9 neprofesionálnych chýb pri hosťovaní videohovorov na prácu

Mnoho profesionálov virtuálne stretnutia stále podceňuje. Nerobia žiadnu až žiadnu prípravu, pretože tieto hovory prebiehajú cez platformy videokonferencií a navyše môžu vypnúť kameru a mikrofón.

Aj keď sú virtuálne stretnutia pohodlnejšie ako osobné stretnutia, nie sú menej dôležité. Nedostatočná príprava môže spôsobiť oneskorenie, prekážku v spolupráci alebo zamotanie správ. Ak chcete zabezpečiť profesionálne a efektívne virtuálne stretnutia, pri hosťovaní a účasti na pracovných videohovoroch postupujte podľa týchto tipov.

1. Prehliadanie bezpečnostných opatrení

Zanedbanie opatrení na ochranu osobných údajov pred začatím videohovorov súvisiacich s prácou je neprofesionálne a nebezpečné. Svoje stretnutia vystavíte riziku útokov narušenia, keď tretie strany unášajú náhodné videokonferenčné hovory, napríklad bombardovanie zoomom. Všimnite si, že votrelci majú rôzne motívy. Niektorí sú len internetoví trollovia, ktorí chcú ľudí obťažovať, no iní sú skúsení kyberzločinci vykonávajúci krádeže údajov.

Najlepším prístupom je chrániť stretnutia:

• Nastavenie hesiel: Nastavte jedinečné heslo pre každú schôdzu – uistite sa, že ich posielate účastníkom súkromne.
• Povolenie čakární: Pred pripojením vám umožnia preveriť a potvrdiť účastníkov.
• Obmedzenie účastníkov: Je jednoduchšie spravovať virtuálne stretnutia s obmedzeným počtom účastníkov.

Oplatí sa prečítať si spôsoby zachovávajte svoje súkromie pri používaní platforiem pre videokonferencie.

2. Nechajte mikrofón zapnutý počas schôdzí

Počas videostretnutí prestaňte nechávať zapnutý mikrofón. Zachytí náhodné zvuky od ľudí v okolí, vašich domácich miláčikov a bežiacich spotrebičov, ktoré môžu účastníkov rozptyľovať. V horších prípadoch môže zvuk z vášho konca prehlušiť hlasy ostatných.

Na zabezpečenie čistoty zvuku a hlasu používajte funkciu stlmenia zvuku uvážlivo. Zapnite si mikrofón, keď hovoríte, vypnite si zvuk, keď počúvate, a ak potrebujete prerušiť reproduktory, kliknite na emotikony na obrazovke.

Je pravda, že zapínanie a vypínanie mikrofónu môže byť počas dlhých stretnutí otravné. Je to však jednoduchý, ale účinný spôsob, ako počas rozhovorov prejaviť rešpekt k príspevkom ostatných a ich pozornosť.

3. Nastavenie zlého pozadia videohovoru

Zamestnanci by si mali nájsť úhľadné a profesionálne zázemie pre virtuálne stretnutia – zlepší to dojem, ktorý zanecháte na ostatných. Uvidia vás ako organizovaného jednotlivca, ktorý je vždy nad vecou. Prípadne v chaotickom a špinavom prostredí si pripadáte ako niekto, kto sa sotva zúčastňuje online stretnutí alebo spolupráce.

To samozrejme neznamená, že by ste si vo svojej domácej kancelárii mali postaviť police do knižnice. Jednoduchá, čistá stena s minimálnymi prekážkami vyzerá jednoducho a minimalisticky a navyše neobsahuje rušivé prvky.

Ak však pracujete s obmedzeným priestorom, upravte pozadie. Povedzme, že často používate Zoom. Môžete sa posúvať vo virtuálnych kulisách aplikácie Zoom alebo rozmazávať svoje okolie tesne pred spustením hovoru Zoom. Môžete sa tiež chcieť naučiť ako si navrhnúť vlastné pozadie zoomu.

4. Používanie funkcií súkromného chatu na osobné konverzácie

Vyhnite sa používaniu funkcie súkromného rozhovoru v aplikáciách pre videokonferencie na osobné konverzácie, najmä pri zdieľaní záležitostí, ktoré nesúvisia s prácou. Je možné, že vaši nadriadení uvidia tieto správy. Aj keď hostitelia nemôžu vidieť súkromné ​​rozhovory v reálnom čase, niektoré aplikácie ich zobrazujú v záznamoch stretnutí po hovore. Je bezpečné predpokladať, že zamestnávatelia majú úplnú kontrolu nad účtami poskytovanými spoločnosťou.

Ale aj keď vaši manažéri manuálne nekontrolujú súkromné ​​konverzácie, znevažujúce komentáre počas pracovných hovorov sú nevhodné. Ak vaše správy niekto uvidí, mohli by ste byť potrestaní. Zamerajte sa na udržanie úctivej a produktívnej atmosféry – odložte si žartovanie na vhodné kanály.

5. Účasť na online stretnutiach v nesprávnych nastaveniach

Zatiaľ čo vzdialené a hybridné pracovné modely ponúkajú flexibilitu, mali by ste sa stále zúčastňovať virtuálnych stretnutí vo vhodných nastaveniach. Prestaňte sa zúčastňovať pracovných hovorov počas šoférovania, cestovania alebo jedenia. Iba rozptýlite ostatných, ak budete chrliť náhodné, bezduché odpovede, keď je vaša pozornosť rozdelená.

Najlepším spôsobom je komunikovať svoju situáciu. Buď preplánujte schôdzky podľa vašej najbližšej dostupnosti, alebo sa úplne odhláste z účasti – oboje je vhodnejšie, ako sa k nim pripojiť, aby ste predstierali účasť. Ak nemáte vhodné prostredie na uskutočňovanie hovorov doma, možno by ste mali zvážiť aj pripojenie do coworkingového priestoru. Ak áno, uistite sa, že ste pred výberom coworkingového priestoru zvážte rôzne faktory.

Pred odchodom napíšte profesionálny, vlastný OOO e-mail. Uistite sa, že vaši spolupracovníci vedia, na koho sa majú obrátiť v prípade naliehavých žiadostí a správ, inak vám prerušia prestávku.

6. Pripojenie k online stretnutiam neskoro

Presnosť je dôležitá pre osobné aj virtuálne stretnutia. Je bezohľadné telefonovať príliš neskoro a spôsobiť meškanie. Stratíte čas všetkých čakaním na vás.

Väčšina aplikácií na videokonferencie tiež zobrazuje upozornenia, keď používatelia vstúpia do miestnosti alebo ju opustia, čo môže byť pre ostatných nepríjemné. Ako príklad si vezmite Zoom. Vždy, keď sa niekto pripojí k hovoru, vytvára hlasné bublinové zvuky – nemôžete sa len tak nepozorovane vplížiť na stretnutia. Môžete dokonca prerušiť tok myšlienok hlavného rečníka.

Ak sa chcete vyhnúť týmto oneskoreniam, naplánujte si pripomienky v aplikáciách kalendára. Nastavte si budíky tak, aby sa spustili päť minút pred stretnutím, a potom ich synchronizujte na všetkých svojich pracovných a osobných zariadeniach.

7. Nedarí sa pripraviť vaše zariadenie na zdieľanie obrazovky

Ak budete používať funkciu zdieľania obrazovky na pracovný hovor, pripravte si svoje zariadenie vopred. V ideálnom prípade by ste mali vymazať všetky priečinky, v ktorých budete navigovať. Skryte dôverné súbory, osobné súbory a nevhodný obsah, okrem iných položiek, ktoré nesúvisia s prácou, aby ste dosiahli bezproblémové prezentácie. Nič nie je trápnejšie, ako keď vaši spolupracovníci vidia niečo súkromné.

Odborníci, ktorí často prezentujú, by mali požiadať o určené pracovné zariadenia; inak stratíte čas čistením a obnovovaním súborov.

8. Nepremýšľajte o svojom vzhľade

Prestaňte predpokladať, že virtuálne stretnutia sú voliteľné s kamerou. Vaši obchodní partneri alebo nadriadení vás môžu občas požiadať, aby ste zapli fotoaparát – mali by ste dbať na to, ako vyzeráte. Umyte si tvár, prečešte si vlasy a oblečte si pracovný top. Fotoaparát tiež umiestnite blízko zdroja svetla tak, aby bola vaša tvár jasná a viditeľná.

9. Bezstarostné zapájanie sa do neformálnej konverzácie

Je bežné, že zamestnanci sa zapájajú do malých rozhovorov, zatiaľ čo čakajú, kým sa ostatní účastníci pripoja k pracovným hovorom. Pleasantries prerušia trápne ticho pred začiatkom stretnutí. Aj keď môžete trochu nastoliť témy, ktoré nesúvisia s prácou, obmedzte sa na komentáre vhodné pre prácu. Nebuďte príliš nadšení len preto, že volajú aj vaši priatelia. Predstavte si, aké by to bolo trápne, keby sa zrazu pridali vaši obchodní partneri, klienti, kolegovia a nadriadení.

Ak ste hostiteľom hovoru, povoľte čakáreň, aby ste mohli kontrolovať účastníkov a informovať ostatných používateľov. Uistite sa, že sa každý zloží, než vpustíte ľudí s autoritou. Medzitým by mali účastníci venovať pozornosť zvukovým upozorneniam pre nových účastníkov.

Hostiteľská práca volá ako profesionál

S čoraz väčším počtom spoločností, ktoré si osvoja hybridnú a vzdialenú prácu, sa virtuálne stretnutia postupne stanú štandardom. Mali by ste s nimi prestať zaobchádzať menej ako s osobnými stretnutiami. Zdanlivo drobné chyby, ako je vypnutie fotoaparátu, neupravený vzhľad a použitie chaotického pozadia, sú neprofesionálne. Vaša nedostatočná príprava môže nakoniec uraziť spolupracovníkov.

Pred začatím videohovorov vytvorte jednoduchý postup. Zvyknite si prezliecť sa do pracovného oblečenia, otestovať svoje zariadenia a nastaviť slušné pozadie.