Strávili ste veľa času prácou na konkrétnej úlohe. Keď prechádzate svojou prácou, vydýchnete si. Čas a námaha stáli za to. S výsledkom ste nemohli byť spokojnejší.
Ale váš dobrý pocit trvá krátko, pretože zistíte, že niekto iný z vášho tímu práve dokončil prácu na rovnakej úlohe. Je to ešte horšie, keď si uvedomíte, že aj váš spoluhráč odviedol dobrú prácu. Máte pred sebou dve skvelé diela, no použiť môžete len jedno. Čas, úsilie a zdroje vynaložené na jeden z nich sú úplným plytvaním.
Čo sú to prekrývajúce sa úlohy?
Prekrývajúce sa úlohy sú úlohy, ktoré sa vykonávajú buď súčasne, alebo postupne. Zvyčajne sa vyskytujú, ak na jednom projekte pracuje viac ako jedna osoba, pričom vzniká viacero verzií, keď je potrebná iba jedna verzia.
Prekrývanie sa netýka výlučne úloh; vyskytuje sa aj vo vašich rozvrhoch. Môžete nastaviť dve rôzne stretnutia súčasne. A bohužiaľ, nemôžete sa rozdeliť na dvoch, aby ste boli súčasne na rôznych miestach. Takže sa musíte vzdať jedného zo stretnutí.
Prečo sa úlohy prekrývajú?
Úlohy sa predvolene neprekrývajú. Vo vašich operáciách sú medzery, ktoré umožňujú, aby duplicita zostala nepovšimnutá. A kým sa nevyriešia, úlohy sa budú naďalej prekrývať, čo spôsobí plytvanie zdrojmi.
Poďme sa pozrieť na niekoľko dôvodov, prečo sa úlohy prekrývajú.
1. Neefektívny pracovný postup
Ako prideľujete úlohy členom tímu? Ak nemáte správnu štruktúru na delegovanie úloh, existuje šanca, že rovnakú úlohu pridelíte viacerým osobám.
Kruh pokračuje, ak si spoluhráči vyberú úlohy, na ktorých chcú pracovať, bez krížovej kontroly, či na tom istom projekte už nepracuje niekto iný.
2. Nedostatok tímovej spolupráce
Ako vedúci tímu je vašou zodpovednosťou vybudovať tímového ducha vo svojom tíme, aby členovia mohli spolupracovať na dosiahnutí spoločného cieľa.
Nedostatok spolupráce vytvára šedé zóny. Na jednej úlohe môže nezávisle pracovať viacero ľudí bez toho, aby si to uvedomovali. Aj keď spolupracujú na sekvenčných úlohách, robia si, čo chcú, bez toho, aby si to overovali s ostatnými spoluhráčmi.
3. Pracovné preťaženie
Efektivita a pracovné preťaženie sa nedajú dobre kombinovať. Ak chcete, aby vám zamestnanci dali zo seba to najlepšie, nedávajte im príliš veľa práce.
Kedy únava nastupuje z pracovného preťaženia, pracovný postup má tendenciu sa meniť. Namiesto toho, aby postupovali podľa riadneho postupu, aby sa uistili, že neduplikujú úlohu, pokračujú s ďalšou dostupnou úlohou.
5 najlepších tipov na správu prekrývajúcich sa úloh
Mať produktívny tím je o efektívnom manažmente. Môžete mať stovky zamestnancov a stále byť neproduktívni, ak ich správne nekoordinujete. Prekrývajúce sa úlohy môžu brániť vašej produktivite, ak ich nezačiarknete.
Pozrime sa, ako na to.
1. Buďte otvorení o úlohách
Jednou zo základných hodnôt najsilnejších tímov na pracovisku je transparentnosť. Ak dôverujete členom svojho tímu natoľko, aby ste s nimi mohli pracovať, mali by ste byť otvorení úlohám, ktoré majú vykonávať.
Každý zamestnanec by mal byť zasvätený do pracovných informácií. Vyloženie všetkých kariet na stôl ich informuje o úlohách, na ktorých pracujú a s kým spolupracujú. Ak existuje vedomostná nerovnováha o práci, spoluhráči môžu pracovať na rovnakých úlohách bez toho, aby si to uvedomovali.
Ľudia sú oprávnení vykonávať úlohy rýchlejšie, ak o nich vopred vedia. Pri rovnováhe vedomostí bude malý alebo žiadny priestor na prekrývanie úloh.
2. Meranie pokroku
Aký lepší spôsob, ako zistiť, ako zamestnanci plnia úlohy, ako merať ich pokrok? Ak delegujete úlohy a odídete, nebuďte prekvapení, ak nebudú vykonané včas alebo efektívne.
Kontrolou priebehu práce môžete vidieť, kedy sa úlohy duplikujú. Včasné zistenie redundancie vám pomôže zastaviť ju skôr, ako sa na ňu bude plytvať časom a zdrojmi.
Manuálne sledovanie výkonu zamestnancov je náročné. Musíte sa vzdať svojich vlastných povinností a pozorne sledovať každý ich krok. Ale vďaka nástrojom workflow môžete tento proces automatizovať. V každom bode uvidíte, ako sa členovia vášho tímu zapájajú do svojich úloh. Nástroje ako Asana vám pomôže zvýšiť vašu produktivitu a zabrániť prekrývaniu úloh.
3. Kultivujte efektívnu komunikáciu
Efektívna komunikácia zaisťuje, že správy sa prenášajú jasne bez rušenia šumu, ktorý by zmenil význam.
K prekrývaniu úloh často dochádza v dôsledku nedostatku informácií alebo nesprávnej komunikácie. Keď zamestnanci jasne nerozumejú pokynom, ktoré im boli dané, pracujú na základe toho, čo si myslia, že by mali robiť.
Pestovanie efektívnej komunikácie nie je len o slovách hovorených alebo písaných. Zahŕňa to aj poskytovanie správne nástroje na komunikáciu. Pracovné pokyny by sa v tíme mali odovzdať rýchlo a bez zdržaní. Keď sa objavia nové udalosti, okamžite o nich informujte členov tímu.
4. Vymenujte projektových supervízorov
V závislosti od veľkosti vášho tímu možno budete potrebovať ďalšie ruky, ktoré vám pomôžu s dohľadom nad úlohami.
Dohliadať na každého nie je možné, ak je váš tím veľký. Budete potrebovať vedúcich projektu, aby sa s vašimi pracovníkmi spojili na individuálnej úrovni. Projektový manažér je plne ponorený do úloh a všíma si, čo funguje a čo nefunguje.
Ak má niekto otázky o svojich úlohách, môže sa jednoducho opýtať nadriadeného. Pre projektového manažéra je ťažké duplikovať jeho úlohy, pretože sú si vedomí všetkých aspektov projektu.
5. Automatizujte pracovný tok
Úlohy sa ľahšie prekrývajú, keď sú spravované manuálne. Bez ohľadu na to, ako opatrne sa snažíte byť pri prideľovaní a riadení úloh, aby ste predišli duplicite, veci môžu prekĺznuť.
Prijatie automatizačných nástrojov na delegovanie úloh zaisťuje, že žiadna úloha nebude vykonaná dvakrát. Keď na nej pracuje člen tímu, úloha sa označí zo zoznamu.
Automatizácia je účinná aj pri sekvenčných úlohách. Systém je nakonfigurovaný tak, že predchádzajúca úloha je dokončená skôr, ako môžete prejsť na ďalšiu.
Zavážte každé úsilie
Dôsledky prekrývania úloh sú dlhodobé. Čas a zdroje vynaložené na duplicitné úsilie sa môžu na prvý pohľad zdať zanedbateľné. Ale pri zostavovaní časom si uvedomíte, že ste tak veľa stratili.
To, že dvaja ľudia odvedú skvelú prácu na dvoch verziách úlohy, keď všetko, čo potrebujete, je jedna verzia, nerobí ani jednu z verzií lepšou. Ten druhý mohol dať všetko to úsilie do inej činnosti, aby vám dal dve skvelé diela, ktoré sú užitočné.
Chcete byť v zóne a zlepšiť svoju produktivitu? Tu je návod, ako použiť teóriu toku na zlepšenie vášho zapojenia a potešenia.
Prečítajte si ďalej
- Produktivita
- Práca a kariéra
- Správa úloh
- Tipy na pracovisko
- Time Management
Chris Odogwu sa zaviazal odovzdávať vedomosti prostredníctvom svojho písania. Je vášnivým spisovateľom a je otvorený spolupráci, vytváraniu sietí a iným obchodným príležitostiam. Je držiteľom magisterského titulu v odbore masová komunikácia (odbor Public Relations a reklama) a bakalárskeho štúdia v odbore masová komunikácia.
prihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné e-knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber