Kompletný sprievodca 15+ aplikáciami Google Workspace

Google Workspace (predtým G Suite) je integrovaný balík webových aplikácií navrhnutých na zefektívnenie pracovných postupov a zvýšenie produktivity pre jednotlivcov, tímy a firmy.

Pravdepodobne poznáte niektoré z populárnych aplikácií Google Workspace, ako sú Gmail a Dokumenty Google. Možno si však neuvedomujete, že v tomto pracovnom priestore je momentálne 18 aplikácií – z ktorých každá slúži jedinečnému účelu a ponúka množstvo funkcií na zvýšenie vašej efektivity a spolupráce s ostatnými.

V tomto článku sa podrobne ponoríme do každej z týchto aplikácií, čo robia, a prediskutujeme niektoré z ich najlepších funkcií.

Gmail je e-mailový nástroj, ktorý vám umožňuje vytvárať jedinečné e-mailové adresy (ktoré končia at_gmail.com alebo vlastnú doménu) na odosielanie a prijímanie e-mailov. Môžete tiež použiť funkcie, ako sú prioritná doručená pošta, filtre, obľúbené položky a štítky na správu e-mailov a zníženie neporiadku. Vytvorenie účtu Gmail je bezplatné a ak ho ešte nemáte, môžete sa to naučiť

nastaviť nový účet Gmail pre seba alebo pre iných.

Najlepšie funkcie Gmailu:

• Zrušte odoslanie správy do 30 sekúnd po kliknutí na „odoslať“.
• Bezproblémovo sa integruje s ostatnými aplikáciami Workspace, ako sú Disk, Kalendár a Meet.
• Pokročilé algoritmy filtrovania spamu na automatickú identifikáciu a filtrovanie škodlivých e-mailov.
• Prispôsobte si Gmail prepojením s externými aplikáciami z Google Workspace Marketplace.

Google Meet (predtým Hangouts) je verzia Zoom od Googlu – nástroj na videokonferencie na organizovanie virtuálnych stretnutí a webinárov s priateľmi, spolupracovníkmi alebo klientmi. Stretnutie môžete začať okamžite, vytvoriť ho na neskôr alebo ho naplánovať v Kalendári Google. Ak potrebujete pomoc, ako to urobiť, pozrite si toto kompletný sprievodca usporiadaním stretnutí v službe Google Meet.

Najlepšie funkcie Google Meet:

• Funkcie zapájania, ako je zdvihnutie ruky, posielanie emotikonov a četovanie.
• Zdieľajte dokumenty, prezentácie a ďalšie dokumenty pomocou funkcie zdieľania obrazovky.
• Poskytuje titulky v reálnom čase vo viac ako 10 jazykoch vrátane angličtiny, francúzštiny a taliančiny, pričom ďalšie pribúdajú.
• Komplexná knižnica vizuálnych efektov na použitie filtrov a rozmazanie alebo zmenu pozadia.

Google Chat je nástroj na odosielanie správ, ktorý funguje ako centralizované centrum pre bezproblémovú komunikáciu a spoluprácu v rámci ekosystému Google Workspace. Umožňuje tímom pripojiť sa, komunikovať a zdieľať súbory v reálnom čase, čím podporuje efektívne projektové diskusie a zvyšuje produktivitu.

Najlepšie funkcie služby Google Chat:

• Integruje sa s Diskom, Dokumentmi, Tabuľkami a Prezentáciami na vytváranie a zdieľanie súborov.
• Natívna funkcia Úlohy na vytváranie a priraďovanie úloh členom tímu.
• Uskutočnite videorozhovory spustením okamžitého stretnutia pomocou funkcie Pridať videokonferenciu.
• Dostávajte e-mailové upozornenia, keď sa o vás niekto zmieni (pomocou @zmienky) alebo vám pošle priamo správu.

Kalendár Google je nástroj, ktorý vám umožňuje plánovať udalosti, koordinovať stretnutia a sledovať dôležité termíny. Môžete si vytvoriť viacero kalendárov pre rôzne aspekty vášho osobného alebo profesionálneho života a prepínať medzi kalendármi, aby ste si prezerali konkrétne udalosti alebo mali prehľad o všetkých svojich aktivitách.

Najlepšie funkcie Kalendára Google:

• Zdieľajte kalendáre s ostatnými, aby si mohli prezerať alebo plánovať stretnutia.
• Nastavte si prispôsobené pripomienky na prijímanie upozornení (cez mobil alebo e-mail) pred udalosťami alebo úlohami.
• Dokonale sa synchronizuje s aplikáciou Kalendár na vašom mobilnom zariadení, takže môžete zostať v spojení a mať aktuálne informácie.
• Získajte prístup k vopred pripraveným kalendárom so štátnymi sviatkami pre každú krajinu a jednoducho si ich pridajte do svojho kalendára.

Disk Google je platforma cloudového úložiska, ktorá umožňuje jednotlivcom, tímom a firmám ukladať, pristupovať a zdieľať súbory z akéhokoľvek zariadenia – pokiaľ máte internetové pripojenie. Všetky súbory, ktoré vytvoríte v Dokumentoch, Tabuľkách, Prezentáciách alebo Formulároch Google, sa automaticky ukladajú tu. Môžete tiež nahrať súbory z počítača a spravovať všetky svoje dokumenty ich zoskupením do priečinkov a podpriečinkov.

Najlepšie funkcie Disku Google:

• Ponúka 15 GB úložného priestoru pre bezplatných používateľov, ktorý zdieľajú Disk Google, Gmail a Fotky Google.
• Zobrazujte a upravujte svoje súbory na cestách pomocou mobilnej aplikácie Disk, ktorá je k dispozícii na zariadeniach so systémom Android a iOS.
• Ponúka offline prístup k vašim súborom, takže s nimi môžete pracovať bez internetového pripojenia – zmeny sa automaticky synchronizujú, keď sa znova pripojíte na internet.

Dokumenty Google sú verziou programu Microsoft Word od spoločnosti Google – cloudového nástroja na spracovanie textu, ktorý používateľom umožňuje vytvárať, upravovať a spolupracovať na dokumentoch v reálnom čase. Obsahuje viac ako 50 šablón zahŕňajúcich viacero kategórií, vrátane životopisov, obchodných listov, návrhov a plánov lekcií, vďaka čomu je ľahké začať s dokumentom v krátkom alebo krátkom čase.

Najlepšie funkcie služby Dokumenty Google:

• Jednoduché a intuitívne rozhranie, ktoré používateľom všetkých úrovní zručností uľahčuje orientáciu.
• Široká škála možností formátovania – od prispôsobenia štýlov textu až po generovanie obsahu – na vytváranie profesionálne vyzerajúcich dokumentov.
• Funkcia histórie revízií uľahčuje sledovanie zmien, kontrolu úprav a v prípade potreby obnovenie predchádzajúceho obsahu.

Tabuľky Google sú verziou programu Microsoft Excel od spoločnosti Google – cloudovej tabuľkovej aplikácie na úpravu a analýzu údajov organizovaným spôsobom a na základe spolupráce. Údaje môžete zadávať manuálne alebo importovať veľké súbory údajov z viacerých formátov súborov vrátane CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML a ODS.

Najlepšie funkcie Tabuliek Google:

• Rozsiahle vzorce a funkcie na vykonávanie manipulácií s údajmi, zložitých výpočtov a štatistických analýz.
• Má funkcie vizualizácie údajov, ako sú grafy, tepelné mapy, krivky a kontingenčné tabuľky.
• Prepojte excelové tabuľky a grafy v Dokumentoch a Prezentáciách Google a aktualizujte ich kliknutím na tlačidlo podľa zmeny zdrojových údajov.

Prezentácie Google sú verziou programu Microsoft PowerPoint od spoločnosti Google – cloudového prezentačného nástroja, ktorý vám umožňuje vytvárať, upravovať a poskytovať pútavé prezentácie. Môžete pridať poznámky rečníka, ktoré môžu byť užitočné pri organizovaní vašich myšlienok alebo podnetov počas prezentácie. Zobrazenie pre prezentujúceho poskytuje samostatný displej, na ktorom sa zobrazujú poznámky rečníka, aktuálna snímka a nadchádzajúce snímky, čo vám pomôže poskytnúť hladkú prezentáciu.

Najlepšie funkcie Prezentácií Google:

• Zapojte svoje publikum realizáciou priamych prieskumov a relácií otázok a odpovedí.
• Exportujte snímky vo viacerých formátoch, ako sú PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP a SVG.
• Má viac ako 20 šablón (a ďalšie z iných webových stránok), ktoré zahŕňajú viacero kategórií, ako sú Pitch, Návrh, Prípadová štúdia, Plány lekcií a Kartičky.

Google Forms je všestranný nástroj na tvorbu formulárov, ktorý vám umožňuje vytvárať a distribuovať online prieskumy, kvízy, dotazníky, aplikácie a formuláre spätnej väzby. Okrem textu môžete do formulárov pridávať obrázky a videá, meniť farebné schémy a dokonca vkladať svoje vlastné logo. Formulár môžete zdieľať prostredníctvom odkazu, vložiť ho na webovú stránku alebo dokonca poslať priamo na konkrétne e-mailové adresy.

Najlepšie funkcie Formulárov Google:

• Definujte požadované otázky, vynucujte špecifické formáty (ako sú e-mailové adresy alebo adresy URL) a obmedzte výber odpovedí na konkrétny rozsah alebo vzor.
• Vytvorte rozvetvenie alebo preskočte logiku vo svojich formulároch a nasmerujte respondentov do rôznych sekcií na základe ich odpovedí.
• Všetky odpovede sa aktualizujú v reálnom čase na karte Odpovede formulárov.
• Odpovede je možné exportovať do služby Google Sheers (na ďalšiu analýzu) kliknutím na tlačidlo.

Google Sites je nástroj na tvorbu webových stránok, ktorý vám umožňuje jednoducho navrhovať a publikovať webové stránky. Má užívateľsky prívetivé rozhranie drag-and-drop, ktoré uľahčuje pridávanie a usporiadanie rôznych prvkov na vašich webových stránkach. Tieto prvky zahŕňajú textové polia, obrázky, videá, súbory na Disku Google a vložený obsah prostredníctvom adresy URL alebo kódu.

Najlepšie funkcie stránok Google:

• Webové stránky vytvorené v službe Google Sites sú responzívne.
• Má viac ako 15 prispôsobiteľných šablón naprieč kategóriami, ako je študentské portfólio, svadba, salón a reštaurácia.
• Vstavaná funkcia vyhľadávania, ktorá umožňuje návštevníkom vyhľadávať konkrétny obsah na vašej webovej lokalite.
• Integruje sa so službou Google Analytics na sledovanie a analýzu návštevnosti webových stránok a správania používateľov.

Google Keep je aplikácia na písanie poznámok, ktorá vám umožní rýchlo zapisovať poznámky, nápady alebo pripomienky. Môžete vytvárať textové poznámky, pridávať kontrolné zoznamy, pridávať obrázky a dokonca pridávať kresby a náčrty na cestách. Vďaka jednoduchosti a rýchlosti tejto aplikácie je vhodná na zachytávanie informácií vždy, keď príde inšpirácia.

Najlepšie funkcie Google Keep:

• Pridajte k svojim poznámkam farebne označené štítky, aby ste ich mohli vizuálne usporiadať a usporiadať.
• Nastavte si v poznámkach pripomienky podľa času a miesta a dostávajte upozornenia, ktoré vám pomôžu udržať si prehľad o svojich úlohách.
• Pomocou funkcie Archivovať skryjete poznámky z hlavného zobrazenia a minimalizujete neporiadok.
• Vaše poznámky sa automaticky synchronizujú, čo vám umožňuje pristupovať k nim a upravovať ich odkiaľkoľvek, kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia.

Google Apps Script je skriptovacia platforma založená na JavaScripte, ktorá vám umožňuje rozšíriť funkčnosť aplikácií Google Workspace. To vám umožní pridať nové funkcie, ako sú vlastné ponuky, dialógové okná, vlastné funkcie a dokonca vykonávať automatizáciu úloh, aby ste zlepšili používateľskú skúsenosť.

Môžete tiež zostaviť doplnky pre aplikácie Google Workspace a zverejniť ich v službe Workspace Marketplace, aby ich mohli používať ostatní.

Najlepšie funkcie skriptu Google Apps:

• Apps Script podporuje spoluprácu a umožňuje viacerým používateľom spolupracovať na rovnakom skripte alebo projekte.
• Poskytuje možnosti testovania a ladenia vrátane protokolovania, bodov prerušenia a spracovania chýb.
• Aktívna komunita vývojárov, ktorá zdieľa úryvky kódu, návody a osvedčené postupy.

Google Cloud Search je pokročilý nástroj na megavyhľadávanie, ktorý firmám umožňuje vyhľadávať a získavať údaje zo všetkých Aplikácie Google Workspace (Gmail, Disk, Dokumenty, Weby, Keep atď.) a aplikácie tretích strán – s jediným vyhľadávaním dopyt. Je to oveľa jednoduchšie a rýchlejšie ako spúšťanie samostatného vyhľadávacieho dotazu v každej z aplikácií Workspace.

Najlepšie funkcie Google Cloud Search:

• Je to super rýchle a inteligentné – pomocou návrhov automatického dopĺňania môžete rýchlo nájsť presne tie informácie, ktoré hľadáte, a to aj v prípade, že vo vyhľadávacom dopyte je niekoľko chýb.
• Poskytuje náhľad výsledkov vyhľadávania, čo vám umožňuje rýchlo sa pozrieť na obsah a nájsť to, čo hľadáte, bez toho, aby ste to museli otvárať v samostatnej aplikácii.
• Pokročilé možnosti filtrovania (napríklad rozsah dátumov, typ súboru, umiestnenie atď.) na rýchle zúženie výsledkov vyhľadávania.

Google Jamboard je nástroj na digitálnu tabuľu, ktorý umožňuje jednotlivcom a tímom zapisovať si poznámky, skicovať diagramy, preberať nápady a vizuálne spolupracovať odkiaľkoľvek. Je vybavený nástrojmi na kreslenie, lepiacimi poznámkami, tvarmi, textovým rámčekom a laserovým ukazovátkom, vďaka čomu môžete jednoducho kreatívne vyjadriť svoje nápady.

Najlepšie funkcie Google Jamboard:

• Super jednoduché a intuitívne rozhranie, v ktorom je jednoduchá navigácia aj pre začínajúcich používateľov.
• Zmeňte pozadie plátna pomocou niektorej z vopred pripravených šablón alebo odovzdaním vlastného obrázka.
• Stiahnite si každý snímok do počítača ako obrázok alebo súbor PDF.

Google Admin je administratívny portál na správu používateľov a zariadení zaregistrovaných vo vašom firemnom účte. Môžete pridávať nových používateľov, aktualizovať informácie o používateľoch a organizovať používateľov do organizačných jednotiek pre jednoduchšiu správu.

Najlepšie funkcie správcu Google:

• Spravujte nastavenia ukladania a zdieľania údajov v rámci Disku Google na úrovni organizácie.
• Ovládajte prístup k aplikáciám Workspace povolením alebo zakázaním konkrétnych aplikácií pre používateľov a spravovaním nastavení aplikácií a prístupových povolení.
• Nakonfigurujte organizačné nastavenia, ako je prispôsobenie firemných log a farieb, nastavenie jednotného prihlásenia (SSO) a správa aplikácií tretích strán.

Google Endpoint je funkcia správy zabezpečenia aplikácie Google Admin, ktorá chráni údaje a zariadenia používané vo vašej firme pred kybernetickými hrozbami. Zabezpečuje, že k informáciám majú prístup iba oprávnené osoby, a umožňuje vám v prípade potreby údaje na diaľku vymazať.

Najlepšie vlastnosti koncového bodu Google:

• Vzdialene uzamknite alebo vymažte údaje zo stratených alebo ukradnutých obchodných zariadení.
• Zabezpečte zariadenia vo svojich podnikoch bez ohľadu na ich operačný systém.
• Presadzujte bezpečnostné politiky a kontroly prístupu, ako je nastavenie požiadaviek na heslo a povolenie dvojfaktorovej autentifikácie.

Google Vault je nástroj na archiváciu a uchovávanie údajov, ktorý zaisťuje súlad s právnymi požiadavkami a pomáha pri uľahčovaní procesov eDiscovery v prípade potreby. Okrem uchovávania môžu správcovia vyhľadávať alebo exportovať údaje z aplikácií Google Workspace, a to aj vtedy, keď tieto údaje jednotliví používatelia odstránili.

Najlepšie funkcie služby Vault Google:

• Nastavte zásady uchovávania tak, aby sa údaje automaticky uchovávali počas určitého časového obdobia.
• Umiestnite právne blokovania na konkrétne používateľské účty alebo organizačné jednotky, aby ste zabezpečili, že údaje spojené s týmito účtami nemožno odstrániť.
• Rozšírené možnosti vyhľadávania vrátane vyhľadávania podľa špecifických kritérií, ako je odosielateľ, príjemca, rozsah dátumov, kľúčové slová a štítky.
• Exportujte údaje zo služby Vault Google v štandardných formátoch, ako sú PST (pre e-maily) a MBOX (pre čety).

Google Work Insights je analytický nástroj, ktorý vám umožňuje sledovať, ako používatelia vo vašej firme používajú aplikácie Workspace. Získate tak prehľad o aktivite používateľov, používaní aplikácií a vzorcoch spolupráce – takže môžete optimalizovať produktivitu a stratégie spolupráce vo vašej firme.

Najlepšie funkcie Google Work Insights:

• Filtrujte štatistiky podľa konkrétnych organizačných jednotiek (známych ako oddelenia, skupiny alebo tímy) a časových období.
• Sleduje, či používatelia aktívne používajú aplikácie Google Workspace mimo pracovného času a cez víkendy.
• Interaktívne vizualizácie, ktoré prezentujú kľúčové metriky s farebnými grafmi, čo uľahčuje rýchlu identifikáciu trendov a vzorov používateľov.

Pracujte inteligentnejšie, rýchlejšie a efektívnejšie s aplikáciami Google Workspace

Teraz, keď ste sa oboznámili s funkciami všetkých 18 nástrojov, ktoré sú súčasťou balíka Google Workspace balík, môžete využiť plný potenciál každého nástroja na pozdvihnutie osobného aj tímového charakteru produktivitu.

Ako sa technológia vyvíja, Google Workspace zostáva v popredí a pravidelne vydáva nové funkcie a aktualizácie. Preto je nevyhnutné, aby ste boli neustále informovaní a prispôsobovali sa najnovším pokrokom. A ak stále zistíte, že Google Workspace nie je vaša šálka čaju, existujú aj iné alternatívy, ktoré stoja za preskúmanie.