Zlepšite komunikáciu vo svojom tíme pomocou týchto tipov

Najdôležitejším spôsobom, ako dosiahnuť úspech vo svojom podnikaní, je efektívna komunikácia. Váš tím by sa mal bez obáv klásť otázky, mal by mať hlboké pochopenie cieľov spoločnosti a vedieť, že ich myšlienky sú cenené. Silné komunikačné návyky vo vašom tíme nevzniknú zo dňa na deň. Vyžaduje si to odhodlanie implementovať stratégie, ktoré fungujú a v konečnom dôsledku vytvárajú otvorené pracovné prostredie.

Ak ste odhodlaní zvýšiť efektívnu komunikáciu so svojím tímom, prečítajte si tipy, ktoré musíte začať implementovať, aby ste dosiahli úspech a aby boli všetci spokojní.

Komunikujte prostredníctvom sumarizácie

Aktívne počúvanie v komunikácii je o hľadaní porozumenia. Je nevyhnutné zabezpečiť, aby boli všetci na rovnakej stránke. Nesprávna komunikácia sa v podnikoch vyskytuje príliš často a dá sa ľahko zmierniť zhrnutím praxe.

„Summarizácia alebo parafrázovanie je zručnosť aktívneho počúvania, ktorá zahŕňa opakovanie toho, čo osoba komunikovala,“ vysvetľuje Max Ade, generálny riaditeľ spoločnosti

Pickleheads. „Aj keď sa tento typ komunikácie môže zdať opakovaný, je to najúčinnejší spôsob, ako zabrániť nedorozumeniu. Tento proces zahŕňa aktívne počúvanie reči osoby, zhrnutie a zopakovanie toho, čo povedal, a potvrdenie porozumenia medzi skupinou.“

Ako to vyzerá v praxi? Ian Heyman, zakladateľ spoločnosti Mužská ochrana proti odkvapkávaniu zdieľa: „Pre každého to môže vyzerať inak, ale jedným zo spôsobov, ako k tomu pristupovať, je mať so svojím tímom kontaktnú základňu, kde si všetci precvičujete parafrázovanie. Opakovaním toho, ako každý z vás chápe pojem alebo konverzáciu, sa môžete vyhnúť mnohým nedorozumeniam. To môže viesť váš tím k vyššej produktivite, pretože každému je jasné, na čom pracujete."

Zhrnutie ako komunikačná zručnosť si vyžaduje prax. Pre lídrov je najlepšie ísť príkladom a naštartovať túto stratégiu. Bude chvíľu trvať, kým si všetci na tento spôsob komunikácie zvyknú, ale celkovo to bude neuveriteľne prospešné.

Nastavte jasné agendy pre všetky stretnutia

Jednou z najväčších sťažností mnohých zamestnancov na porady je, že zaberajú príliš veľa času a sú neefektívne. Stáva sa to, keď stretnutia nie sú správne naplánované a vykonané. Najlepšou metódou, ako zabezpečiť, aby stretnutia boli prospešné pre tím, je mať jasný program vopred načrtnutý.

"Nikdy nemôžete byť príliš pripravení," hovorí Max Schwartzapfel, CMO spoločnosti Bojovať za vás. „Keď organizujete stretnutie, zvážte zostavenie súdržného a jasného programu aspoň na tri dni. Ak tak urobíte, váš tím získa čas na prípravu akýchkoľvek výstupov, otázok alebo myšlienok vopred. Pokus o komunikáciu na mieste môže nechať priestor pre chýbajúce informácie, a to nikto nechce.“

Často sa vám stretnutia veľmi ľahko vymknú spod kontroly. „Načasované stretnutia s prísnymi programami sú skvelým spôsobom, ako zabezpečiť, aby ste veci skutočne urobili,“ hovorí Karim Hachem, viceprezident pre elektronický obchod Maxine z Hollywoodu. „Naplánujte si časovú os pre každú tému a nechajte niekoho sledovať čas, aby ste dodržali plán. Na konci stretnutí môžete tiež nechať priestor na otázky; tento čas je tiež skvelý spôsob, ako zistiť, či si téma vyžaduje viac pozornosti. Načasovanie stretnutí pomáha uistiť sa, že stihnete všetko, o čom chcete diskutovať, a zároveň zistíte, čo si vyžaduje ďalšiu komunikáciu.“

Počas stretnutí zaistite, aby váš tím mohol slobodne hovoriť o tom, čo sa deje v podniku. Urobte si priestor na otázky, pozvite živú diskusiu a zapojte všetkých do konverzácie. Keď máte politiku otvorených dverí, malo by to byť normou a váš tím sa bude chcieť podeliť o svoje myšlienky.

Hostiteľské periodické dotykové základne

Keď je váš tím zaneprázdnený prácou, komunikácia môže často upadnúť na vedľajšiu koľaj. Ale bez tejto komunikácie bude práca trpieť. Je dôležité, aby ste v pracovnej záťaži svojho tímu nechali čas na kontakt so základňou. Môže to byť vo forme individuálnych tímov špecifických pre daný projekt, celých tímov alebo inak. Frekvenciu, ktorú si môžete určiť podľa svojich špecifických potrieb, za predpokladu, že zaistíte, aby boli všetky stretnutia na dotykovej základni efektívne a nie len na krátku dobu.

Christy Pyrz, marketingový riaditeľ spoločnosti Peptidy paradigmy hovorí: „Zvážte, či by sa lídri každý mesiac stretávali so svojím tímom jeden na jedného. Na tieto stretnutia nepotrebujete programy. Namiesto toho ho môžete použiť ako obdobie otvorenej komunikácie na diskusiu o práci zamestnanca, jeho duševnom zdraví, raste a všeobecných nápadoch pre podnikanie.“

Ak si všimnete, že morálka tímu klesá, zvážte pridanie kontaktných základní, aby ste dostali tím na rovnakú stránku. „Vidíte pokles morálky v tíme? Skúste usporiadať stretnutie s dotykovou základňou,“ hovorí Melissa Rhodes, generálna riaditeľka spoločnosti Psychika 1 na 1. „Udržiavanie malej základnej skupiny – asi 5 – 6 ľudí – robí proces ešte plynulejším. Každý by mal mať možnosť slobodne hovoriť o svojich nápadoch a myšlienkach.“

Vytvorte zónu bez súdenia

Hlavným dôvodom, prečo sa mnohí zamestnanci necítia slobodne hovoriť v práci, je strach. Obávajú sa, že ich slová nebudú brané vážne alebo zažijú následky. Ak to so zlepšením komunikácie so svojím tímom myslíte vážne, musíte na to vytvoriť prostredie bez úsudkov.

„Nikdy nechcete, aby boli zamestnanci pokarhaní za to, že používajú svoj hlas,“ vysvetľuje Mary Kay Bitton, vedúca produktových inovácií Flo vitamíny. "Je dôležité vážiť si názory každého a zabezpečiť, aby sa každý mohol bezpečne vyjadriť."

Ak chcete so svojím tímom vytvoriť a podporiť zónu bez posudzovania, implementujte politiku otvorených dverí a pozvite svoj tím, aby vyjadril svoje myšlienky. Poskytnite im na to bezpečný priestor, napríklad na stretnutí alebo medzi štyrmi očami. Udržujte všetkých na rovnakej stránke s politikou a zabezpečte, aby všetci dodržiavali precedens. Chcete zabezpečiť, aby sa v zákulisí nedialo nič, čo vedie váš tím k tomu, aby spochybňoval, či má táto politika hodnotu alebo nie.

Aj keď vaša firma môže mať politiku otvorených dverí, niektorí ľudia sa nemusia cítiť otvorene podeliť sa o svoje myšlienky s veľkým tímom, takže je rozumné ponúknuť alternatívne riešenie. „Kľúčovým faktorom na zabezpečenie toho, aby sa ľudia cítili dobre, keď hovoria, je dať im príležitosť hovoriť spôsobom, ktorý je pre nich bezpečný. Môžete to urobiť tak, že povzbudíte ľudí, aby si rezervovali stretnutia s niekým, s kým chcú diskutovať o súkromných témach. Môžete mať aj online schránku na návrhy, ktorá zamestnancom umožní anonymne predkladať svoje obavy.“

Pri každej novej politike si implementácia vyžaduje čas a budovanie kultúry si bude vyžadovať dôslednosť a čas. Pokračujte v tom a nakoniec sa to stane normou. „Je dôležité, aby ste pokračovali vo svojom úsilí, aj keď nevidíte okamžité zlepšenie,“ hovorí Ryan Delk, generálny riaditeľ spoločnosti Primer. "Ako väčšina z nás vie, dobré veci si vyžadujú čas, takže pokračujte v napredovaní, najmä keď je to náročné."

Informujte všetkých o novinkách spoločnosti

Aby sa každý cítil, že patrí do spoločnosti, chcete, aby zostal informovaný o všetkom, čo sa deje – aj keď to priamo neovplyvňuje jeho pozíciu alebo úlohu. Toto je kľúčová stratégia pri budovaní tímu a tiež zaisťuje, že každý bude mať aktuálne informácie o aktuálnych správach spoločnosti, vrátane cieľov, úspechov a dokonca aj náročných vecí.

„Úžasný spôsob, ako zabezpečiť, aby boli všetci informovaní a zároveň nebrať veci príliš vážne, je mať firemný bulletin,“ hovorí Justin Soleimani, spoluzakladateľ spoločnosti Tumble. „Môže to začať z nutnosti, ale môže sa to rýchlo zmeniť na spôsob, ako zvýšiť morálku. Samozrejme, stále chcete zdieľať novinky o firme, ale môžete zahrnúť aj povznášajúce príbehy o tíme, oslavovať míľniky a narodeniny a podobne.“

Ďalšou výhodou interných newsletterov alebo týždenné zhrnutie e-mailov je to, že obmedzujú stretnutia, v konečnom dôsledku zlepšujú produktivitu. „Ak máte pocit, že vy a váš tím trávite príliš veľa času na stretnutiach, zvážte vyskúšanie týždenného zhrnutia e-mailov,“ hovorí Brittany Dolin, spoluzakladateľka Agentúra Pocketbook. „Veľa z toho, čo riešite na stretnutiach, môže byť veľmi dobre možné komunikovať prostredníctvom e-mailu. Môžete skúsiť posielať týždenné aktualizácie so súhrnmi toho, čo sa deje. Je to skvelý spôsob, ako zdieľať novinky a zároveň poskytnúť niečo konkrétne, na čo by ste v budúcnosti mohli v prípade potreby odkazovať.“

Najmä vtedy, keď máte veľké tímy a chcete zabezpečiť, aby mal každý informácie, ktoré potrebuje spoločnosť, zvážte nájdenie riešenia na distribúciu informácií s plnohodnotnými detailmi, ktoré môžu byť odkazované. Tým sa zníži počet klebiet a zabráni sa nedorozumeniam.

Záver

Čo sa týka tímovej komunikácie, rozhodne nechcete škrtať. Keď sa slabá komunikácia stane normou, bude potrebné vynaložiť ďalšie úsilie na prekonanie zlozvyku a implementáciu dlhodobého riešenia.

Najlepší spôsob, ako začať, je vytvoriť malú pracovnú skupinu s členmi vášho tímu zo všetkých úrovní. Vymyslite si plán toho, ako bude konečný cieľ komunikácie vyzerať, a potom si naplánujte kroky, ktoré bude potrebné na jeho dosiahnutie. Komunikujte túto novú kultúru s tímom a zapojte všetkých. Je to výhra pre všetkých.