10 chýb, kvôli ktorým je váš e-mail mimo kancelárie neprofesionálny

Pred odchodom na dovolenku zistíte, že pracujete proti času. Ako väčšina zamestnancov, musíte delegovať úlohy, dokončiť čakajúce výstupy a organizovať stretnutia. Všetky tieto povinnosti môžu trvať celý týždeň.

Vzhľadom na váš hektický rozvrh môžete prehliadnuť zdanlivo menšie, ale kritické úlohy, ako je nastavenie e-mailov mimo kancelárie (OOO). Áno, ponáhľate sa, ale nekopírujte a nevkladajte šablóny. Zachovajte si profesionálny a slušný imidž aj počas prestávky tým, že sa vyhnete týmto 10 chybám vo svojom e-maile, keď nie som v kancelárii.

1. Skratka Out-of-Office ako OOO

Skratku OOO používajte s mierou. Zatiaľ čo väčšina ľudí vie, čo to znamená, písanie „mimo kancelárie“ vyzerá profesionálnejšie. Zachováva formálny tón. Konzervatívni jedinci môžu dokonca považovať nadmerné používanie skratiek za nevhodné v obchodnej komunikácii.

Rovnaké pravidlo platí pre ostatné skratky. Vždy vyhláste ich prvú zmienku – žargón používajte až po ich explicitnom definovaní. Urobte čo najjednoduchšie porozumenie vašim e-mailom.

Môžete použiť OOO vo svojom predmet emailu ak je celá fráza príliš dlhá. V ideálnom prípade zostaňte pod 60 znakov.

2. Nadmerné používanie vtipov a hračiek

Mnoho zamestnancov žartuje vo svojich e-mailoch mimo kancelárie. Vtipné poznámky o tom, že neodpovedajú, pretože popíjajú margaritu alebo plávajú s delfínmi, sú bežné. Možno ste už nejaké dostali aj predtým.

Humor síce zvyšuje morálku a podporuje kamarátstvo, no musíte ho podávať opatrne. Na vtipy na pracovisku je čas a miesto. Hromadné posielanie slovných hier prostredníctvom správ mimo kancelárie môže spôsobiť nedorozumenia, najmä medzi tými, ktorých sotva poznáte.

Zdržte sa používania vtipov v e-mailoch mimo kancelárie. Môžete ich poslať blízkym rovesníkom, ale vyhnite sa urážlivým vtipom o vašom zamestnávateľovi a spolupracovníkoch. Používajte bezpečné vtipy alebo žiadne.

3. Neuvádza, kedy sa vrátite do kancelárie

Aj keď je to nezvyčajné, niektorí ľudia zabudnú uviesť dátum návratu v e-mailoch mimo kancelárie. Buď používajú všeobecné šablóny, alebo sa zameriavajú na nepotrebné informácie. Je to neprofesionálna a drahá chyba. Vaši kolegovia si môžu dokonca myslieť, že ste nespoľahliví, keď prehliadate také dôležité detaily.

Ak chcete zabezpečiť prehľadnosť, rozdeľte svoju dostupnosť. Uveďte dátumy odchodu a návratu a potom nastavte obdobia, počas ktorých budete online odpovedať na pracovné správy. Podrobné plány minimalizujú riziko nevyžiadaných alebo nesprávne adresovaných e-mailov.

4. Nešpecifikovanie toho, čo predstavuje núdzovú situáciu

Explicitne definujte, čo predstavuje stav núdze, ak k svojmu e-mailu mimo kancelárie pripojíte alternatívne kontaktné čísla. Hovorí: "Pošlite SMS v prípade núdze!" je nejasný. Niektorí príjemcovia môžu prekročiť hranice a bombardovať vás požiadavkami súvisiacimi s prácou, čím prerušia vašu prestávku.

Pre jasnosť uveďte príklady incidentov, ktoré sa pravdepodobne stanú. Pri priamom odosielaní správ zadajte vhodné kanály pre nie naliehavé problémy a protokoly. A neváhajte ignorovať spolupracovníkov, ktorí ignorujú tieto pokyny.

5. Povedzte všetkým o svojom tiesňovom čísle

Prestaňte pripájať svoje kontaktné čísla ku všetkým svojim e-mailom, keď nie som v kancelárii. Niektorí ľudia budú stále prekračovať hranice, aj keď nastavíte jasné protokoly a pokyny. Bohužiaľ, nie každý rešpektuje prestávky svojich spolupracovníkov.

Namiesto toho, aby ste sa s týmito jednotlivcami hádali, úplne obmedzte interakciu s nimi. Nedávajte im svoje kontaktné údaje. Zverte svoje číslo niekoľkým vybraným jednotlivcom, s ktorými si rozumiete v kancelárii aj mimo nej.

Namiesto hromadného odosielania osobných kontaktných údajov priraďte dočasnú kontaktnú osobu. Požiadajte ich, aby vybavili vaše správy počas vašej dovolenky. Mali by si zorganizovať čakajúce úlohy, aby ste po návrate do kancelárie mohli rýchlo začať pracovať.

V prípadoch ako sú tieto, najatie osobného asistenta je pohodlné. Ak ho nemôžete získať, požiadajte svojich spolupracovníkov, či môžu dočasne odpovedať na vaše pracovné správy. Len sa uistite, že dodržiavate správny postup. Zhadzovať svoju pracovnú záťaž na náhodných podriadených je urážlivé a nespravodlivé.

7. Zdieľate príliš veľa podrobností o tom, prečo ste na dovolenke

Transparentnosť na pracovisku je obdivuhodná, ale nadmerné zdieľanie v e-mailoch mimo kancelárie spôsobuje, že vyzeráte neprofesionálne. Udržujte svoj osobný život v súkromí. Hlavná časť vašej správy by mala zahŕňať dátum návratu a dočasný kontaktný bod, nie dôvod čerpania dovolenky.

Navyše svojim rovesníkom nedlhujete vysvetlenie. Udržujte svoj dôvod, prečo idete prelomiť tajomstvo, pokiaľ to neovplyvní obchodné operácie. Povedzme, že váš partner podstupuje operáciu. Povedzte, že máte nejaké osobné záležitosti, ktorým sa musíte venovať, namiesto toho, aby ste všetkým hovorili o zdravotnej pohotovosti.

8. Hovoríte, že budete občas kontrolovať doručenú poštu

Nehovorte, že budete kontrolovať svoje správy. Ponúknutie pokračujúcej dostupnosti bez ohľadu na zváženie marí účel posielania e-mailov mimo kancelárie. Príjemcovia možno ani nebudú rešpektovať vašu dovolenku. Budú si myslieť, že je v poriadku zavolať vám a poslať vám správu, ako to robia pravidelne.

Dodržujte stanovený dátum návratu. Samozrejme, môžete kontrolovať svoju doručenú poštu, odpovedať na kritické správy a spravovať úlohy, ale nikdy nezaručíte svoju dostupnosť. Vaši spolupracovníci nemajú kontrolu nad vašimi osobnými záležitosťami.

9. Recyklácia rovnakých všeobecných šablón mimo kancelárie

Zaneprázdnení pracovníci majú tendenciu recyklovať svoje e-maily, ktoré nie sú v kancelárii. Iba skopírujú a upravia svoje staré správy, čím si ušetria starosti s písaním od začiatku. Hoci je to pohodlné, príde mi to lenivé. Niektorí príjemcovia môžu mať dokonca pocit, že ste im poslali správu dodatočne.

Namiesto toho ukážte profesionalitu písaním nových OOO e-mailov vždy, keď idete na dovolenku. Písanie nie je také časovo náročné, ako by ste sa mohli báť. Môžete sa dokonca inšpirovať online šablónami alebo ChatGPT pri písaní zložitých e-mailov– jednoducho ich nekopírujte a nevkladajte.

10. Iba odosielanie e-mailov mimo kancelárie prostredníctvom jednej komunikačnej platformy

Nastavte správy mimo pracoviska na svojich pracovných platformách. S modernými spoločnosťami, ktoré maximalizujú digitálne nástroje, je v súčasnosti bežné, že pracovníci v kancelárii žonglujú s viacerými komunikačnými kanálmi. Používajú rôzne aplikácie na e-maily, okamžité správy a videohovory. Pokryte všetky tieto platformy, aby ste mohli efektívne komunikovať o dovolenke; v opačnom prípade by niektorí nemuseli dostať vašu poznámku.

Zmeňte aj svoje správy mimo pracoviska. E-maily vyžadujú formálne formulovanie, ale v aplikáciách na odosielanie okamžitých správ môžete použiť neformálny prístup. Povedzme, že vaša kancelária používa Slack. Namiesto prilepenia rovnakého e-mailu, ktorý nie som v kancelárii, napíšte krátku uvoľnenú správu a aktualizujte stav svojho profilu na „Preč“.

Správa viacerých pracovných aplikácií je neefektívna. Väčšina pracovníci strácajú hodiny prepínaním sa medzi platformami— zefektívnite svoj systém riadenia úloh.

Nikdy neposielajte ďalší neprofesionálny e-mail mimo kancelárie

Usilujte sa o prispôsobený e-mail mimo kancelárie. Mal by odpovedať na otázky, ktoré sa môžu pýtať vaši nadriadení, partneri a kolegovia. Vaša neprítomnosť tak neovplyvní obchodné operácie.

A skúste použiť nové záverečné riadky, aby boli vaše e-maily mimo kancelárie ešte profesionálnejšie. Hovorí: "Teším sa, že sa ozveš!" znie vzdialene. Príjemcovia vašich e-mailov ocenia prispôsobený, ale pre prácu vhodný výstup.