Chcete so svojimi projektmi urobiť viac? Naučte sa používať Airtable na efektívne riadenie projektov.
Máte ten správny nástroj na riadenie projektov? Riadenie veľkých projektov si vyžaduje veľa úsilia, aby boli informácie vždy aktuálne a všetci boli na rovnakej vlne. Ak chcete efektívne riadiť a dohliadať na svoj projekt, Airtable je skvelá platforma, ktorú treba zvážiť.
Airtable je platforma mimoriadne bohatá na funkcie a užívateľsky prívetivá platforma, ktorá spája komplexnosť nástrojov na riadenie projektov s jednoduchosťou tabuliek. Tu je návod, ako môžete začať používať Airtable na efektívne riadenie projektov.
Krok 1: Nastavenie základne
V Airtable môžete mať oddelené pracovné priestory pre rôzne projekty a viacero databáz v každom pracovnom priestore. Databázy v Airtable sa nazývajú Bases. Bázy v rámci pracovného priestoru môžu byť tiež navzájom prepojené, aby sa zjednodušili údaje v rámci každej základne.
Tu je návod, ako nastaviť základňu Airtable:
- Raz ty prihláste sa do svojho účtu Airtable, môžete začať vo svojom predvolenom pracovnom priestore alebo vytvoriť nový pracovný priestor, ktorý možno zdieľať so svojimi spolupracovníkmi. Ak chcete vytvoriť nový pracovný priestor, stačí kliknúť na Vytvorte si pracovný priestor a pomenujte svoj pracovný priestor.
- Prejdite do požadovaného pracovného priestoru a kliknite Vytvorte základňu na nastavenie vašej novej databázy.
- Kliknutím na názov základne (ktorá je štandardne nastavená ako „Báza bez názvu“) ju premenujete. Tu si môžete prispôsobiť aj vzhľad stránky.
- Teraz môžete buď importovať existujúce údaje do tabuľky, použiť šablónu Airtable alebo vytvoriť tabuľku úplne od začiatku.
- V predvolenom nastavení Airtable už pridáva niekoľko polí, aby ste mohli začať. Ak chcete tieto polia upraviť, stačí dvakrát kliknúť na názov poľa. To vám umožní zmeniť názov poľa a typ poľa.
- Ak chcete pridať ďalšie polia, kliknite na + v hlavičke tabuľky. Vyberte požadovaný typ poľa, zadajte názov poľa, nastavte konfiguráciu a kliknite na Vytvorte pole.
- Po pridaní všetkých potrebných polí je vaša databáza pripravená! Stĺpce môžete tiež presúvať myšou podľa toho, ako ich chcete usporiadať.
Ak Airtable používate prvýkrát, tento nástroj vám poskytne vynikajúci návod, ktorý vám pomôže nastaviť vašu prvú základňu.
Krok 2: Vytvorenie a prispôsobenie zobrazení
Airtable skutočne spôsobil revolúciu v jednoduchosti prezerania údajov. Konfigurácie zobrazenia ako Mriežka, Kalendár, Galéria, Formulár, Kanban atď. ponúkajú jedinečné prostriedky na interakciu s údajmi. Airtable vám umožňuje vytvoriť až 1000 zobrazení na tabuľku.
Tu je postup, ako nastaviť zobrazenie Airtable:
- Airtable predvolene vytvorí pre váš stôl zobrazenie mriežky. Môžete tiež vytvoriť ďalšie zobrazenia mriežky alebo iné zobrazenia s rôznymi konfiguráciami.
- Pod Vytvoriť... kliknite na požadovaný typ zobrazenia a vytvorte nové zobrazenie.
- V novovytvorenom zobrazení môžete prispôsobiť polia, ktoré chcete zobraziť, filtrovať záznamy na základe niektorých kritérií a tiež triediť záznamy podľa svojich potrieb.
Krok 3: Pridanie a správa spolupracovníkov
Na Airtable môžete pridať členov tímu/spolupracovníkov do celého vášho pracovného priestoru, ako aj do jednotlivých základní. To pomáha zabezpečiť, aby všetci pracujúci na projekte boli na rovnakej stránke s jasným prehľadom zdieľaných informácií, úloh, časových plánov atď.
Tu je postup, ako pridať spolupracovníkov do vášho pracovného priestoru Airtable:
- Prejdite na svoju domovskú stránku Airtable a vyberte pracovný priestor.
- Kliknite na zdieľam a pridajte svojich spolupracovníkov prostredníctvom e-mailu.
- Vaši spolupracovníci dostanú e-mailovú pozvánku, aby sa pripojili k vášmu pracovnému priestoru. Po prijatí pozvánky budú mať prístup ku všetkým základniam v rámci zdieľaného pracovného priestoru.
Tu je postup, ako pridať spolupracovníkov do vašej základne Airtable:
- Prejdite na základňu Airtable.
- Kliknite na zdieľam a pridajte svojich spolupracovníkov prostredníctvom e-mailu.
- Vaši spolupracovníci dostanú e-mailovú pozvánku, aby sa pripojili k vašej základni. Po prijatí pozvánky budú mať prístup iba k údajom v zdieľanej základni.
Keď sa vaši spolupracovníci pridajú, môžete kliknúť na zdieľam znova, ak chcete zobraziť zoznam spolupracovníkov, ako aj upraviť prístupové povolenia.
V rámci bázy môžete použiť typ poľa „Používateľ“ na pridanie svojich spolupracovníkov do jednotlivých záznamov. Má tiež funkciu upozornenia, ktorá upozorní spolupracovníka e-mailom vždy, keď je priradený k záznamu.
Ďalšie užitočné funkcie Airtable
Vyššie uvedené kroky by mali stačiť na to, aby ste mohli začať s riadením projektov a spoluprácou pomocou Airtable. Ak by ste chceli zlepšiť svoju hru Airtable, môžete si tiež pozrieť nasledujúce funkcie, ktoré určite vylepšia vaše skúsenosti s riadením projektov:
1. Rozhrania
Pomocou aplikácie Airtable's Interface Designer môžete vytvoriť zážitok šitý na mieru pre vás a členov vášho tímu. Tento nástroj umožňuje flexibilitu vizualizácie a úpravy záznamov prispôsobenými spôsobmi bez toho, aby bola narušená integrita základných zobrazení.
Môžete ho použiť na vytvorenie jedinečné projektové dashboardy ktoré vám ukážu presne to, čo chcete vidieť, spôsobom, akým to chcete vidieť.
2. automatizácie
Airtable Automations pomáha s automatizáciou opakujúcich sa úloh, ako je odosielanie e-mailov, aktualizácia záznamov atď. Pomocou tejto funkcie môžete tiež integrovať svoju základňu s externými aplikáciami, ako sú Outlook a Tabuľky Google, aby ste mohli vykonávať určité úlohy automaticky.
Airtable má tiež funkciu vytvárania prepojených báz, t. j. báz, ktoré spolupracujú prepojením podobných polí naprieč tabuľkami. Pomáha to zabezpečiť, aby sa vaše údaje vždy aktualizovali naprieč tabuľkami, čím sa zvyšuje prehľadnosť a transparentnosť.
4. Zdieľanie iba na čítanie
Možnosť zdieľania iba na čítanie Airtable vám umožňuje zdieľať údaje z vybraných zobrazení s externými používateľmi. Títo používatelia nemusia byť pridaní ako spolupracovníci do vašej základne a budú môcť vidieť záznamy iba na základe spôsobu, akým ste nakonfigurovali zdieľané zobrazenie.
5. Funkcia vzorca
Podobne ako tabuľkový softvér, ako je Microsoft Excel a Google Sheets, Airtable má tiež schopnosť generovať vypočítané údaje. Môžete vytvoriť pole s typom "Formula" a nastavte požadovaný vzorec a pravidlá formátovania na vykonávanie čohokoľvek od jednoduchej aritmetiky až po komplexnú analýzu údajov.
Zvýšte úroveň riadenia vášho projektu s Airtable
V rýchlo sa rozvíjajúcich prostrediach je dôležité, aby ste mali o svojom projekte v každom okamihu jasno. To je dôvod, prečo potrebujete ten správny nástroj na zjednodušenie vecí pre všetkých zúčastnených a Airtable vám určite vyhovuje.
Užívateľsky prívetivé farebné rozhranie Airtable uľahčuje nastavenie databázy projektov v priebehu niekoľkých minút. Platformy ako Airtable sú nevyhnutnosťou pre produktívny, spolupracujúci a efektívny pracovný priestor.
