Ako si vybrať správny nástroj na riadenie projektu

Ak pracujete na niečom dôležitom v malom tíme alebo na osobnom projekte, je dôležité zostať nad vecou a organizovať si pracovný postup. Najlepší spôsob, ako to dosiahnuť, je investovať do nástroja na riadenie projektov. Používanie špecializovaného softvéru vám môže pomôcť zefektívniť váš pracovný postup a udržať všetky pohyblivé časti organizované.

Avšak s toľkými možnosťami, ako si vybrať tú správnu? Prvým krokom je vedieť, aké funkcie a aspekty hľadať. Zamerajte sa na to, na čom vám a vášmu tímu skutočne záleží. Myslite na funkčnosť, flexibilitu, rozhranie, bezpečnosť a podporu.

1. Vlastnosti a funkčnosť

Pred hľadaním nástroja na riadenie projektov by ste mali zistiť funkcie, ktoré vám pomôžu robiť veci efektívne. Predtým, ako sa pohnete vpred, položte si niekoľko otázok. Budete napríklad pracovať sólo alebo s tímom? Ak je to to druhé, aká je veľkosť a rozsah vášho tímu? Aké nástroje potrebujete a bez čoho sa zaobídete?

Vo všeobecnosti budete chcieť možnosti na vytváranie úloh, míľnikov, plánov a časových osí, aby všetci mali prehľad. Čím sú tieto nástroje prispôsobiteľnejšie a flexibilnejšie, tým lepšie. Niektoré nástroje vám umožňujú nastaviť opakujúce sa úlohy, závislosti a upozornenia, aby sa projekty pohybovali efektívne.

Niektoré nástroje sú všestrannejšie ako iné. Napríklad môžete použite ClickUp ako nástroj pre osobnú produktivitu aj pre malé tímy. Prvým krokom je teda posúdenie potrieb vášho pracovného postupu a potom výber nástroja, ktorý mu najlepšie vyhovuje.

2. Rozhranie, ktoré budete skutočne používať

Mnohé nástroje projektového manažmentu sú veľmi univerzálne a dokážu sa prispôsobiť rôznym situáciám. Napríklad, s Notion môžete robiť veľa, ako je písanie poznámok, vytváranie zoznamov úloh alebo dokonca vytváranie vlastného CRM. Aj keď je to možno jeden z najlepších nástrojov na zvýšenie produktivity, niektorí môžu uprednostniť niečo jednoduchšie, s čím sa rýchlo zorientujú.

Ak je to tak, hľadajte jednoduchý a intuitívny dizajn, v ktorom sa dá ľahko navigovať niekoľkými kliknutiami. Funkcie by mali byť ľahko dostupné a nemali by byť skryté pod vrstvami ponúk. Odrážky, očíslované zoznamy a množstvo prázdnych miest umožňujú jednoduché skenovanie pokynov a informácií.

Aplikácia by mala obsahovať aj dashboard, ktorý poskytuje okamžitý prehľad o úlohách, plánoch a upozorneniach, aby ste mali o všetkom efektívne prehľad. Pamätajte, že tento nástroj budete používať takmer každý deň, takže nájdite niečo, čo by sa vám mohlo páčiť.

3. Možnosti prispôsobenia

Ideálny nástroj by vám mal poskytnúť úplnú kontrolu nad tým, ktoré funkcie a zobrazenia sú viditeľné pre vás alebo váš tím. Niektorí z vás môžu potrebovať jednoduchú tabuľu Kanban a zoznam úloh, zatiaľ čo iní uprednostňujú grafy, grafiku a sledovače času, ktoré im pomôžu vizualizovať všetky tieto údaje. Či tak alebo onak, sekcie by mali byť prispôsobiteľné a mali by sa ľahko povoliť alebo zakázať.

Mali by ste byť tiež schopní pridať vlastné polia, zobrazenia a filtre na sledovanie pokroku, na ktorom skutočne záleží. Môžete napríklad chcieť označiť určité úlohy názvom klienta alebo úrovňou priority. Podobne možno budete chcieť vlastné zobrazenie, ktoré zobrazuje iba úlohy s vysokou prioritou priradené vášmu tímu.

4. Spolupráca a komunikácia

Spolupráca je kľúčom ku každému dobrému nástroju projektového manažmentu. Chcete niečo, čo vám umožní jednoducho pracovať s členmi tímu a klientmi, aby každý mohol sledovať pokrok a zostať informovaný. Uistite sa, že môžete pridať používateľov a určiť ich úroveň prístupu.

Mali by ste mať možnosť pridávať správcov, členov tímu s rôznymi povoleniami a klientov s obmedzeným prístupom. Jednoduché by malo byť aj prideľovanie úloh a termínov. Keď je úloha pridelená, príjemca by mal byť okamžite upozornený prostredníctvom oznámenia. Okrem toho by členovia tímu mali mať možnosť komentovať úlohy, zdieľať aktualizácie, klásť otázky a jednoducho zdieľať súbory.

5. Flexibilita

Dobrý nástroj na riadenie projektov je taký, ktorý sa prispôsobuje vašim potrebám, keď váš projekt rastie v rozsahu, zložitosti a údajoch. Nástroj by mal byť schopný zvládnuť tento nárast údajov a zložitosti bez toho, aby ohrozil výkon alebo spoluprácu.

Keď projekt ďalej rozšírite, nakoniec budete potrebovať viac nástrojov na zvládnutie všetkých procesov. Preto je dôležité, aby sa tento nástroj mohol dobre integrovať s iným softvérom, ako sú aplikácie na zdieľanie súborov, e-mailové služby a obchodné nástroje.

6. Mobilná dostupnosť

Ak niektorí členovia vášho tímu pracujú na diaľku a nie vždy majú prístup k vyhradenému pracovnému priestoru, mobilná aplikácia im môže pomôcť zostať v spojení takmer odkiaľkoľvek. Skontrolujte, či má nástroj vyhradenú aplikáciu pre iOS alebo Android a či sa funkcie prenášajú z úplnej pracovnej plochy.

Používatelia by mali byť schopní pri používaní mobilnej aplikácie minimálne reagovať na komentáre, kontrolovať pridelené úlohy a držať krok s postupom projektu. V súčasnosti je to menší problém ako niektoré z nich najlepšie nástroje na riadenie projektov už majú špeciálne mobilné aplikácie, ktoré poskytujú produktívny zážitok.

7. Bezpečnosť a ochrana osobných údajov

Zatiaľ čo mnohí ľudia môžu prehliadať bezpečnostný aspekt, je to nevyhnutné, keď nástroju zverujete citlivé dáta, dokumenty a informácie súvisiace s projektom. Šifrovacie nástroje ako napr SSL certifikácie sú veľmi dôležité. To znamená, že vaše údaje a dokumenty sú zakódované, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu.

Dôležitá je aj dvojfaktorová autentifikácia, ktorá si vyžaduje nielen heslo, ale aj kód odoslaný na váš telefón alebo overovaciu aplikáciu. To sťažuje hackerom prístup k vášmu účtu.

Nakoniec dávajte pozor na nástroje na zálohovanie a obnovu údajov. Je možné, že softvérové ​​servery môžu spadnúť alebo sa stať obeťou kybernetických útokov. V takýchto situáciách je dôležité pravidelné automatické zálohovanie a plán na obnovenie a spustenie vašich údajov.

8. Ceny a plány

Mnoho nástrojov na riadenie projektov sa dá použiť zadarmo, ale väčšina z nich má funkcie uzamknuté za predplatné. Možno budete môcť používať určitý nástroj úplne zadarmo, ale získate obmedzený prístup k počtu ľudí, ktorých môžete pridať na palubu.

Uistite sa, že nástroj, ktorý používate, má primeranú cenu, aby dokonale zodpovedal rozpočtu vášho projektu. Pri účtovaní ceny skontrolujte recenzie online, aby ste zistili, či je zákaznícka podpora dobrá. Chcete jednoduchý prístup k chatu, hovoru alebo e-mailu spoločnosti v prípade, že sa niečo pokazí.

Nástroj na riadenie projektov je veľmi dôležitý pre podniky alebo ľudí, ktorí chcú vybudovať niečo s potenciálnym rastom v budúcnosti. Pre nezávislých freelancerov to možno nie je také dôležité, no aj tak to veľmi pomáha pri zefektívňovaní pracovného postupu a uistení sa, že nepremeškáte termíny.

Najlepšie na tom je, že mnohé z týchto nástrojov sú viac než len softvér na riadenie projektov. Môžete ich použiť na zapisovanie poznámok, vytváranie cestných máp alebo aj ako pracovný kalendár. Táto funkcia typu všetko v jednom z nich robí veľkú hodnotu, ak nájdete správne prípady použitia pre každú funkciu.