13 trikov Kalendára Google na zvýšenie vašej produktivity

Kľúčové informácie

• Nastavte si predvolené pripomienky pre všetky udalosti v Kalendári Google, aby ste predišli zmeškaniu dôležitých stretnutí a zvýšili produktivitu. V prípade potreby pridajte viacero upozornení.
• Integrujte Kalendár Google s ďalšími nástrojmi, aby ste zjednodušili pracovné postupy a vyhli sa neustálemu prepínaniu medzi aplikáciami. Napríklad integrujte so Slackom na plánovanie a aktualizáciu stavu.
• Dostávajte e-mail s dennou agendou, aby ste uprednostnili dôležité pripomienky a stretnutia. Nastavte si to v nastaveniach Kalendára Google, aby ste už nikdy nezmeškali žiadne upozornenie.

Je pravdepodobnejšie, že ste Kalendár Google použili aspoň raz, či už vám niekto poslal pozvánku na schôdzu, alebo ste ho práve skončili, pretože sa dodáva s vaším zariadením.

Aj keď je Kalendár Google pomerne jednoduchá aplikácia, pokiaľ ide o plánovanie, prichádza s niekoľkými úžasné funkcie a integrácie, ktoré vám môžu pomôcť zvýšiť produktivitu a celkovo zlepšiť efektívnosť. Nižšie je uvedený zoznam niektorých z najlepších.

1. Nastaviť predvolené pripomenutia

Vždy je užitočné nastaviť si pripomienky, aby ste nezmeškali nadchádzajúce udalosti alebo aby ste si dali dostatok času na prípravu. Nastavenie pripomienky pre každú novú udalosť, ktorú urobíte, však môže byť dosť problematické.

Našťastie vám Kalendár Google umožňuje automaticky vytvárať predvolené pripomienky pre všetky udalosti, ktoré urobíte. Tu je postup:

1. Prejdite na domovskú stránku Kalendára Google.
2. Kliknite na ikonu ozubeného kolieska vpravo a vyberte nastavenie.
3. Pod Nastavenia mojich kalendárov, vyberte svoj kalendár.
4. Vyberte Upozornenia na udalosti a potom vyberte + Pridať upozornenie.
5. Vyberte si preferované trvanie kliknutím na rozbaľovaciu ponuku.

Odteraz budú mať všetky udalosti, ktoré vytvoríte, tieto predvolené pripomenutia. Upozorňujeme, že môžete pridať viac ako jedno upozornenie – povedzme, že chcete dostávať niekoľko upozornení na vašu udalosť.

Každodenné spravovanie a používanie rôznych nástrojov, či už na osobné alebo pracovné použitie, môže byť zdrvujúce – vyžaduje, aby ste neustále prepínali medzi nástrojmi, aby ste mali prehľad o svojich projektoch a úlohách.

Mnohé z týchto nástrojov vám umožňujú integrovať Kalendár Google, aby ste nemuseli manuálne prenášať informácie do alebo z aplikácie do svojho kalendára. Napríklad Kalendár Google je a celkom užitočná integrácia Slack, ktorú by ste mali vyskúšať ak používate aplikáciu na odosielanie obchodných správ. Integrácia vám umožňuje naplánovať a odstrániť udalosti priamo zo služby Slack. Slack môže aktualizovať váš stav na základe vášho plánu! Upozorňujeme, že spôsob integrácie Kalendára Google s aplikáciou sa líši v závislosti od aplikácie.

3. Dostávajte svoju dennú agendu e-mailom

Ak máte vo zvyku nenútene prechádzať upozorneniami bez toho, aby ste sa nad nimi zamysleli, je veľká šanca, že prehliadnete svoje upozornenia Kalendára. A ak uprednostňujete e-maily pred inými formami komunikácie, tu je praktický trik: svoj denný rozvrh si môžete nechať poslať priamo na svoj e-mail. Týmto spôsobom vám neuniknú dôležité pripomienky a stretnutia.

Robiť to:

1. Prejdite do Kalendára Google a kliknite na ikonu ozubeného kolieska.
2. Vyberte nastavenie > Nastavenia pre moje kalendáre.
3. Vyberte kalendár, z ktorého chcete dostávať e-maily.
4. Prejdite nadol na Iné upozornenia.
5. Ísť do Denná agenda a vyberte Email z rozbaľovacej ponuky.

Očakávajte, že každé ráno o piatej ráno dostanete e-mail s dennou agendou, aby ste mali prehľad o tom, ako by vyzeral váš deň.

4. Začnite týždeň v iný deň

Či už vaša práca zahŕňa zmeny harmonogramov, offshore úlohy s rôznymi týždennými počiatočnými dňami, alebo jednoducho uprednostňujete netradičný začiatok týždňa, Kalendár Google vám pomôže. Počiatočný deň týždňa môžete jednoducho zmeniť v Kalendári Google.

Jednoducho prejdite do svojho Kalendára Google nastavenie, vyberte generála potom prejdite nadol na Zobraziť možnosti. Kliknite Začnite týždeň a vyberte si z sobota, nedeľu, alebo pondelok.

5. Použite svoj hlas na nastavenie novej udalosti

Ak práve nemáte voľné ruky, ale potrebujete okamžite naplánovať udalosť, namiesto otvárania aplikácie Kalendár Google a zadávania všetkých podrobností môžete na vytvorenie udalosti použiť svoj hlas.

Stačí povedať niečo ako: „Hej, Google, vytvorte udalosť v kalendári: večera s Jane Doe o 20:00. u Chili's. Okrem zaznamenávania všetkých informácií môže spoločnosť Google pred uložením udalosti požiadať o ďalšie informácie.

Upozorňujeme, že to nie je možné, ak používate zariadenie Apple. Siri nemôže vytvárať udalosti pomocou Kalendára Google. Ak chcete, aby Siri pridávala udalosti do vášho Kalendára Google, musíte ho nastaviť ako predvolený kalendár. Urobte to tak, že prejdete na nastavenie > Kalendár > Predvolený kalendár.

6. Vložiť svoj kalendár

Manipulácia s vaším rozvrhom môže byť náročná, najmä ak si ľudia chcú s vami nastaviť rozvrhy. Ak máte webovú stránku, dovoľte ostatným ľuďom, aby si s vami nastavili plán na základe ich preferencií, vložením kalendára na vašu webovú stránku.

7. Použite online plánovací softvér

Zdieľanie kalendára môže priniesť nevýhodu využitia voľného času. Ak hľadáte lepšiu kontrolu nad tým, kedy si s vami môžu ostatní naplánovať stretnutia, oplatí sa to preskúmať nástroje, ktoré zjednodušujú online plánovanie, ako Calendly.

Keď sa zaregistrujete do Calendly pomocou svojej adresy Gmail, bez problémov sa synchronizuje váš kalendár s vaším účtom Calendly. Ale to nie je všetko. Táto integrácia prináša množstvo výhod, ako je automatické plánovanie, manipulácia s časovým pásmom a prispôsobenie – vďaka čomu je zážitok z rezervácie s vami prispôsobenejší.

8. Nastavte časové bloky

Kalendár Google vám môže ďalej pomôcť dosiahnuť maximálnu produktivitu s časovými blokmi. Táto funkcia vám umožňuje priradiť určené sloty, aby ste sa mohli sústrediť na konkrétne projekty alebo úlohy. Vďaka tomu môžete efektívne sústrediť svoju energiu na konkrétne ciele, čo vám zabráni otáľať a strácať čas prechodom z jednej úlohy na druhú.

9. Automaticky odmietnuť udalosti

Používanie Kalendára Google vám pomáha nielen sledovať vaše stretnutia. Môžete ho použiť aj na zabezpečenie rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom. Keď nastavíte pracovný plán, Kalendár Google môže automaticky odmietnuť žiadosti o stretnutie, keď ste mimo kancelárie alebo na dovolenke.

Môžete im tiež poslať správu o neprítomnosti, v ktorej ich informujete, čo môžu medzitým urobiť, napríklad ich nasmerovať na iného kolegu, ktorý môže vybaviť ich požiadavky alebo obavy.

10. Striedajte sa s iným časovým pásmom

Práca s ľuďmi v iných časových pásmach môže sťažiť plánovanie stretnutí a nastavovanie plánov. Namiesto toho, aby ste trávili príliš veľa času konzultáciami online prevodník časových pásiem, môžete použiť funkciu sekundárneho časového pásma Kalendára Google na sledovanie časových rozdielov a predchádzanie nehodám v plánovaní.

V Kalendári Google kliknite na nastavenie > generál > Časové pásmo. Kliešť Zobraziť sekundárne časové pásmo pod Časové pásmo.Do každého časového pásma môžete tiež pridať štítky pre ďalšiu organizáciu.

11. Vytvárajte opakujúce sa stretnutia

Ak máte schôdzky každý týždeň alebo mesiac, môžete nastaviť opakujúce sa schôdze namiesto manuálneho vytvárania udalostí zakaždým. Keď vytvoríte udalosť, vyberte rozbaľovaciu ponuku s textom Neopakuje sa a vyberte, ako často sa má udalosť opakovať.

12. Vytvorte skratku udalosti

Zatiaľ čo vytvorenie novej udalosti v Kalendári Google vám zaberie iba niekoľko kliknutí, skratka udalosti preskočí väčšinu krokov a prenesie vás priamo do nového okna udalosti v Kalendári Google.

Stačí otvoriť prehliadač, zadať cal.new, a hit Zadajte alebo vrátiť. Okrem toho existuje dlhý zoznam Skratky Kalendára Google ktoré vám pomôžu navigovať a používať aplikáciu efektívnejšie.

13. Nájdite si ideálny čas na stretnutia

Nájsť ideálny čas je ďalší boj s nastavením stretnutia alebo harmonogramu. Je to ťažšie, čím viac ľudí je zapojených, a situácia sa stáva neprehľadnejšou, ak do rovnice hodíte rôzne časové pásma.

Našťastie má Kalendár Google funkciu Nájsť čas, ktorá vám umožní nájsť dostupný čas pre každého v tíme. Vyžaduje si však prístup k tímovým kalendárom Google a môžete ho používať iba prostredníctvom webovej aplikácie, nie v mobilnej aplikácii. Táto funkcia vám umožňuje nájsť vzájomne dostupný čas, ktorý vyhovuje všetkým v tíme.

Využite svoj kalendár vo svoj prospech

Kalendár Google ponúka celý rad funkcií a integrácií na zvýšenie produktivity. Od nastavenia predvolených pripomienok až po správu časových pásiem a používanie hlasových príkazov vám zvládnutie týchto hackov môže pomôcť využiť váš kalendár na efektívnu správu času.