Archív Gmailu vs. Odstrániť: Čo je najlepšie pre organizovanú doručenú poštu?

Ak máte príliš veľa zbytočných e-mailov, ktoré zahlcujú vašu doručenú poštu, môžete ich archivovať alebo odstrániť. Možno vás však zaujíma: Odstraňujú sa archivované e-maily a je archivácia to isté ako odstránenie?

Archivované e-maily sa odstránia z vašej doručenej pošty a odstránené e-maily skončia v koši. Kedy je však výhodné archivovať a kedy radšej vymazať? Šetrí archivácia e-mailov miesto v Gmaile? V tomto článku si podrobne prejdeme obe funkcie a kedy je najlepšie každú použiť.

Čo sa stane, keď je e-mail archivovaný?

Keď archivujete e-mail v Gmaile, presunie sa z doručenej pošty a súvisiacich kategórií do priečinka Všetky správy. Stále však môžete pristupovať k e-mailu pomocou štítkov Gmailu alebo v priečinku Všetky správy. Odpočíta sa aj z počtu neprečítaných e-mailov vo vašej doručenej pošte.

Majte na pamäti, že archivované e-maily sa neodstránia, pokiaľ ich manuálne neodstránite zo svojho účtu Gmail. Ak niekto odpovie na archivovaný e-mail, e-mail s odpoveďou sa zobrazí vo vašej doručenej pošte.

Ako archivovať e-mail v Gmaile

Jeden alebo viac e-mailov môžete archivovať tak, že začiarknete políčko pred nimi a kliknete na Archív ikona v hornej časti.

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na e-mail a vybrať Archív z menu.

Ako nájsť archívne e-maily v Gmaile

Ak chcete nájsť archivované e-maily v Gmaile, ísť do Všetky správy na bočnom paneli Gmailu, kde nájdete svoje archivované e-maily.

Prípadne môžete zadať v: archíve do Vyhľadávací panel služby Gmail na zobrazenie iba archivovaných e-mailov.

Ako automatizovať archiváciu e-mailov v Gmaile

Ak nechcete manuálne vyberať e-maily na archiváciu, môžete použiť funkciu filtra Gmailu, ktorá to urobí automaticky za vás. Môžete to urobiť takto:

1. Kliknite na nastavenie ikonu v hornej časti vášho Gmailu a vyberte Zobraziť všetky nastavenia z okna ľavého bočného panela.
2. Vyberte Filtre a blokované adresy tab.
3. Poskytnite podrobnosti o odosielateľovi s ďalšími relevantnými informáciami a kliknite Vytvorte filter.
4. V ďalšom okne začiarknite políčko Preskočiť doručenú poštu (archivovať) možnosť a kliknite na tlačidlo Vytvorte filter.
5. Nový filter bude automaticky archivovať e-maily od konkrétneho odosielateľa.

Ako zrušiť archiváciu e-mailov v Gmaile

Ak ste omylom archivovali e-mail, ktorý chcete mať vo svojej doručenej pošte, môžete to vrátiť späť výberom možnosti Vrátenie späť v spodnom vyskakovacom okne s upozornením.

Ak ste však upozornenie zmeškali, prejdite na Všetky správy a vyberte e-mail. V hornej časti kliknite na Presunúť do doručenej pošty ikonu.

Prípadne môžete zadať v: archíve do Vyhľadávací panel služby Gmail a vyberte jeden alebo viac e-mailov, ktorých archiváciu chcete zrušiť. Kliknite pravým tlačidlom myši na svoj e-mail a vyberte Presunúť do doručenej pošty zo zoznamu.

Čo sa stane, keď sa odstráni e-mail?

Keď odstránite e-mail zo svojho účtu Gmail, automaticky sa odstráni z vašej doručenej pošty a presunie sa do priečinka Kôš. E-maily môžete natrvalo odstrániť alebo obnoviť odstránené e-maily do vašej doručenej pošty z priečinka Kôš.

Keď natrvalo odstránite e-mail, odstránite aj všetky súvisiace priložené súbory. E-maily v priečinku Kôš sa však po 30 dňoch natrvalo odstránia. Priečinok Kôš môžete tiež úplne vyprázdniť.

Ako odstrániť e-mail v Gmaile

Existujú dva spôsoby odstránenia e-mailu z Gmailu. Môžete vybrať jeden alebo viac e-mailov z doručenej pošty a kliknúť na Odstrániť ikona v hornej časti.

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na vybrané e-maily a vybrať Odstrániť zo zoznamu.

Ako odstrániť viacero e-mailov v Gmaile

Ak chceš na odstránenie viacerých e-mailov v Gmaile, vyberte Všetky z rozbaľovacej ponuky začiarkavacieho políčka v hornej časti a kliknite na Odstrániť ikonu.

Naraz však odstráni iba 50 e-mailov a ak chcete odstrániť veľa e-mailov, musíte to urobiť viackrát.

Prípadne môžete nakonfigurovať filter Gmailu tak, aby automaticky odstraňoval e-maily od určitých odosielateľov.

1. Kliknite na nastavenie ikonu v hornej časti vášho Gmailu a vyberte Zobraziť všetky nastavenia.
2. Vyberte Filtre a blokované adresy tab.
3. Poskytnite podrobnosti o odosielateľovi s ďalšími relevantnými informáciami a kliknite Vytvorte filter.
4. V ďalšom okne začiarknite políčko Vymaž toa kliknite Vytvorte filter.
5. Nový filter automaticky odstráni e-maily od konkrétneho odosielateľa.

Aký je rozdiel medzi archiváciou a odstránením e-mailu?

Existuje veľa rozdielov medzi archívom Gmail vs. vymazať, v závislosti od toho, ako fungujú. Tu je niekoľko významných rozdielov, ktoré si treba zapamätať:

• Aj keď sa archivované aj odstránené e-maily odstránia z priečinka doručenej pošty, archivované e-maily sa presunú do priečinka Všetky správy, zatiaľ čo odstránené e-maily sa presunú do priečinka Kôš.
• Odstránené e-maily sú prístupné v priečinku Kôš, kým sa po 30 dňoch úplne neodstránia z vášho účtu. Na druhej strane archivované e-maily sú prístupné z priečinka Všetky správy.
• Archivované e-maily sa automaticky neodstránia, ale vymazané e-maily sa automaticky odstránia z koša po 30 dňoch. Archivované e-maily zostanú vo vašom účte Gmail, kým ich manuálne neodstránite.
• Odstránené e-maily uvoľňujú úložný priestor po tom, čo boli natrvalo vymazané z vášho účtu Gmail. Archivované e-maily sa však naďalej ukladajú vo vašom účte a započítavajú sa do celkového pridelenia úložiska.
• Keď na nájdenie čohokoľvek použijete vyhľadávací nástroj Gmail, archivované e-maily sa zahrnú do výsledkov, ale odstránené nie.
• Keď kliknete na štítok, aby ste videli všetky e-maily, ktoré sú ním označené, zobrazí sa aj archivovaný e-mail. Odstránené e-maily je však možné zobraziť iba v priečinku Kôš.

Kedy by ste mali archivovať e-mail?

Ak vás zaujíma, kedy je lepšie archivovať vs. odstráňte e-maily zo svojho účtu Gmail, tu je niekoľko dôvodov, prečo uprednostňovať archiváciu e-mailov pred ich odstránením:

• Archivovaním e-mailov, ktoré už nepotrebujete, môžete odstrániť neporiadok zo svojej doručenej pošty a urobiť ju prehľadnejšou.
• Ak chcete dosiahnuť nulovú poštu, archivujte všetky staré e-maily ktoré vám zahlcujú doručenú poštu.
• Môžete archivovať dôležité e-maily, ktoré možno práve nepotrebujete, ale v budúcnosti by sa vám mohli hodiť.
• Z bezpečnostných dôvodov možno budete musieť ponechať určité e-maily. Archivácia vám môže pomôcť sledovať tieto e-maily a vyhnúť sa náhodnému vymazaniu.
• Keď sa vlákno e-mailovej konverzácie skončí a už sa neočakávajú žiadne ďalšie odpovede, môžete tieto dôležité e-mailové diskusie archivovať, aby ste si ich uchovali a ľahšie ich našli.
• Archivácia e-mailu vám umožňuje uchovávať citlivé informácie a prílohy, ktoré nechcete stratiť z doručenej pošty.

Archív Gmail vs. Odstránenie e-mailov: Kedy je najlepšie odstrániť e-mail?

Existuje mnoho dôvodov, prečo by ste mali e-mail namiesto archivácie odstrániť. Tu sú niektoré z najlepších dôvodov na odstránenie nechcených e-mailov z doručenej pošty Gmail:

• Ak ste si úplne istí, že v budúcnosti nebudete e-mail potrebovať, mali by ste ho odstrániť, aby ste si vyčistili doručenú poštu.
• E-mail môžete odstrániť, ak nechcete, aby sa v budúcnosti zobrazoval vo výsledkoch vyhľadávania v Gmaile.
• Ak potrebujete uvoľniť miesto v úložisku Gmail, môžete odstrániť staršie e-maily, ktoré už nepotrebujete.
• Keď už nepotrebujete prezerať alebo načítavať žiadne prílohy alebo dokumenty z e-mailu, po dvojitej kontrole ich odstráňte.
• Spam a propagačné e-maily môžu zaplniť vašu doručenú poštu a zaberať úložný priestor. Hromadným odstránením spamových e-mailov môžete jednoducho uvoľniť miesto pre dôležité e-maily.

Ako odstrániť archivované e-maily

Archivované e-maily zostanú vo vašom účte Gmail, kým sa ručne neodstránia. Archivované e-maily môžete odstrániť niekoľkými spôsobmi. Oboje môžete urobiť takto:

1. Ísť do Všetky správy priečinok, vyberte archívny e-mail, ktorý chcete odstrániť, a kliknite na Odstrániť ikona v hornej časti.
2. Prípadne zadajte v: archíve do Vyhľadávací panel služby Gmail, vyberte archívny e-mail a kliknite na Odstrániť ikonu.

Prečo je archivácia e-mailu lepšou možnosťou?

Pokiaľ ide o archív Gmail vs. odstrániť e-maily, často je najlepšie archivovať e-maily. Týmto spôsobom sa môžete vrátiť a nájsť e-mail, kedykoľvek budete chcieť. Okrem toho vám to umožňuje sledovať všetky minulé konverzácie a v prípade potreby uľahčuje vyhľadanie konkrétnych informácií.

Odstránenie e-mailov môže viesť k strate údajov a sťažiť neskoršie získavanie informácií. Vďaka tomu sa nebudete musieť obávať straty e-mailov, ktoré môžete jednoducho archivovať a presunúť z doručenej pošty.

Vo všeobecnosti vymažte iba e-maily, o ktorých ste si istí, že ich už nikdy nebudete potrebovať. Ak teda nechcete niečo navždy odstrániť, namiesto odstránenia vyberte archív Gmail. podobne, vyčistite si doručenú poštu v Outlooku archivovaním e-mailov nechcete odstrániť.

Usporiadajte si doručenú poštu v Gmaile archivovaním e-mailov

Teraz poznáte odpoveď na otázku: „Je archív to isté ako mazanie alebo nie?“. Archivácia vám pomôže udržať vašu doručenú poštu usporiadanú a bez neporiadku presunutím e-mailov, ktoré už nepotrebujete, do priečinka Všetky správy.

Ak napríklad dostanete nový e-mail a spracujete ho, môžete ho rýchlo archivovať, aby bola vaša doručená pošta čistá. Všetky e-maily, ktoré ste odstránili v priečinku Kôš alebo archivovali v priečinku Všetky správy, je však možné jednoducho presunúť späť do priečinka doručenej pošty.