Ako väčšina ľudí, aj vy pravdepodobne podpisujete profesionálne e-maily frázou: „Teším sa na vašu odpoveď.“ Hoci je to pohodlné, dôsledné používanie rovnakej línie vyzerá vzdialene a všeobecne.
Skúste zmeniť spôsob ukončovania e-mailov. Vaši príjemcovia by ocenili, keby ste svojim správam venovali väčšiu pozornosť. V tomto článku sa s vami podelíme o jedenásť profesionálnych a sympatických vyhlásení, aby ste neopakovali: „Teším sa na vašu odpoveď.“
1. „Pošlite mi svoju spätnú väzbu do [Sem vložte dátum]“
Povedať „teším sa na vás“ je vágne a pokorné. Poskytuje príjemcovi príliš veľkú kontrolu, pretože zvyčajne môže odpovedať, kedykoľvek chce. Táto fráza môže fungovať v prípade, že nie sú naliehavé. Ak však musíte presadzovať dominanciu a vyhýbať sa opakovaným e-mailom, riaďte konverzáciu stanovením termínu.
Skúste zavrieť slovami „Pošlite mi spätnú väzbu do [sem vložte dátum].“ Pevný, definitívny dátum splatnosti jemne nabáda príjemcov, aby sa riadili vaším plánom namiesto ich.
2. „Prosím, informujte ma o [Sem vložte projekt/tému]“
Ak „teším sa na vás“ pôsobí príliš vzrušene, skúste to nadšenie zmierniť. Skúste namiesto toho „Prosím, informujte ma o [sem vložte projekt/tému]“. Znie to uvoľnene, no zároveň autoritatívne.
Táto fráza najlepšie vyhovuje prípadom, keď ste už urobili svoju časť a chcete dostávať iba kritické a relevantné aktualizácie. Uveďte, že sa nechcete obťažovať nadbytočnými informáciami. Len sledujte svoj tón a vyhnite sa tomu, aby to znelo arogantne.
3. “Vždy rád, že vás počujem”
Hoci je to príjemné, povedať „teším sa na vás“ môže byť niekedy príliš strnulé. V bežných situáciách to znie trápne. Ak pripravujete nových zákazníkov, riešite obavy zákazníkov, oslovujete potenciálnych zákazníkov alebo sa znova spájate so starými obchodnými klientmi, budete potrebovať menej formálne odhlásenie.
V týchto situáciách skúste povedať: „Vždy som rád, že ťa počujem.“ Má optimistický, priateľský tón, ktorý vyvoláva pozitívnu odozvu bez kompromisov v profesionalite. Všimnite si, že prílišné nadšenie vás robí príliš známymi.
4. "Napíš skoro!"
Snáď najbežnejšou alternatívou k „teším sa na vás“ je „Napíšte čoskoro!“ Je to veselé a nenáročné. Na rozdiel od ostatných odhlásení v tomto zozname si táto fráza s otvoreným koncom nevyžaduje okamžitú odpoveď.
Použite "Napíšte čoskoro!" pri rozhovore s rovesníkmi, chladnými vodcami, priateľmi a príbuznými. Len si dávajte pozor, že to nevytvára naliehavosť, takže väčšina príjemcov už na váš e-mail nemusí odpovedať. Pripravte sa, že tento riadok ukončí konverzáciu.
5. "Vážim si vašu spätnú väzbu, tak mi dajte vedieť, čo si myslíte!"
Ak ste nedávno poslali dôležité obchodné aktívum, podpíšte svoj e-mail slovami „Vážim si vašu spätnú väzbu, tak mi dajte vedieť, čo si myslíte!“ Je pravdepodobné, že váš príjemca už vašu prácu upraví. Ak však poviete, že si ceníte ich postrehy, budíte dojem, že ste na svoje remeslo hrdí.
Samozrejme, nečakajte, že dostanete 100% pozitívne komentáre. Okrem žiadosti o spätnú väzbu by ste mali vedieť ako brať zlé hodnotenia výkonu profesionálne. Nikdy nenechajte svoje emócie dostať to najlepšie z vás.
„Teším sa, že sa ozvete,“ žiada odpoveď, ale neznie to smerodajne. Ak potrebujete pevné a naliehavé odhlásenie, skúste „Čakám na vašu okamžitú odpoveď“. Zdôrazňuje naliehavosť okamžitej reakcie bez toho, aby ste vyzerali agresívne alebo neprofesionálne.
S tým povedané, stále vyvoláva strach. Ak ste v pozícii autority, starostlivo si vyberte, kedy použijete túto frázu, inak by vaši podriadení mohli nesprávne pochopiť vašu naliehavosť nepriateľstva.
7. „Mali by sme diskutovať o [vložte podrobnosti projektu/tému] prostredníctvom výzvy. Funguje vám [vložte sem čas a dátum]?
Málokedy je definitívna odpoveď na „teším sa na vás“. Odhlásenie s týmto riadkom často vedie k zdĺhavému tam a späť prostredníctvom e-mailu. Nemôžete ho použiť na záležitosti citlivé na čas.
Namiesto toho zakončite svoju správu návrhom: „Mali by sme diskutovať [sem vložte podrobnosti o projekte/tému] prostredníctvom hovoru. Funguje vám [sem vložte čas a dátum]?“ Explicitne definuje váš cieľ. Ak chcete ďalej znížiť počet opakovaných e-mailov, použite aplikácie na plánovanie schôdzok ktoré umožňujú príjemcom rezervovať si priestory na stretnutia sami.
8. “Prosím, odpovedzte čo najskôr”
Fráza „teším sa na vás“ nie je náročná ani agresívna. Ak však chcete ešte menšie odhlásenie, skúste povedať: „Odpovedzte čo najskôr.“
Tento e-mailový odhlásenie môžete použiť, keď pracovať s profesionálmi mimo vášho časového pásma. Príjemca bude chápať potrebu svojej odpovede, ale nebude nútený pracovať aj mimo miestne úradné hodiny, aby vyhovel vašej žiadosti.
9. "Ak nie ste tou správnou osobou pre túto požiadavku, nevadilo by vám spojiť ma s niekým, kto môže pomôcť?"
Odoslanie „teším sa na vás“ nesprávnej kontaktnej osobe je trápne. Vždy nájdite ten správny kontaktný bod. Ak pochybujete, že posielate správu správnemu jednotlivcovi/oddeleniu, povedzte: „Ak nie ste tou správnou osobou pre túto žiadosť, mohli by ste ma spojiť s niekým, kto vám môže pomôcť?“
Majte však na pamäti, že toto odhlásenie vás zneistí. Použite ho až po vyčerpaní všetkých zdrojov; v opačnom prípade sami vyhľadajte správnu kontaktnú osobu.
Fráza „teším sa na vás“ znie odmerane. Hoci žiada o odpoveď, nevyžaduje ani naliehavosť, ani neprejavuje nadšenie – možno budete pôsobiť vzdialene. Používanie s nadriadenými a klientmi s vysokou prioritou je nevhodné.
Ak chcete prejaviť horlivosť a horlivosť, skúste „Dajte mi vedieť, či vám [vložte návrh] vyhovuje, aby som mohol okamžite začať.“ Je to pevné, profesionálne a definitívne. Pridajte aj odkaz na svoj softvér na riadenie projektov aby klienti mohli okamžite prideľovať a odškrtávať úlohy, keď dospejú k rozhodnutiu.
Použite rôzne odhlasovacie frázy na zlepšenie miery odozvy
Nechápte nás zle – nemusíte sa prestať podpisovať frázou: „Teším sa na vašu odpoveď.“ celkom. Stále ho môžete použiť. Len nezabudnite zmeniť spôsob, akým ukončujete svoje e-maily, aby nezneli roboticky a neosobne. Všeobecné správy len zriedka vyvolávajú reakciu.
Ak chcete ešte viac zvýšiť mieru odpovedí, zvážte prehodnotenie celého spôsobu, akým štruktúrujete svoje správy. Odhlásenie je len jednou časťou vášho e-mailu. Mali by ste tiež zlepšiť svoj predmet, e-mailovú adresu, pozdravy, úvod a telo e-mailu.
