaduje sa žiadna skúsenosť s kódovaním!

Poďme sa teda ponoriť hlbšie do ClickUp Automations a uvidíme, ako môže zvýšiť vašu produktivitu.

Čo je ClickUp Automations?

The ClickUp Automatizačný nástroj je výkonná sada funkcií, ktoré vám umožňujú automatizovať opakujúce sa úlohy a zefektívniť váš pracovný tok. Každá automatizácia vytvorená v ClickUp obsahuje tri komponenty: spúšťač, podmienku a akciu.

1. Spúšťač

Udalosť, ktorá aktivuje automatizáciu. Spúšťačom môže byť čokoľvek od vytvorenia novej úlohy až po príchod v termíne.

2. Podmienka (voliteľné)

Do spúšťača je možné pridať ďalšie ovládacie prvky – a musia byť splnené – na aktiváciu automatizácie. Môžete napríklad chcieť automatizovať úlohu len vtedy, ak je priradená konkrétnemu členovi tímu alebo má konkrétny termín dokončenia.

3. Akcia

Toto sa stane, keď budú splnené podmienky a spúšť. Môže to byť čokoľvek od odoslania e-mailového upozornenia až po aktualizáciu stavu úlohy. Môžete nastaviť toľko akcií, koľko chcete.

Ako aktivovať ClickUp Automations

Predtým, ako budete môcť nastaviť akúkoľvek automatizáciu vo svojom pracovnom priestore ClickUp, musíte ju povoliť automatizácie v Kliknite na položku Aplikácie. K aplikácii ClickApps sa dostanete z hlavného navigačného panela alebo z hornej navigácie pracovného priestoru.

1. Kliknite na svoj ikona profilu na bočnom navigačnom paneli.

2. Vyberte Kliknite na položku Aplikácie z kontextovej ponuky.

Prístup k ClickApps z vašej pracovnej oblasti

1. Kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky Prispôsobiť tlačidlo v pravom hornom rohu pracovného priestoru.

2. Vyberte Kliknite na položku Aplikácie z rozbaľovacieho zoznamu.

Keď sa otvorí stránka ClickApps, uistite sa automatizácia je umožnené. Potom kliknite na SPÄŤ tlačidlo pre návrat na predchádzajúcu stránku.

Ako nastaviť základnú automatizáciu ClickUp

Pred nastavením automatizácie ClickUp sa uistite, že sa nachádzate v konkrétnom priestore, priečinku alebo zozname, kde chcete automatizáciu použiť.

Ak ste novým používateľom ClickUp a chcete pochopiť rozdiel medzi pracovnými priestormi, priestormi, priečinkami a zoznamami, príručka pre začiatočníkov k terminológii ClickUp vám pomôže odstrániť akékoľvek pochybnosti a zmätok.

Teraz, keď ste povolili automatizáciu, Prispôsobiť tlačidlo vo vašej pracovnej oblasti sa zmení na Automatizovať, na ktorý môžete kliknúť, aby ste otvorili stránku automatizácie.

V rozbaľovacích možnostiach kliknite na Pridať automatizáciu.

Na vytvorenie automatizácie použite šablóny automatizácie

Presne tak, ako môžete pridajte šablóny projektu ClickUp do svojho pracovného priestoru Ak chcete rýchlo spustiť svoje projektové plány, môžete si tiež vybrať z knižnice automatizačných šablón a nastaviť svoju prvú automatizáciu. Tieto šablóny boli zoskupené pod Kategórie a integrácií v ľavej časti stránky Automatizácia.

Zatiaľ čo automatizácie uvedené v časti Kategórie sú základné a ovplyvňujú zmeny iba interne, automatizácie v časti Integrácie vám umožňujú vykonávať priame zmeny súvisiace s externými aplikáciami. ClickUp v súčasnosti podporuje priamu automatizáciu iba s nasledujúcimi aplikáciami:

• Bugsnag
• Calendly
• Email
• GitHub
• Hubspot
• Twilio

Môžete si teda vybrať ktorúkoľvek zo skupín automatizácie z ľavého panela, potom vybrať konkrétnu automatizáciu súvisiacu so skupinou napravo, prispôsobiť ju svojim potrebám a uložiť.

Vytvorte automatizáciu od nuly

Môžete sa tiež rozhodnúť vytvoriť vlastnú automatizáciu od začiatku. Ak chcete začať, kliknite na + Vlastná animácia tlačidlo v pravom hornom rohu stránky automatizácie.

Pod Kedy časti, musíte nastaviť spúšťaciu udalosť (na obrázku nižšie označená ako „1“). Niektoré z dostupných možností spúšťania zahŕňajú:

• Úloha vytvorená,
• zmeny príjemcu,
• zmeny stavu,
• Prioritné zmeny,
• Zmeny dátumu splatnosti,
• Zmeny dátumu začiatku atď.

Môžete zadať akékoľvek podmienky (označené ako „2“ na obrázku vyššie), ktoré musia byť splnené – v tomto prípade žiadne – na spustenie akcie (akcií).

A pod Potom pridajte akcie (označené ako "3"), ktoré by sa mali uskutočniť po splnení spúšťacej udalosti a podmienok. Niektoré z akcií, z ktorých si môžete vybrať, zahŕňajú:

• Vytvorte úlohu,
• Vytvorte podúlohu,
• Zmeniť prioritu,
• Zmeniť príjemcov,
• Pridať komentár,
• Odstrániť úlohu atď.

Po dokončení kliknite na Vytvorte tlačidlo na uloženie a aktiváciu automatizácie.

Mali by ste si uvedomiť, že bezplatné a neobmedzené plány ClickUp vám neumožňujú pridať podmienky a viac ako jednu akciu do vášho nastavenia automatizácie. Na odstránenie tohto obmedzenia si budete musieť zakúpiť plán Business, Business Plus alebo Enterprise.

Ako spravovať automatizáciu ClickUp

Pri nastavovaní nových automatizácií prebieha pod Prehľadávať spravovanie automatizácie sa vykonáva pod Spravovať tab.

Keď ste tu, môžete k svojej automatizácii pridať popis (označený ako „1“), aby ste vysvetlili jej funkciu alebo poskytli kontext komukoľvek inému, kto si môže prezerať váš pracovný priestor. Môžete tiež vypnúť automatizáciu (označenú ako „2“) a pozastaviť ju bez vymazania.

Keď umiestnite kurzor myši na automatizáciu, môžete ju duplikovať, upraviť alebo odstrániť.

Ak pracujete s dlhými zoznamami automatizácie, ClickUp uľahčuje nájdenie ktorejkoľvek z nich tým, že poskytuje viacero možností filtrovania.

Najprv môžete filtrovať podľa Aktívne a Neaktívne automatizácie. Keď zakážete akúkoľvek aktívnu automatizáciu, prejde do neaktívnej časti.

Automatizácie môžete filtrovať aj podľa priestorov, priečinkov alebo zoznamov, v ktorých boli vytvorené.

Nakoniec môžete filtrovať podľa spúšťača, stavu alebo akcie automatizácie a tiež podľa osoby, ktorá ju naposledy aktualizovala alebo vykonala zmeny.

Ako sledovať používanie automatizácie

Aj keď v ClickUp môžete vytvárať neobmedzené automatizácie, počet ich spustení je obmedzený. Takže kedykoľvek sa na pozadí vykoná automatická akcia, započíta sa do vášho používania, ktoré možno sledovať pod Použitie tab.

Bezplatný plán je obmedzený na spustenie 100 automatizovaných akcií každý mesiac. Počas bezplatného plánu si nemôžete zakúpiť ďalšie automatizácie, preto si musíte najprv zakúpiť platený plán. Tu je maximálny počet povolených automatických akcií pre každý platený plán.

• Neobmedzené: 1 000/mesiac
• Obchod: 10 000/mesiac
• Business Plus: 25 000/mesiac
• Podnik: 250 000/mesiac

Aby sme vám pomohli udržať si prehľad o využívaní, ClickUp odosiela vlastníkom a správcom pracovného priestoru upozornenia na používanie prostredníctvom e-mailu, keď využitie pracovného priestoru dosiahne 90 % a 100 %. Ak dosiahnete limit používania a chcete si zakúpiť ďalšie automatizácie, stojí to 19,99 USD za ďalších 1 000 akcií mesačne, 99,99 USD za ďalších 10 000 a 299,99 USD za ďalších 100 000 akcií.

Pracujte inteligentnejšie, nie ťažšie, s automatizáciou ClickUp

ClickUp Automations je jednoduchá, ale výkonná funkcia, ktorá pomôže odstrániť opakujúce sa úlohy a zvýšiť celkovú produktivitu. Ak budete postupovať podľa krokov uvedených v tejto príručke pre začiatočníkov, budete na dobrej ceste zvládnuť ClickUp Automations a transformovať svoju prácu. A ak to chcete posunúť na vyššiu úroveň, šablóny ClickUp sú skvelým spôsobom, ako to urobiť.