Ako používať Airtable Automations na jednoduché riadenie projektov

Ak neustále hľadáte efektívny nástroj na riadenie projektov, nehľadajte nič iné ako Airtable. Platforma ponúka množstvo funkcií pre vynikajúcu vizualizáciu dát a zjednodušené úpravy. Okrem toho môže Airtable tiež automatizovať úlohy, čím sa zníži čas a úsilie, ktoré vynakladáte na správu údajov.

Airtable automatizácie sú skvelé na vykonávanie opakujúcich sa úloh, ako je zadávanie údajov a aktualizácie e-mailov. Pozrime sa na všetky typy automatizácie, ktoré môžete dosiahnuť pomocou bezplatnej verzie Airtable.

Čo sú vzduchové automatizácie?

Vzduchotesný automatizácie sú preddefinované sekvencie alebo pracovné postupy, ktoré môžu výrazne zvýšiť vašu produktivitu automatizácia opakujúcich sa úloh. Znižujú chybovosť manuálnych procesov a zároveň šetria váš čas a námahu pri opakujúcich sa úlohách.

V automatizácii Airtable sú tri hlavné prvky:

• Spúšťač: Toto definuje udalosť, ktorá spustí sekvenciu automatizácie.
instagram viewer
• Konfigurácia spúšťača: Toto je stav, pri ktorom sa spustí spúšť. Tu by ste mali definovať podrobnosti tabuľky a podmienky na úrovni poľa, ktorým by sa mal záznam zhodovať, aby spustil udalosť.
• Akcie: Toto definuje akciu alebo postupnosť akcií, ktoré by sa mali vykonať pri spustení automatizácie.

Keď je automatika Airtable zapnutá, hľadá udalosti vo vašej základni, ktoré zodpovedajú konfigurácii spúšťača. Automatizácia sa spustí iba vtedy, keď sú splnené všetky podmienky spúšťača.

Ako vytvoriť automatizáciu na Airtable

Ak chcete vytvoriť automatizáciu, musíte nakonfigurovať spúšťač a skupinu akcií, ktoré nasledujú po spúšťači. Tu je postup, ako nastaviť automatizáciu na Airtable:

Krok 1: Pridajte spúšťač

Na karte Automatizácie kliknite na Pridať spúšťač. Zobrazí sa vám zoznam spúšťačov, z ktorých si môžete vybrať. Zoznam obsahuje spúšťače v rámci vašej základne Airtable a externé integrácie, ktoré môžu spustiť udalosť, napríklad udalosť vytvorenú v Kalendári Google.

Krok 2: Nakonfigurujte spúšťač

Po výbere spúšťača môžete zobraziť a zmeniť vlastnosti spúšťača. Tu môžete tiež zmeniť typ spúšťača.

Udalosť spúšťača nastavíte na základe typu spúšťača. Napríklad, ak je typ spúšťača Keď záznam zodpovedá podmienkam, budete musieť okrem podmienok, ktoré musí záznam spĺňať, aby spustil túto udalosť, špecifikovať tabuľku, ktorú chcete monitorovať.

Krok 3: Pridajte akciu

Ďalej musíte vybrať akciu, ktorú chcete vykonať. Máte tu niekoľko možností, od vytvárania a aktualizácie záznamov až po odosielanie e-mailov alebo upozornení na externé aplikácie. napr.

Krok 4: Nakonfigurujte akciu

Teraz budete musieť nakonfigurovať akciu na základe vybratej akcie. Napríklad, ak je akcia Poslať email, budete musieť zadať príjemcov e-mailu, predmet, obsah a všetky podrobnosti, ktoré chcete zahrnúť do e-mailu.

Krok 5: Pridajte ďalšie podmienky alebo akcie

Do automatizácie môžete zaviesť ďalšiu logiku a akcie na základe predchádzajúcich akcií. Môžete to urobiť opakovaním krokov 4 a 5 podľa potreby.

Krok 6: Otestujte automatizáciu

Pred spustením vašej novovytvorenej automatizácie kliknite na Automatizácia testov aby ste skontrolovali, či bol spúšťač a akcie nastavené podľa plánu.

Krok 7: Zapnite automatizáciu

Automatizáciu môžete zapnúť, keď si budete istí nastavením. Upozorňujeme, že keď je automatizácia Airtable zapnutá, nebude sa vzťahovať na existujúce záznamy, ktoré spĺňajú konfiguráciu spúšťača.

Ako integrovať vzduchové automatizácie

Airtable automatizácie sa neobmedzujú len na vytváranie/aktualizáciu základných záznamov a odosielanie e-mailov. Môžete ho tiež integrovať s externými aplikáciami, ako sú Slack, Microsoft Teams, Gmail, Dokumenty Google, Kalendár Google, Formuláre Google, Google Tabuľky, Outlook E-mail, Outlook Kalendár, Problémy GitHub, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Dátové centrum, Twilio a Hootsuite.

Tu je niekoľko vzorových prípadov použitia pre externé integrácie automatizácie Airtable:

1. Posielajte správy spolupracovníkovi na Slacku keď sú priradené k záznamu: Spúšťač tejto automatizácie je Keď záznam vyhovuje podmienkam, a podmienkou je, že sa nadobúdateľ záznamu zmení na daného užívateľa. Airtable teda spustí Slack > Odoslať správu akciu, ak sú prítomné všetky spúšťače. Môžete nakonfigurovať text správy a príjemcov.
2. Pridajte položku do zoznamu úloh, keď udalosť je vytvorená v kalendári Google: Tu je spúšťač Kalendár Google > Pri vytvorení udalosti, a akcia je Vytvorte záznam. Môžete si vybrať, kam sa má nový záznam umiestniť a vyplniť podrobnosti.
3. Pridajte dokončené úlohy do tabuľky Google: Spúšťač je tu Keď záznam zodpovedá podmienkam že stavové pole záznamu sa zmenilo na dokončené alebo záznam je teraz vo filtrovanom zobrazení, ktoré zobrazuje iba dokončené úlohy. Akcia je Tabuľky Google > Pridať riadok. Môžete vybrať požadovaný hárok Google, ktorý chcete aktualizovať, a polia, ktoré sa majú migrovať zo základnej do hárka.

Obmedzenia Airtable Automations

Aj keď automatizácie na Airtable môžu byť celkom užitočné, prichádzajú s určitými obmedzeniami. Pre každú základňu Airtable môžete mať maximálne 50 pracovných postupov automatizácie, či už sú aktívne alebo neaktívne. Môžete to však obísť kombináciou viacerých akcií v jednej automatizácii.

Každá automatika Airtable môže mať až 25 akcií. Ani to nie je veľkou prekážkou, pretože výstup jednej akcie môže byť vstupom pre inú v rovnakom pracovnom postupe. Okrem toho majú automatizácie Airtable rôzne limity spustenia v závislosti od vášho plánu. To zahŕňa úspešné aj neúspešné jazdy.

Airtable uchováva históriu vašich automatizácií s podrobnosťami o každej vykonanej automatizácii. Rozsah tejto funkcie závisí aj od plánu vášho pracovného priestoru.

S bezplatnou verziou Airtable môžete len posielať automatické e-maily spolupracovníkom v rámci vybranej základne. Môžete to však nakonfigurovať pre externé e-mailové adresy v iných plánoch pracovného priestoru.

Iba nové zmeny môžu spustiť automatizáciu. Navyše to stojí za zmienku integrácie s Dokumentmi Google, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center a Twilio nie sú dostupné v rámci bezplatného plánu.

Ušetrite čas s Airtable Automations

Automatizácia na Airtable je účinný spôsob, ako optimalizovať procesy a znížiť ručnú prácu. So správnym nastavením pracovného toku môžete každý týždeň získať späť niekoľko hodín v rutine riadenia projektov.

Takže, keď budete nabudúce nastavovať projekt, venujte čas a námahu nastaveniu automatizácie Airtable, aby ste si mohli oddýchnuť a nechať úlohy zvládnuť samy.