8 nástrojov na zefektívnenie vzdialených pracovných procesov

Vedenie firmy na diaľku bez sídla, flexibilné rozvrhy a možnosť ísť počas práce kamkoľvek na svete je vzrušujúce. Môže to však byť aj skľučujúce a vyžaduje si to veľa práce.

Dobrá vec je, že technológia je na vašej strane. Existuje množstvo softvéru, ktorý vám môže pomôcť zvýšiť efektivitu, organizovať pracovné postupy, zefektívniť procesy a zlepšiť tímovú spoluprácu.

Tento zoznam nie je vyčerpávajúci, ale tu sú niektoré z nástrojov, ktoré môžete začať používať pre svoje vzdialené podnikanie.

1. Systémy sledovania žiadateľov

Či už ste začínajúca alebo veľká spoločnosť, môžete využiť systém sledovania žiadateľov (ATS). Tieto softvérové ​​programy vám umožňujú nájsť všetky dôležité informácie o vašom uchádzačovi – z ich e-mailov, pohovorov, harmonogramov a relevantných údajov, všetko na jednom mieste.

ATS robí nábor a najímanie hračkou pomocou AI na preverenie kandidátov, čo vám ušetrí veľa času ručným vyraďovaním kandidátov, ktorí nevyhovujú. Pomáhajú vám tiež nájsť najlepších kandidátov tým, že ich zoradia na základe ich schopností a skúseností. Niektoré z najčastejšie používaných ATS zahŕňajú

pracovný deň a skleník.

V tomto digitálnom veku, v ktorom sú falošné certifikáty a falošné identity nekontrolovateľné, sú kontroly na pozadí nevyhnutné na udržanie bezpečného a bezpečného pracoviska pre zamestnancov aj zákazníkov.

Nástroje na kontrolu pozadia ako napr Goodhire a Chekr sú tiež nevyhnutné na overenie informácií, ktoré s nimi potenciálni kandidáti zdieľali.

Tieto nástroje sú v súlade s právnymi požiadavkami a poskytujú firmám vlastný informačný panel, ktorý im pomáha spravovať a sledovať výsledky ich previerok. Väčšina týchto nástrojov sa tiež integruje s ATS a inými hlavnými platformami HR.

3. Softvér na riadenie projektov

Riadenie vzdialených tímov môže byť náročné. Softvér na riadenie projektov poskytuje jednoduchý spôsob, ako organizovať pracovné postupy, sledovať pokrok jednotlivca a tímu, dotvárať projekty a získavať prehľad o pokroku tímu.

Ak vediete globálny tím, používate softvér na riadenie projektov, napr Asana alebo ClickUp vám môže pomôcť ušetriť veľa času komunikovať a spolupracovať so svojím tímom. Tieto nástroje uľahčujú bezproblémovú spoluprácu medzi členmi tímu v rámci platformy – nie sú potrebné e-maily a zbytočné stretnutia!

4. Softvér na elektronický podpis

Podnikanie na diaľku neznamená, že môžete preskočiť dôležité procesy, ako je podpisovanie dokumentov a zmlúv. Vzdialené nastavenie môže sťažiť podpisovanie citlivých dokumentov.

Nikto nechce zdieľať svoje elektronické podpisy bez toho, aby sa najprv ubezpečil, že platforma je bezpečná. Dobrá vec je, že nástroje ako Pandadoc a DocuSign spočíva v tom, že uľahčujú distribúciu a zhromažďovanie citlivých dokumentov spolu s elektronickými podpismi. Je ich dosť ďalšie online aplikácie na podpisovanie dokumentov tam, že to môžete skontrolovať.

Elektronické podpisy sa považujú za rovnocenné s tradičnými podpismi. Sú právne záväzné, ak vám zmluvné strany umožnia bezpečne nahrávať súbory a podpisovať digitálne dokumenty. však legálnosť elektronických podpisov sa líši v závislosti od toho, kde na svete sa nachádzate.

5. Wiki

Šírenie informácií a školenie môže byť náročné pri vedení vzdialenej spoločnosti. Obchodná wiki slúži ako centrálne úložisko alebo databáza znalostí.

Poskytuje každému prístup k dokumentom a dôležitým procesom v pracovných tokoch zamestnancov. Ľahko sa k nim pristupuje, je možné ich upravovať a zdieľať, takže vzdialení pracovníci majú prehľad o zmenách, aktualizáciách a nových zásadách v práci.

Uľahčuje to nábor a umožňuje novým zamestnancom orientovať sa v spoločnosti. Uľahčuje prácu na diaľku a slúži ako sprievodca, kde sa môžu dozvedieť o procesoch spoločnosti. Niektoré wiki, ktoré môžete zvážiť, sú XWiki a SlimWiki. Existuje mnoho ďalších webové stránky, ktoré vám pomôžu vytvoriť si vlastnú Wiki.

6. Softvér na rozpoznávanie zamestnancov

Kvôli obmedzenej interakcii a podpore sa mnohí vzdialení pracovníci často cítia izolovaní a neviditeľní. Mnohé štúdie ukazujú, že uznanie a včasná a vhodná spätná väzba nielenže zvyšuje výkonnosť ľudí, ale zlepšuje aj udržanie a spokojnosť s prácou.

Platformy ako Motivovanosť poskytnite členom tímu cestu dozvedieť sa o ostatných v tíme, navzájom sa oceňovať a zdôrazňovať svoje výhry, dávať bodové bonusy a vytvárať vlastné ocenenia a odznaky pre tímy, o ktoré sa budú snažiť.

Motivosity umožňuje členom tímu rozdávať peniaze motivosity, ktoré môžu zamestnanci použiť na nákup darčekových kariet, rezerváciu leteniek alebo darovanie na charitu. Medzi ďalšie alternatívy Motivosity patria Bonusovo a česť.

7. Business Messaging Apps

Práca na diaľku nepoletí bez platformy, ktorá spojí tím. Aj keď tímy môžu stále používať e-mail, je to objemné, časovo náročné a neusporiadané. Aplikácie na odosielanie obchodných správ ako napr Slack vám umožní spojiť sa s kýmkoľvek jednotlivo alebo v skupinách.

Môžete tiež integrovať ďalšie aplikácie do Slacku zvýšiť jeho funkčnosť a zefektívniť procesy v rámci aplikácií. Môžete napríklad pripojiť svoju Asanu k Slacku alebo použiť Giphy v Slacku, keď chcete do svojich konverzácií pridať zábavu. Medzi ďalšie aplikácie, ktoré sú podobné Slacku, patria Chat na pracovisku alebo Microsoft Teams.

8. Softvér na plánovanie

Plánovanie je ďalšia práca, ktorá zaberá čas každého, či už je vzdialený alebo nie. Ďalšou komplikáciou pri väčšine práce na diaľku je však realita rozdielov v časových pásmach. Navyše mnohí vzdialení pracovníci musia žonglovať s viac ako jednou prácou, takže plánovanie hovorov je oveľa zložitejšie.

Plánovacie platformy ako Calendly integruje sa s vašimi kalendármi a eliminuje hádky tam a späť pri hľadaní najlepšieho času pre obe strany. Medzitým aplikácie ako GoReminders vám umožňujú automatizovať textové správy, aby ste mohli svojmu tímu alebo klientom odosielať automatické správy s pripomienkou schôdzok.

To zaisťuje, že ľudia sa dostavia na schôdzu, čo vám zabráni strácať čas a peniaze čakaním, kým sa objavia.

Použite technológiu na zvýšenie úrovne vášho vzdialeného podnikania

Práca na diaľku má množstvo výhod. Avšak beh môže byť náročný, najmä ak plánujete robiť veci tradičným spôsobom. Nielenže budete mať viac papierovania, ale je ťažké, ba priam nemožné dobre komunikovať a sledovať priebeh projektov bez pomoci nástrojov.

Vylepšite svoju hru pomocou softvéru a nástrojov, ktoré môžu urýchliť a zefektívniť vaše pracovné procesy na diaľku a pomôcť prilepiť tím k dosiahnutiu lepšej kultúry na pracovisku pre vašu spoločnosť.

8 tipov na vytvorenie produktívneho prostredia kancelárie na vzdialenú prácu

Prečítajte si ďalej

O autorovi