Ako odstrániť neporiadok v papieri a zorganizovať si život digitálne

Zbaviť sa neporiadku v papieri môže byť nepríjemné, najmä keď sú všade kopy. Bez ohľadu na to, ako ste opatrní, papier sa hromadí a organizovať veľké množstvo papiera môže byť zdrvujúce.

Prijatie ekologického prístupu k organizácii papiera a používanie digitálneho systému však udrží váš priestor bez neporiadku a pohodlie. Tu je niekoľko krokov, ktoré vám pomôžu odstrániť neporiadok v papieri a zorganizovať si život digitálne.

1. Posúďte svoju aktuálnu situáciu

Upratovanie a usporiadanie priestoru môže byť zdrvujúci a stresujúci proces. Spočiatku sa môžete cítiť neisto, ako a kde začať s procesom upratovania. Ak si však dáte pár minút na posúdenie vašej aktuálnej situácie s neporiadkom v papieri, skôr než sa pustíte do kompletnej digitálnej úpravy, veľmi pomáha.

Môžete začať kategorizáciou svojich dokumentov podľa toho, aké dôležité sú. Potom určte, kde máte najviac papierov, napríklad kancelárske zásuvky, stôl alebo police na knihy. Zistite tiež, aké úložné zariadenia a zdroje budete potrebovať na digitálnu organizáciu, ako napr

bezplatné riešenie cloudového úložiska, skener obrázkov a mobilné aplikácie.

Posúdenie vášho priestoru uľahčuje upratanie a umožňuje vám naplánovať efektívnu stratégiu digitalizácie. Môžete si dokonca vizualizovať svoj digitálny systém a váš nový pracovný priestor, aby ste boli motivovaní pre úlohy, ktoré vás čakajú.

2. Digitalizácia existujúceho papiera

Môžete hľadať konkrétny dokument, ale nemôžete ho nájsť, pretože váš pracovný stôl je pokrytý hromadami papierov, starých účtov, potvrdení a vytlačených e-mailov. Digitalizácia vašich papierov znamená, že už nemusíte uchovávať a skladovať hromady dokumentov a faktúr. Ak chcete nájsť konkrétne súbory, nebudete musieť prehľadávať kartotéky a zásuvky.

Digitalizujte svoje papiere ich skenovaním a ukladaním, čo vám umožní získať informácie kedykoľvek ich potrebujete. Môžete použiť obrázkový skener resp aplikácie skenera na vašom iPhone a smartfóne so systémom Android na zachytenie vašich dokumentov. Potom môžete svoje skeny uložiť ako JPG alebo PDF. To vám umožní jednoducho zdieľať vaše súbory s ostatnými, čím sa eliminuje potreba zostavovania a odosielania dokumentov kuriérom.

3. Povoliť online fakturáciu a výpisy

Predstavte si, že dostávate všetky svoje účty, potvrdenia a finančné výkazy prostredníctvom e-mailu. Nebudete sa musieť prehrabávať v hromadách účteniek a faktúr a hľadať konkrétny lístok a váš priestor bude bez papiera.

Pomocou online účtovania a výpisov výrazne znižujete množstvo papierového neporiadku okolo vás. To vám umožňuje praktizovať ochranu životného prostredia znížením vplyvu výroby papiera na životné prostredie.

Všetky svoje faktúry a potvrdenky môžete dostávať online, vďaka čomu sú ľahko dostupné prostredníctvom mobilného zariadenia alebo notebooku. Online fakturácia vám tiež pomáha sledovať históriu platieb a zaznamenávať transakcie a výdavky.

Okrem toho, početné aplikácie na správu príjmov a bezplatné fakturačné aplikácie ponúkajú funkcie ako sledovanie výdavkov a pripomenutia platieb, ktoré vám umožnia zostať v obraze a vyhnúť sa zmeškaným platbám.

4. Automatizujte digitálne podpisovanie dokumentov

Svet sa stal natoľko digitálnym, že problémy s podpisovaním dokumentov perom na papieri ľahko zvládnete. s online aplikácie na podpisovanie dokumentov, môžete ušetriť čas a odstrániť neporiadok papiera, ktorý vzniká pri tlači a podpisovaní fyzických kópií dokumentov.

Niektoré platformy na digitálne podpisovanie dokumentov tiež ponúkajú šifrovanie údajov ako bezpečnostné opatrenie, čím sa znižuje riziko manipulácie s dokumentmi.

Osvojenie si praxe digitálneho podpisovania dokumentov vám pomôže vypestovať si bezpapierové myslenie, v ktorom sa stanete viac vnímavý k prijatiu iných postupov odstránenia neporiadku z papiera a digitálnej organizácie vášho životného štýlu.

5. Ukladajte dokumenty v cloude

Cloudové úložisko sa stalo jedným z najinovatívnejších spôsobov ukladania a uchovávania citlivých údajov na svete. Je to skvelý spôsob, ako udržať váš vesmírny papier neporiadok a usporiadaný. Už nebudete musieť skladovať alebo uchovávať veľa fyzických kópií papierov, čím sa eliminuje potreba uchovávať dokumenty v skrinkách, zakladačoch a poličkách.

Ukladanie súborov v cloude vám tiež pomáha lepšie spravovať a organizovať dokumenty. Početné platformy cloudového úložiska poskytujú nástroje na jednoduchú organizáciu a zaisťujú jednoduché získavanie súborov. Technológia cloudového úložiska tiež ponúka špičkové bezpečnostné služby, ktoré chránia váš dokument a umožňujú vám bezpečne zdieľať súbory s ostatnými.

Pri nesprávnom uložení sú fyzické dokumenty náchylnejšie na poškodenie, stratu a krádež. Ukladanie súborov v cloude však zaisťuje dlhodobé uchovanie a chráni vaše dokumenty pred poškodením a nesprávnym umiestnením.

Cloudové úložisko navyše ponúka dostatok priestoru na uloženie ľubovoľného množstva dokumentov a ich prenos k iným prostredníctvom mobilného zariadenia alebo notebooku.

6. Nastavte Predvolené nastavenia tlačiarne na Obojstranné

Obojstranná tlač zahŕňa prispôsobenie tlačiarne na automatickú tlač na obe strany papiera. Pomáha to znížiť množstvo neporiadku papiera vo vašom priestore.

Tlač menšieho množstva papiera znamená zníženie počtu dokumentov, ktoré fyzicky ukladáte do skriniek a políc. Tiež vás vyzýva, aby ste minimalizovali spotrebu papiera a usilovali sa o usporiadané prostredie a životný štýl bez neporiadku.

Obojstranná tlač vám pomôže nielen znížiť množstvo neporiadku papiera na polovicu; umožňuje vám tiež ušetriť náklady na papier a podporuje ochranu životného prostredia znížením počtu stromov používaných na výrobu papiera.

7. Odstráňte stolný papier/listové zásobníky

Stolové zásobníky papiera sa často stávajú vhodným miestom na ukladanie prichádzajúcich papierov, čo spôsobuje neporiadok papiera. Môžete začať organizovať svoj život digitálne odstránením zásobníkov papiera. Áno, uchovávanie zásobníkov papiera môže byť lákavé, najmä ak chcete ľahký prístup k svojim súborom.

Ak však chcete mať prehľadný a organizovaný pracovný priestor, mali by ste sa rozhodnúť pre digitálny prístup k organizácii papiera. So zásobníkmi papiera mimo cesty môžete spracovávať a spravovať prichádzajúce dokumenty rýchlejšie a udržiavať poriadok na stole.

Okrem toho strávite menej času organizovaním a čistením zásobníkov na papier, keď ukladáte a spravujete svoje dokumenty digitálne. Odstránenie zásobníkov papiera vám tiež pomáha rozvíjať myslenie bez neporiadku, čo vás ovplyvní, aby ste si osvojili organizovanejší životný štýl.

Prechod do priestoru bez papiera

Je normálne, že sa papier pri práci časom nahromadí. Digitálny prístup k organizácii dokumentov a udržiavaniu priestoru bez papiera je však efektívnejší a udržateľnejší spôsob, ako riadiť svoje podnikanie a život.

Zistíte, že digitalizácia papiera vám pomôže efektívne organizovať váš osobný a pracovný život. Tiež uprednostňuje dôležité dokumenty, vďaka čomu sú ľahko dostupné a lepšie uložené.