Ako zjednodušiť používanie sledovania zmien v programe Microsoft Word

Sledovanie zmien je jedným z najlepších nástrojov na úpravu dokumentov programu Word a spoluprácu s ostatnými, ale jeho používanie môže byť komplikované a komplikované. Ak ste v tejto funkcii v programe Microsoft Word noví alebo neznesiete červené značky a podivné nastavenia, ešte sa nevzdávajte sledovania zmien.

Keď pochopíte, ako jednotlivé komponenty fungujú, funkcia sa bude používať jednoduchšie. Funkciu si môžete prispôsobiť tak, aby ste získali prehľadnejší systém pri revízii dokumentu alebo kontrole úprav niekoho iného. Tu je niekoľko nápadov.

1. Zobraziť revízie v bublinách

Sledovanie zmien nie je len prepínač zapnutia a vypnutia. Keď sa naučíte základy pomocou funkcie Sledovanie zmien v programe MS Word, môžete preskúmať jeho funkcie a ešte viac prispôsobiť svoje používateľské prostredie.

Jednou z hlavných súčastí, ktoré môžete zmeniť, je zobrazenie značiek. Keď idete na Recenzia > Zobraziť značky > Bubliny, máte tri možnosti:

• Zobraziť revízie v bublinách
• Zobraziť všetky revízie v riadku
• Zobraziť iba formátovanie v bublinách

Sledovanie zmien štandardne používa vložené revízie, čo znamená vymazanie odstránených slov a vloženie vašich úprav do samotného textu. Niekoľko takýchto revízií sa dá zvládnuť, ale celá kniha z nich môže byť tŕňom pre oči. Toto nastavenie tiež nezvýrazňuje formátovanie – hľadanie týchto úprav je problém.

Používanie bubliniek iba na formátovanie je krokom nahor oproti vloženým revíziám. Odstránenia a vloženia sa stále zobrazujú v hlavnom texte, ale všetky zmeny formátu sú uvedené v bublinách na paneli napravo od textu.

Ak vložené úpravy vôbec neuprednostňujú, prepnite na revízie v bublinách. Potom môžete odstrániť, vložiť a naformátovať všetko, čo chcete, a zoznam vašich zmien sa zobrazí v pravom paneli. Stále je tam červená, ale vaše úpravy sú oveľa prehľadnejšie a ľahko spravovateľné.

2. Použite žiadne alebo jednoduché označovanie, aby ste sa vyhli rozptýleniu

V závislosti od vášho štýlu úprav si možno budete chcieť najprv prečítať dokument pred jeho úpravou, aby ste získali predstavu o jeho toku, čitateľnosti a potenciálnych medzier. Vypĺňanie textu značkami od začiatku môže byť kontraproduktívne.

Sledovanie zmien ponúka dve riešenia v Zobraziť na kontrolu rozbaľovacia ponuka. Jednoduché značkovanie skryje bubliny a vložené revízie a zobrazí iba zvislé červené čiary, ktoré ukazujú, kde boli vykonané zmeny. Kliknutím na ktorýkoľvek z týchto riadkov rýchlo zobrazíte úpravy. Opätovným kliknutím ich skryjete.

Žiadne značky odstráni aj zvislé čiary. Môžete pokojne čítať a upravovať, kým sa nerozhodnete inak. Práca s ktorýmkoľvek z týchto nastavení zaisťuje jasný dokument s minimálnym rušením. Ak pracujete s tímom, vytvorte si najlepšie spôsoby spolupráce vo Worde v reálnom časea nastavte pravidlá sledovania zmien, aby každý mohol pohodlne pracovať.

3. Všetky značky alebo originál používajte s mierou

Nemusíte zobraziť úplné označenie dokumentu programu Word, pokiaľ konkrétne nechcete skontrolovať určitú revíziu alebo integrovať zmeny.

Pohľad do pôvodného textu je ešte menej potrebný. Môžete sa pozrieť na pôvodný text a stručne porovnať dve verzie, napríklad z hľadiska štýlu alebo dĺžky, ale to je asi tak všetko. Takže nemusíte aktivovať žiadne z týchto nastavení, kým ich skutočne nepotrebujete. To môže pomôcť minimalizovať vašu frustráciu zo sledovania zmien.

4. Prispôsobte si farby a značky

Keď viacerí používatelia pracujú na dokumente programu Word a vykonávajú zmeny, funkcia Sledovať zmeny zvýrazní ich úpravy rôznymi farbami. Najpálčivejším problémom pri sledovaní zmien je často predvolená červená farba ich označení, najmä ak dominuje textom s množstvom revízií.

Dobrou správou je, že túto farbu môžete zmeniť. V skutočnosti môžete farebne označiť každý dokument, na ktorom pracujete.

V Sledovanie kliknite na Zmeniť možnosti sledovania šípka. Zobrazia sa niektoré základné nastavenia, ktoré môžete upraviť, no ak chcete získať prístup k ďalším možnostiam, kliknite Pokročilé nastavenia. Tým sa otvorí okno ponúkajúce viac spôsobov, ako si Sledovanie zmien prispôsobiť.

Môžete si vybrať lepšie farby pre vkladanie, odstraňovanie, formátovanie a ďalšie. Môžete dokonca zmeniť spôsob označenia každej funkcie, od tučného po dvojité prečiarknutie a symboly. Okrem toho môžete dokonca upraviť vzhľad balónov. Inšpirujte sa produktívne aplikácie s efektívnym farebným kódovaním alebo si len vyberte farby, ktoré sú pri používaní sledovania zmien nenáročné na oči.

Zanechanie komentárov je okrem sledovania zmien ďalším najlepším spôsobom, ako poskytnúť spätnú väzbu na Microsoft Word. Nadmerné používanie komentárov však môže spôsobiť, že úpravy a čítanie budú rovnako ohromujúce.

Používanie komentárov spolu so sledovaním zmien uľahčuje vopred sa rozhodnúť, ako budete jednotlivé funkcie používať. Pokiaľ ide o komentáre, môžete si ich rezervovať pre otázky autorovi alebo nápady na zlepšenie textu – veci, ktoré nemôžete povedať prostredníctvom sledovania zmien bez pridania ďalšej červenej.

Okrem toho je najlepšie zvýrazniť iba slová, ktoré súvisia s vašimi komentármi, nie celé odseky. Svoje komentáre môžete dokonca umiestniť iba na začiatok alebo koniec kapitol.

Ak máte problémy s dokumentom, ktorý je preplnený poznámkami a komentármi, skúste preskúmať možnosti dostupné v Zobraziť komentáre rozbaľovacia ponuka. Táto funkcia vám môže pomôcť usporiadať komentáre spôsobom, ktorý vám dáva zmysel, či už čítate alebo upravujete text.

Prípadne, ak je dokument, ktorý revidujete, malý, ale máte veľa čo povedať, zvážte návštevu a prázdna strana na začiatku alebo konci dokumentu a zoznam spätnej väzby, ktorú by ste vložili do komentárov tam. Môžete to urobiť aj pre jednotlivé kapitoly. Nástroj komentárov je praktickejší, ale môžete ho používať, ako a kedy chcete.

Neváhajte byť kreatívny s funkciami, ktoré máte k dispozícii, ako napr pridanie čísel riadkov programu Microsoft Word k textu a potom odkazovanie na konkrétne riadky vo vašej spätnej väzbe. Nájdite si čas na naučenie sa všetkého, čo tento softvér na spracovanie textu ponúka, a podľa toho prispôsobte každú úlohu sledovania zmien.

7. Prijať alebo odmietnuť skupiny revízií

Ako autor, ktorý kontroluje revízie editora, je dôležité starostlivo zvážiť väčšinu zmien, dokonca aj pri vykonávaní vlastných úprav.

Pokiaľ však ide o drobné opravy, ako sú úpravy formátovania alebo pravopisu, existuje rýchlejší spôsob, ako zmeny integrovať alebo sa ich zbaviť. Stačí vybrať celý odsek, kliknúť naň pravým tlačidlom myši a vybrať si jeden z nich Prijať zmenu alebo Odmietnuť zmenu. Vaša voľba ovplyvní všetky revízie v tomto odseku.

Môžete ísť ešte ďalej a integrovať revízie celého dokumentu. Ak to chcete urobiť, po kliknutí pravým tlačidlom myši na zvýraznený odsek vyberte šípku nadol pod súhlasiť na paneli nástrojov a potom Prijať všetky zmeny. Hneď pod tým máte tiež možnosť automaticky zastaviť sledovanie zmien.

8. Upravte si tablu kontroly

Ako už bolo spomenuté, môžete použiť čokoľvek, čo zlepší vašu používateľskú skúsenosť so sledovaním zmien, vrátane doplnky na zvýšenie produktivity pre Microsoft Word. Avšak aj jednoduchá zmena usporiadania vášho digitálneho pracovného priestoru môže byť prínosom pre váš pracovný tok.

Panel kontroly na Sledovať zmeny je ďalším spôsobom, ako zobraziť všetky revízie bez toho, aby zapĺňali vašu obrazovku. Môžete upravovať dokument bez značiek a nechať panel vygenerovať jednoduchý zoznam zmien. Kliknutím na šípku vedľa Kontrolná tabla, môžete ho prepnúť z vertikálnej do horizontálnej polohy a zase späť.

Nechajte sledovanie zmien pracovať za vás

Na prvý pohľad sa to môže zdať zložité, ale program Sledovanie zmien od spoločnosti Microsoft je v skutočnosti veľmi jednoduchý a užitočný, keď sa naučíte všetky podrobnosti. Či už robíte alebo prijímate úpravy, pred začatím práce si nastavte predvoľby sledovania zmien, aby ste si prácu uľahčili. Usporiadajte, ako by mali značky, komentáre a tabla kontroly vyzerať v texte a okolo neho.

Používanie sledovania zmien v programe Microsoft Word je jednoduchšie, keď si vytvoríte rozloženie a farebnú schému, ktorá vás bude motivovať namiesto toho, aby vás nadmerne stimulovala.