6 e-mailových nástrojov na zvýšenie produktivity, ktoré vám ušetria hodiny

E-mail má na dnešnom pracovisku stále neodmysliteľné miesto, a to aj napriek množeniu komunikačných nástrojov s praktickými funkciami. Ako spoľahlivý nástroj pre internú komunikáciu, kontakt so zákazníkmi a online ID používaný na registráciu pre rôzne služby je nevyhnutné používať najlepšie nástroje na zvýšenie produktivity e-mailu, aby ste to maximalizovali technológie.

Prečo je to dôležité? Zvýšením produktivity e-mailu môžete zefektívniť svoj komunikačný proces, vyhnúť sa prílevu e-mailov, ktoré zahlcujú vašu doručenú poštu, a získať viac času na sústredenie sa na iné úlohy. Nižšie sa budeme zaoberať najlepšími nástrojmi na zvýšenie vašej e-mailovej produktivity.

1. ChatGPT na písanie e-mailov

ChatGPT je chatbot poháňaný AI, ktorý dokáže simulovať konverzácie podobné ľuďom a generovať reakcie, ktoré znejú prirodzene. Jedným z neuveriteľných spôsobov, ako môžete použiť ChatGPT na zlepšenie svojho pracovného dňa, je použiť ho ako pomocníka pri písaní alebo konkrétnejšie na vytváranie návrhov e-mailov.

Všetko, čo musíte urobiť použite ChatGPT na písanie zložitých e-mailov v práci je ísť do Webová stránka OpenAI a vytvorte si účet, ak ho nemáte. Ďalej uveďte kontext pre to, čo chcete napísať do svojho e-mailu.

Napríklad vaša rola, komu sa e-mail odosiela a čo chcete konverzáciou dosiahnuť. Ďalej požiadajte ChatGPT, aby za vás napísal návrh e-mailu. Tento koncept môžete použiť tak, ako je, alebo ho v prípade potreby upraviť.

Prípadne môžete použiť Microsoft Bing Chat, vstavaný konverzačný chatbot poháňaný systémom prirodzeného jazyka OpenAI GPT, rovnakou technológiou, ktorá poháňa ChatGPT.

Jednou z výhod používania Bing Chat je, že je zabudovaný do prehliadača Microsoft Edge. Všetko, čo musíte urobiť, je zaregistrujte sa na vyhľadávanie Bing poháňané AI v Edge a použite jeho Skladať na bočnom paneli na napísanie e-mailu.

2. GrammarlyGO na úpravu a písanie e-mailov

Po vytvorení konceptu e-mailu by vaším ďalším krokom mala byť úprava, či neobsahuje preklepy a iné chyby. GrammarlyGo je ďalší nástroj na produktivitu e-mailu, ktorý stojí za zváženie. takže, čo je GrammarlyGO? Je to nástroj na úpravu s generatívnymi schopnosťami AI, ktorý vám môže pomôcť zlepšiť pracovný postup a produktivitu písania.

Pomocou GrammarlyGO môžete skontrolovať interpunkčné a pravopisné chyby, opraviť gramatické chyby a zlepšiť svoje písanie. Okrem toho môžete využiť generatívne schopnosti AI Grammarly na písanie alebo prepisovanie vašich e-mailov.

Všetko, čo musíte urobiť, je zaregistrovať sa na bezplatný účet Grammarly, ktorý vám poskytne prístup k základným návrhom na písanie a úpravu, ako aj k 100 výzvam mesačne. Okrem toho si môžete do prehliadača stiahnuť aj rozšírenie Grammarly's a upravovať a generovať obsah priamo z prehliadača bez toho, aby ste museli opustiť stránku.

3. Spike na zjednodušenie a zlepšenie vášho e-mailového zážitku

Ak hľadáte inovatívne riešenie, ktoré presahuje rámec toho, čo ponúkajú konvenční e-mailoví klienti, Spike je inovatívne riešenie, ktoré môže zlepšiť váš e-mailový zážitok a produktivitu.

Začnime s niektorými hlavnými problémami, ktoré sa často spájajú s mnohými e-mailovými klientmi, ako je napríklad neprehľadná schránka a obmedzená možnosť automatického triedenia e-mailov.

So zabudovanou organizačnou funkciou Spike, Prioritná pošta, môžete ľahko triediť svoje menej dôležité e-maily, ako sú propagačné e-maily a upozornenia z aplikácií sociálnych médií, do inej schránky s názvom Iné a zároveň uchováva dôležité e-maily v Prioritná pošta.

Ďalej, Spikove vlákna podobné rozhovorom, podobné tým, ktoré sa vyskytujú v aplikáciách na odosielanie správ, vám umožňujú jednoducho sledovať konverzácie s vašimi kontaktmi. Tento konverzačný prístup zjednodušuje a zlepšuje váš e-mailový zážitok, čo vám umožňuje rýchlo prechádzať vašimi e-mailami.

Okrem toho môžete použiť Spike na zjednotenie všetkých svojich e-mailových účtov do jedného portálu, aby ste mohli sledovať e-maily z rôznych účtov bez prepínania medzi nimi. Zatiaľ čo jeho Super vyhľadávanie Táto funkcia uľahčuje vyhľadanie toho, čo hľadáte.

4. Zapier na automatizáciu vašich e-mailových pracovných postupov

Integrácia najčastejšie používaných nástrojov do vášho balíka produktivity vám môže pomôcť ušetriť čas a zvýšiť produktivitu, pretože vám umožňuje synchronizovať údaje medzi rôznymi aplikáciami a platformami. Vzhľadom na to, koľko času trávite vo svojej e-mailovej schránke, prepojenie e-mailu s inými aplikáciami a službami, ktoré pravidelne používate, má zmysel.

Na prepojenie e-mailu s ďalšími populárnymi nástrojmi na zvýšenie produktivity môžete použiť nástroj na automatizáciu pracovného toku, ako je Zapier. Môžete napríklad použiť Integrácia e-mailu cez Zapier prepojiť svoj e-mail so Slackom a odosielať všetky prichádzajúce e-maily na konkrétny kanál Slack. Ste používateľom Kalendára Google? Zapier môžete použiť na automatické vytváranie udalostí Kalendára Google z prichádzajúcich e-mailov.

Zapier vám tiež umožňuje vytvárať vlastné automatizované pracovné postupy na zvládanie akýchkoľvek opakujúcich sa úloh spojených s vašimi e-mailami a inými nástrojmi. Tieto integrácie Zapier môžu výrazne zvýšiť vašu e-mailovú produktivitu.

5. SaneBox na usporiadanie doručenej pošty

Je náročné dosiahnuť čokoľvek, keď je vaša doručená pošta preplnená a väčšinu času trávite triedením e-mailov. SaneBox je inteligentné e-mailové riešenie, ktoré vám pomáha automaticky organizovať doručenú poštu.

Pomocou SaneBoxu môžete vyčistiť svoju doručenú poštu skenovaním e-mailov, aby ste našli aplikácie, webové stránky a bulletiny, na odber ktorých ste sa prihlásili, a vyberte tie, ktoré chcete vyhodiť.

SaneBox ďalej využíva umelú inteligenciu na triedenie vašej e-mailovej schránky tak, že identifikuje e-maily, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, a zároveň zaradí tie menej dôležité do @SaneLater priečinok. Okrem toho môžete tiež naučiť SaneBox organizovať e-maily manuálnym odosielaním e-mailov do konkrétnych priečinkov.

Spamové e-maily môžete napríklad posielať na adresu @SaneBlackHole alebo vytvorte samostatný priečinok pre e-maily od členov rodiny. SaneBox si zapamätá a automaticky pridá všetky prichádzajúce e-maily do príslušných priečinkov.

6. Todoista zmeniť e-maily na úlohy

Jedným z najlepších spôsobov, ako zlepšiť svoju e-mailovú produktivitu, je premeniť e-maily na úlohy, ktoré môžete vykonať. Todoist je efektívna aplikácia so zoznamom úloh, ktorá vám pomôže usporiadať si úlohy a urobiť viac.

Môžete nainštalovať Todoist pre Gmail alebo Todoist pre Outlook doplnky na rýchlu premenu e-mailov priamo z doručenej pošty na úlohy. Po nainštalovaní otvorte akýkoľvek e-mail, ktorý chcete zmeniť na úlohu Todoist, kliknite na Todoista ikonu, pomenujte projekt, nastavte termín dokončenia a úroveň priority a kliknite na PRIDAŤ ÚLOHU.

Trávte menej času v e-mailovej schránke a robte viac

Ako komunikačný nástroj by vám váš e-mail mal poskytnúť informácie, ktoré potrebujete na rozhodovanie a konanie. Ak trávite príliš veľa času v doručenej pošte, bude to brániť vašej schopnosti efektívne dokončiť prácu.

Je teda čas zaujať proaktívny prístup pomocou nástrojov produktivity e-mailov uvedených vyššie. Pomôže vám to usporiadať si doručenú poštu a znížiť preťaženie e-mailmi, držať krok s najdôležitejšími e-mailami, reagovať rýchlejšie a ušetriť čas na sústredenie sa na dôležitejšie úlohy.